韩建华-项目档案验收及检查中常见问题分析

项目档案验收及检查中常见问题分析韩建华（初稿待修改）国防科技工业固定资产投资项目是指经国防科工局审批可行性研究报告或初步设计的项目。形成两种形态的资产：一是以工程实体或设备实体为代表的实物形态资产；二是以档案实体包括电子载体为代表的知识信息形态资产。建设项目档案的类型：1、项目综合管理档案。2、基建档案。3、设备档案。为确保项目档案的完整、准确、系统归档科工局安排了系列的检查、验收。主要有：项目中期检查（含档案检查）、固定资产投资项目档案单项验收、国档局与科工局联合检查、项目回头看检查等。通过检查与验收,要求各建设单位做好建设项目档案工作。项目档案验收及检查中常见问题分析项目检查与验收确实提高了各单位对建设项目档案的重视程度，加强了项目档案管理，保证了归档项目档案的完整、准确、系统。但检查中仍发现了一些存在的问题：2016年-项目档案检查问题汇总表.xls。这些问题产生原因多样，应当引起重视。下面对检查与验收中发现的建设项目档案存在的完整性、系统性、准确性、有效性等方面的问题进行分析讲解。项目档案验收及检查中常见问题分析一、项目综合管理档案常见问题：（一）项目综合管理档案包括哪些内容：项目立项、调整评审批复文件，项目资金下拨计划，项目三同时评价验收文件，项目消防审批验收文件，项目审计验收文件等。（二）综合管理档案常见完整性方面问题1、项目立项及调整评审文件收集不全对项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、可研或初设调整报告的评审文件收集不全（包括专家签到表、专家意见等），归档版本有误。项目档案验收及检查中常见问题分析一、项目综合管理档案常见问题：（二）综合管理档案常见完整性方面问题2、项目建设单位劳动安全、职业卫生等单项与咨询服务单位的委托书不归档，咨询单位的法律承诺书不归档。3、忽视对项目劳动安全、职业卫生等单项预评价评价报告及控制效果评价报告专家评审意见提出问题整改归零记录及专家对整改情况的确认单的收集4、忽略对项目劳动安全、职业卫生等单项设计专篇报告建评审文件、专家评审意见、评审意见提出问题整改归零记录及专家对整改情况的确认单的收集（安全、职卫评价有危害的项目需要在初设时编制安全、职卫的设计专篇）。项目档案验收及检查中常见问题分析一、项目综合管理档案常见问题：（二）综合管理档案常见完整性方面问题5、项目审计验收文件归档不全，如财务审计自查报告，项目审计报告、项目审计批复、审计问题整改说明等因以上文件来的晚，不归入项目档案。项目档案验收及检查中常见问题分析一、项目综合管理档案常见问题：（三）综合管理档案常见问题产生原因1、不了解项目有关单项工作的办理过程。（1）项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、可研或初设调整报告都需要组织评审，形成评审意见，批复文件项目档案验收及检查中常见问题分析一、项目综合管理档案常见问题：（三）综合管理档案常见问题产生原因（2）安全、职位、环境预评价，控制效果评价、验收等过程中文件成对出现。安全、职位出现一定问题还需编制设计专篇，有特殊危害时（如产生X射线或有火工品时还需有特殊资质的单位进行评价工作）2、只重形式不重内涵，不阅读相关文件。应了解文件要求，根据要求接收归档文件项目档案验收及检查中常见问题分析二、项目招投标档案常见问题：（一）招投标档案包含内容招标代理文件、招标备案文件、招标、投标、评标、中标等一系列文件。招投标文件归档范围.xlsx项目档案验收及检查中常见问题分析二、项目招投标档案常见问题：（二）项目招投标档案常见完整性方面问题：1、部分招投标文件中，招标代理商资质不全（1、中华人民共和国中央投资项目招标代理机构资格证。2、中华人民共和国国际招标机构资格证。3、工程招标代理机构资格证。4、军工涉密业务咨询服务安全保密条件备案证书。5、机电产品国际招标业务资格证书。6、政府采购代理机构资格证。7、企业法人营业执照。）项目档案验收及检查中常见问题分析二、项目招投标档案常见问题：（二）项目招投标档案常见完整性方面问题：2、投标文件是副本,3、暗标不归档4、招标委托协议缺乙方法人授权书不归档5、缺招标备案文件6、无招投标代理协议（需要骑缝章）7、提供的招投标的评标文件是复印件项目档案验收及检查中常见问题分析二、项目招投标档案常见完整性问题：（二）项目招投标档案常见完整性方面问题：8、公开招标的无招标、中标公示记录，9、少专家抽取记录，专家联名签字的中标确认文件10、流标改直接采购的无集团相关部门的批准文件（三）招投标档案常见问题产生原因1、对招投标工作过程缺乏了解。招标基本流程图.doc2、对科工局有关招标工作管理的规定不了解。3、对招投标文件归档要求不明确，与被委托单位缺乏沟。通（归档复印件）项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（一）项目基建档案包含内容内容：1、建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、监理文件等。2、工程资料管理工作：工程资料在形成、积累过程中填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交、归档工作的统称。3、工程准备阶段文件：工程开工以前在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备过程中形成的文件。4、工程监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。5、工程施工文件：施工单位在施工过程中形成的文件。6、竣工图：项目竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。7、竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。8、建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程工程档案。