办公室规则与礼仪规范

办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日主讲：朱华培训与发展中心主任，中级培训讲师办公室规则与礼仪规范办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日上下班的规则报告、联系和商量接受工作指示工作中的规则参加会议的规则12346课程大纲外出、外勤和出差5电话、传真和邮件7人际交往的规则8办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日回顾：1、上下班的规则办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日上下班的规则上班至少提前5分钟，收拾好私人物品当发现要迟到时•务必在上班前和上司联络，道歉，并报告上班的确切时间•直属上司不在，可向其他领导报告；也可请同事转告当确定不能去上班•要迅速、亲自和上司联系；•第二天上班，要向上司和同事致歉。寒暄、打招呼•见到上司和同事，要主动打招呼：早上好、您早、X总好•同事、下属和你打招呼，要精神饱满地应答办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日上下班的规则休假长时间休假•提前和上司商议•区分业务忙闲•休假结束后上班，向上司、同事道歉“休假时，给你们填麻烦了”获准晚来和早退•第二天晚来，要在前一天向上司说明原因并获准•早退时一定要向上司说明原因并获准办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日上下班的规则加班避免不必要的加班上司的加班命令，基本上不得拒绝的确不能加班，要将具体理由告诉上司，请上司谅解下班过了下班时间再收拾东西，准备回家。文件、资料要收拾好跟上司、同事打招呼“我先走了”；上司回应“你辛苦了”工余及公司外面见到客户、上司、同事要打招呼保守企业机密，不要轻易谈论公司业务内容及客户情报办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日问候语您早！－你早！我先走了！我先告辞了！你辛苦了！我回来了！您回来了！－你回来了！办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日回顾：2、工作中的规则办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日工作中的规则整理办公桌要经常整理、收拾桌上不要有与工作无关的东西抽屉要按照用途和使用频率分门别类工作中外出无论因私还是因公外出，都务必征得上司同意。原则上不能因私外出，不得不因私外时时间不能太长。要说明回公司时间，请同事关照相关业务事情办完马上回公司回公司时间有变化，要马上与上司联系午休不要喧闹一定在规定时间内回到公司办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日工作中的规则工作中不要闲聊、不要嚼口香糖、不要在座位上吃喝吸烟要看好规定，并征得别人同意可以悄然离开的，只有去洗手间除紧急情况外，原则上不得打私人电话；接到私人电话时要简短说明后迅速挂断办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日工作中的规则按规定小心使用印章珍惜办公用品、消耗品用复印机复印过个人资料吗？把文具随便带回过家吗？办公用品放回原处了吗？随手关掉不用的电灯、空调了吗？办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日工作中的规则禁止业余搞第二职业要学会熟练使用复印机、传真机、打印机等做事要细致、敏捷办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日工作中的规则男士着装要体现可信赖感传统、正派、素净的服装•黑色、灰色、藏蓝、素色条纹注意皮鞋、袜子不能穿颜色、花纹花俏，或过于时尚的服装女士着装要努力表现自己的才智最好穿职业套装，不能过于随意不能浓妆艳抹、过长指甲、大大装饰品、香水喷洒过度、过于华丽的服装等办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日工作中的规则用词招呼：•错误：喂，你。。。•正确：X经理、X主任、X总、XXX应答•错误：嗯、唉•正确：是、是的，好、好的不能使用•语尾词：这个、那个•时尚词、流行词•不合语法、不合身份、不符合表述习惯的用语办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日工作中的规则称呼自称：我、XXX他称：X先生、X小姐、X经理、X总、X主任对方公司：贵公司、贵单位自己公司：敝公司、我公司在客人面前提及自己的上司或同事：我们的XXX经理、办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日回顾：3、接受工作指示的规则办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日接受工作指示的规则被上司召唤立即大声回答“是、我马上过来”拿着笔记本和笔到上司旁边记录上司吩咐的要点（5W2H）有疑问应在最后一起提问复述一遍，并与上司确认回答：知道了、明白了、马上就做接受工作有困难时毫不隐瞒地香上司汇报目前情况，进一步请求指示是否匆忙轻易地承诺了？