接待流程

接待流程规范为规范公司的来人接待工作，提高公司对外形象，特制定本规定：一、接待原则1、讲究礼仪，态度诚恳、热情。接待工作作为公司的一项交际活动，务必做到以礼待人，体现公司员工的素养；举止要稳重，从容大方；说话声音适度，语气温和，礼貌文雅，给客人留下深刻印象。2、细致周到，按章办事。接待工作琐碎，可能涉及公司许多部门，要求接待人员在接待工作中要综合考虑，把工作做到有条不紊，善始善终，认真细致的做好每一件事。如有公司重要的贵宾来访接待人员应制定完整详细的接待方案报领导审批，然后按领导审批后的方案逐一落实到位。3、勤俭节约，保守秘密。接待人员要根据接待的规格标准厉行节约、精打细算、勤俭务实，不搞形式主义、不讲排场，尽可能为公司节约开支，做到少花钱，多办事。同时在接待过程中接待人员不可避免的参与接触到一些机要事务、机密信息资料等，所以要特别注意保密工作，严守公司秘密。4、随时随地宣传公司产品及公司文化。二、接待对象1、公司各部门的相关业务客户。2、同行或兄弟企业到本单位参观、洽谈事宜。3、政府部门来公司参观、调研。4、公司各区域的代理商。5、公司组织的重要会议、活动。6、公司领导安排的临时接待任务。三、接待前准备工作1、清洁、整理公司厂区、办公卫生。2、公司产品样品的准备。3、茶水、水果准备。4、接待场所整理。5、赠送礼品准备。6、音像器材的准备。如麦克风、投影仪、摄影机、照相机、幻灯片等的正常使用。7、欢迎标语。公司重要客人来访时可加宣传标语渲染气氛。8、接站、送站车辆安排。9、就餐安排。10、根据需要及领导安排通知新闻单位报道。11、根据需要专人负责记录，整理相关资料，编写公司大事记。四、标准流程规范接待申请----确定接待级别----安排接待人员----车站（机场）接站----安排住宿休息场所----到公司参观----观看公司广告片、宣传片----公司领导接见会谈----就餐安排----厂区参观----合影留念----礼品发放----欢送----车站送站----电话回访1、接待申请：公司各部门有客户到访时应及时与行政人事部联系，提出进行客户接待的申请，如出差在外应以电话方式通知，并向行政人事部告知来访客户到公司的时间、是否需要接站、是否有就餐意向、联系方式、随行人数等内容。2、确定接待级别：根据来访客户的不同，制定三个接待标准。A、特级标准。公司重要客户、贵宾及公司重要会议、活动等。B、高级标准。企业负责人、相关行业领导人、政府主管部门负责人等。C、普通标准。如公司各部门的相关客户等。3、安排接待人员：与来访客户相关业务部门负责具体业务接待，行政人事部安排人员协助接待。4、车站（机场）接站：行政人事部在确定来访客户需要接站时，安排相关人员及车辆进行接站。5、安排住宿、休息场所：根据客户来访的时间及日程安排行政人事部负责安排住宿及休息场所或直接到公司洽谈业务。6、到公司参观：主要是到公司产品展示厅观看公司产品实物，一般不安排到车间及各办公室参观。7、观看公司广告片及宣传片：此项工作主要是宣传公司产品及文化，使到公司来访的每个人都能成为公司的消费者及文化的传播者。8、公司领导接见、会谈：在来访客户会见公司领导前，必须与公司领导沟通好，确定接见时间、地点，然后带领来访客户与领导见面会谈，接待人员要做好双方介绍，然后粗略地讲解来访客户的主要商谈事项。9、就餐安排：行政人事部根据接待级别安排客户就餐，如安排在公司餐厅就餐及时与餐厅工作人员做好沟通；如外出就餐应及时预定酒店。10、厂区参观：由接待人员带领客户到厂区参观，主要是观看公司的厂容厂貌、厂区布局，随行人员做好讲解工作，一般不到车间内参观，如有需要应提前通知车间相关负责人。11、合影：如公司到访的重要客人要适时做好照相工作，并配上相框，寄与来访客人留做纪念。12、礼品赠送：主要是公司的产品赠与来访客户，接待人员要根据领导安排提前准备好。13、电话回访：接待人员在客户离开后估计他们到达时间，适时打电话进行咨询接待工作情况，了解客户对公司的产品及企业形象等方面的意见，及时做好上报整理，以便改进。以上接待流程可根据接待对象、时间等不同适时增减。五、突发性接待工作程序1、对公司临时通知的领导视察、安排工作、听取汇报等接待工作，由行政人事部负责人根据领导意图随时安排接待人员。2、行政人事部根据领导指示，明确专人负责，迅速安排接待场所，并做好就餐准备。3、参与接待人员，未经领导同意不得离岗。