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（一）项目基建档案包含内容依据工程建设的特征，工程资料形成划分为三个阶段第一阶段为工程准备阶段，从项目申请开始，到办完开工手续为止；在工程准备阶段，建设单位办理各项工程建设前期手续（报建工作），并进行监理、设计、施工招标等工作，形成工程准备阶段文件。在这个阶段建设单位应负责形成工程准备阶段文件。一般是建设单位报建，总承包EPC有些是总包单位报建的。进行监理、施工招投标，签署合同等。第二阶段为工程实施阶段，从监理单位、施工单位进场开始，到完成竣工验收为止；在这个阶段，监理单位履行各项监理职责，形成监理资料；施工单位按合同施工，形成施工资料。第三阶段为工程竣工阶段，从工程竣工验收开始，到工程档案移交为止；在此阶段，形成工程竣工文件和竣工图。工程资料一、三阶段文件少，第三阶段多。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：1、基建工程项目缺少土地规划许可证、工程规划许可证、施工许可证，施工图审查合格证书，工程质量监督书等材料，或为复制件。（城建档案馆收，应加章）2、施工图设计的各类设计计算书不归档。3、施工图审查时的来往文件，对施工图设计的审查意见回复不归档。4、工程消防、人防、防雷、抗震、节能审查审核批准文件缺失；项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：3、需要进行二次深化设计的钢结构工程、幕墙工程、装饰装修工程，设计单位设计资质不全，4、二次设计的钢结构工程、幕墙工程、装饰装修工程，设计的施工图未经强制审图（无合格证），或未经总设计单位认可，无认可文件，工程设计计算书不归档。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：3、归档的整套施工文件为复制件（原因是交城建档案馆，应在施工中同时作四套资料都为原件）。4、归档资料整理混乱，主要材料未编制材料汇总表，原材料复审复验文件无汇总表。《工程物资进场报验表》其附件：1）物资数量清单，2）产品合格证明(注明页数)，3）材料、配件质量证明文件(注明页数)4）产品进场检验和试验报告(注明页数)，5）见证取样记录。配套整理很重要，否则，理不清每批材料复验相关的质量证明是否齐全归档。同时要编制主要材料的汇总表，如钢材、水泥、砂石等。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：5、施工记录不全（1）施工测量记录：施工测量记录是在施工过程中形成的，确保建筑工程定位、尺寸、标高、位置和沉降量等满足设计要求和规范规定的资料统称。1）施工测量放线报验表2）工程定位测量记录3）基槽验线记录4）楼层平面放线记录5）楼层标高抄测录6）建筑物垂直度、标高测量记录7）沉降观测记录等等项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：5、施工记录不全（2）隐蔽工程检查记录（3）施工预检记录@13方面（4）施工检查记录@21方面项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：6、施工过程（工序）质量验收记录@（C7类）如分部，分项，检验批文件，未按照顺序排列，无对应关系，有缺失。施工过程（工序）质量验收记录（C7类）建筑工程根据不同建筑结构，划分为不同的分部工程，各分部工程又分为若干个（子分部）分项工程，各（子分部）分项工程应由一个或若干检验批组成，各分项工程检验批应按照分部工程相应《规范》的规定进行划分。@检验批、分项工程、分部(或子分部)工程质量的验收，均应在施工单位自检合格的基础上进行。并应按检验批、分项、分部(或子分部)、单位(或子单位)工程的程序进行验收，同时做好记录建筑工程分部质量验收应在施工单位自检合格的基础上进行。施工单位确认自检合格后提出工程验收申请。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：7、施工试验记录及检测文件（C6类）缺失施工试验记录及检测文件包括了建筑与结构工程、给排水、供暖、电气、职能、通风空调、电梯等试验记录及检测文件上百种等。8、基建项目室外工程档案资料易被忽略，收集不全，如室外管道（风、水、电、气），道路工程，围墙工程，广场等。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：这些工程有总包负责的，也有分包的，还有单位自己建设的，造成归档文件缺失，不全。9、基建项目建安工程文件缺失：建安工程一般包括基建项目所包含的变配电工程，电梯安装工程，起重机安装过程、压力容器、压力管道等等。（1）变配电、电梯，起重机、压力容器等设备无开箱验收单，随机资料不全（当普通建筑设备看待）。（2）变配电工程，电梯安装工程，起重机安装过程、压力容器、压力管道工程施工单位资质不全。（3）施工过程文件不全。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案常见问题：10、竣工图更改不到位，（1）应变更的内容未进行变更；（2）在应变更处只标注更改依据，不变更图纸内容；（3）有变更内容无变更依据。11、全部重作竣工图（1）竣工图只有竣工章审签，无设计审签，无出图章。12、基建工程档案按照标段整理，不按照单栋号整理。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案常见问题：13、监理人员资质不全，对参建单位特种资质人员审查文件不全14、土建、电气等不同专业监理，不分专业混签字。15、监理通知及回复不对应，有通知，无回复。16、对分包单位、主要材料供应商、试验检测单位资质审查记录不归档（监理规范要求的）项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案常见问题：17、工程造价控制文件不归档费用索赔及工程延期文件资料，概预算或工程量清单、工程量报审与核认、预付款报审与支付证书、月工程进度款报审与签认、工程变更费用报审与签认、工程款支付申请与支付证书、工程竣工结算等。18、往来函件、监理日志、月报、旁站记录、工程质量评估报告、监理工作总结有缺失。项目档案验收及检查中常见问题分析三、项目基建档案常见问题：（三）项目基建档案常见问题产生原因：1、档案人员对工程建设