办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日接受工作指示的规则直属上司和其他上一级领导指示有矛盾应和直属上司确认，并遵从其指示要经常保持得到上司和同事指教的感激之情，随心所欲、自以为是、我行我素是提高能力的障碍应按顺序逐项确定好时间表，高效率地工作。重要的、紧急的向上司报告中间过程和进展出现拖延或预定以外的工作，要和上司商量，重新调整。办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日回顾：4、报告、联系和商量的规则办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日报告、联系和商量的规则上司命令或指示过的工作，要逐一报告进展情况。首先报告结果。再陈述经过。如报告比较复杂，应先征得上司同意。•我想汇报一下XXX事，现在您方便吗？耗时较长的工作，应向上司提交阶段性报告•不要等到上司问：那件事怎么样了？万一把工作做坏了，要立即毫不隐瞒地向上司汇报，听取上司指示上司外出回来，要报告他不在时的工作进展情况办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日报告、联系和商量的规则其他报告事项公司内的大事、商业情报要及时跟上司汇报一些私事也要事先向上司汇报：身体健康、结婚、怀孕、生产等外出时的位置、回公司时间；要保持可随时联系的状态办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日报告、联系和商量的规则与上司商量平时多与上司商量，要让上司了解你的想法和行动只陈述事实经过个人意见和感想，等上司问及时再说不能固执己见，不能有想驳倒上司的想法。办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日报告、联系和商量的规则客户投诉与索赔马上道歉不要解释、不要试图说服对方不要中途插嘴完整听完客户说明，并记录要点“实在对不起，我们马上调查，尽快给您答复”马上向上司报告全过程，听取上司的指示办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日回顾：5、外出、外勤和出差的规则办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日外出、外勤和出差的规则离开公司前，要征得上司同意随时说明自己在什么地方，在做什么回公司要跟上司打招呼“我回来了”如果整天都外出，要定时、多次与上司联系外出、出差费用要如实报销，不能弄虚作假办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日外出、外勤和出差的规则谈判、到访要守时最好提前5分钟到达和上司一起出差时，应按上司的指示办事，腿脚要勤快、人要机灵单独一人出差，要保持较高的品格与修养，谨慎行动出差前要与对方取得联系，安排好形成万一发上纠纷，应及时与上司请示办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日回顾：6、参加会议的规则办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日参加会议的规则不能迟到、中途退场不得已，应向主持人请假并征得同意会议开始前，应摆好桌椅、并准备好白板、粉笔、投影会议中应将手机置于静音状态会议结束后，应将桌椅放回原处，擦干净白板、收好投影仪办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日参加会议的规则会议讨论对发言者的意见要认真听到最后。如有问题或反对意见，应征得主持人同意再发言。不能中途打断对方。对重要的、或已决定的事情，要做记录；发言要有逻辑，先说结论，再说理由•我是这样考虑的，理由有三：第一，第二，第三会议期间不应向参会人员传电话或来访通知，只有在紧急情况下才能进入会议室递纸条办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日回顾：7、使用电话、传真和邮件的规则办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日使用电话、传真、邮件的规则电话机旁应预备好笔和纸多人共用的电话，新进职员或级别低的职员应抢先听电话声音要洪亮、清晰对方等待时间不可超过30秒转接电话要先确认对方身份留言要记录对方姓名、来电时间、来电内容、是否需要回电及号码办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日使用电话、传真、邮件的规则传真发送前后要电话与对方联系不要忘了接受单位、接受人上班时间不能浏览与工作无关的网站收到邮件，不能立即答复的，要回复“收到了”邮件上应该署名，并留下联系电话邮件中要格外注意语气办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日回顾：8、人际交往的规则办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日人际交往的规则多与同事、同行交流就餐注意座次对传言不看、不说、不问不议论人事变动，不在背后议论是非万一自己成了传言当事人，不要纠缠避免过大的金钱借贷不要叫绰号避免办公室恋情收到赠与要与上司商量办公室规则与礼仪规范朱华主讲2007年1月18日谢谢聆听！