合同签订流程及管理办法

新兴凌云医药化工有限公司合同签订流程及管理办法为规范公司合同签订，履行付款程序，并最大限度的避免风险，营销部起草以下管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有销售类合同的管理，不适用于其他类合同的管理。为了贯彻国家有关法律法规，维护公司正常的经营秩序，提高公司的经营管理水平，适应公司不断发展的需要，在合同管理制度的基础上，特编写本销售合同管理办法。一、合同签订审核流程1、业务员负责起草职责范围内合同一式三份，参与合同谈判，每笔业务发生时，联系客户将合同、订货单及调价协议一式三份原件邮寄到公司内勤，销售内勤汇总所有原件合同按公司下发合同管理规定执行备案与审批手续后编号归档保存。组织会签；2、部门经理部负责审核合同的各项操作规范。3、生产副总协调与组织生产。4、总工程师了解客户对当批次质量要求，监督并管理产品质量。5、销售副总办负责审核运价、运量，合同的真实性、合同风险等有关条款。6、总会计师负责审核合同的付款、开票纳税等相关财务有关条款。7、总经理负责审核合同的商务条款，确认等签合同与审批合同的一致性及最后确认。二、合同执行部门负责起草和谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：1、合同名称；2、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；4、合同签订日期；5、运价、运量；6、付款方式；7、履约方式、地点、费用的承担；8、违约责任（甲乙方权利和义务）；新兴凌云医药化工有限公司9、生效、终止条件；10、争议解决的方法；11、合同的份数及附件；12、保密条款（视合同履行需要）13、合同主办部门填写《合同评审批表》、《合同统计表》、合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批；14、合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。三、各部门合同审核的重点如下：1、合同执行部门对合同的文字结构、通用条款、特殊条款、双方权利义务、履约、担保条款做详细审核。2、财务部审核签约公司名称、合同运费支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。3、法务分析判断合同风险及与法律相关的内容。4、质量部监督并管理产品质量，跟踪客户使用情况售后服务。四、合同的签署和盖章1、合同按照规定审批顺序全部完成后，由销售副总办按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续；2、合同存档、备案：合同签订一周内，一式三份：合同正本原件客户原件存档、合同正本原件交财务部存档、合同正本原件营销部门留存使用；3、公司严格杜绝不签字不盖章执行合同的风险；五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式：1、变更合同范围和付款条件，转让合同、解除合同必须以书面形式提交审核；2、变更、转让、解除合同后应在一周内完成修改存档和通知相关部门。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。新兴凌云医药化工有限公司合同审批签字流程生产副总总工程师销售副总总会计师部门经理业务员