会议筹划方案

会议筹划方案前期工作中期工作后期工作会议筹划会议预算及报价订会场、订餐、订房、订车广告制作前期工作前期工作会议预算包括以下几个方面：（交通费用、会议室/厅费用、住宿费用、餐饮费用、视听设备、杂费）1、交通费用出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通2、会议室/厅费用会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。3、住宿费用住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用中餐及午餐属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。酒水及服务费通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。5、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。前期工作订会场1、选址：以环西湖的位置为佳，如客户有特殊要求可另选址2、会议室大小：考虑摆放桌型、人数3、会场类型：鱼骨型、U字型、课桌型、双U型、101型4、投影仪：场租费用含否5、茶歇：费用6、价格：半天、全天订餐：1、地点：入住酒店用餐或者别处用餐2、形式：自助餐、桌餐3、价格：午餐/晚餐、最低消费、餐标（不高于300元/桌）鱼骨型剧院型双U型101型课桌型订房：1、地址：会议所在酒店2、房型：双人房、大床房3、早餐：房费里含否订车：1、车型2、出发地和目的地3、次数：接送次数4、发票：车价里含否广告支持类型：喷绘布、灯箱布、黑胶背面、高光灯片尺寸：以适合酒店会场大小为准类型：易拉宝、X展架尺寸：1.2m×2m、0.8m×1.8m（询问客人原图像大小）③桌卡材料：纸（A4、A3）、铜板纸④信纸类型：A4（297mm×210mm）、（90g）B5(250mm×176mm)16K(260mm×184mm)背景板展架①②前期工作⑤横幅尺寸：视背景板而言，以不阻碍视线为佳⑥签到台LOGO、讲台LOGO形式：瀑布式、翅膀式⑦鲜花⑧晚宴抽奖券尺寸：18cm×5.5cm（总联）5.5cm×5.5cm（兑奖联）⑨投影仪流明：3000LM~4000LM幕布：移动、固定价格：200~400元之间⑩指示牌形式：LED翅膀式瀑布式展架指示牌桌卡信纸后期工作根据实际报账金额制作结算单与主办方负责会议人员协商，做好票据报销入账工作完善采购合同、结算单、反馈表发票复印留底、写好一团一核撰写会议总结文件存档协助会议主办方做好会议工作提前检查会议所需设施会议期间拍照记录票务服务：为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务接送车：为会议代表提供接送机场、车站服务会议结束后结账，拿回发票中期工作注意事项：•幻灯片会前检查•会议议程会前检查•前期工作检查•确认酒店的地址、联系方式•接送机时间安排•会议期间拍照记录•会后活动内容安排控制•用餐注意包厢最低消费•订车价是否含发票•撰写会议总结会议摄影需要注意哪些事项？1．在拍摄时尽可能接近会议的主要领导，能够在领导面前拍摄，就尽量靠前，要抓紧时间，选择好时机。2．进行拍摄领导时，构图还要注意不要去犯一些低级的构图错误。譬如：发言时麦克风遮住了领导的半个脸、桌面的水平面与领导的脖子等高、领导抽烟或者手拿着烟、会场烟雾弥漫、把隔壁领导的半个头或半只手也拍摄进去等等。3．拍摄主要领导时，不要给所拍的人物头顶留太多的空间，否则就会造成构图不平衡缺乏美感，很容易把领导拍摄成中年“地中海”。对领导一定要少用俯拍镜头，特别是对于高个子的记者。因为从高角度拍摄人物特写，会削弱人物的气势，使观众对画面中的人物产生居高临下的优越感。画面中的人物看起来会显得矮一点，也会看起来比实际更胖。4．此外，会议中，一些抢眼的背板色彩也要注意，特别是红色、鲜黄色和深蓝色尤其会吸引眼睛的注意，画面中要避免出现跟会议主要领导没有关系但却会抢眼的色彩。附录：谢谢！