芜湖市信息化项目建设方案

芜湖市信息化项目建设方案第一章项目概述1、项目名称芜湖市档案局档案管理系统信息建设方案2、项目建设单位和负责人、项目责任人芜湖市档案局3、项目建设方案编制依据档案馆信息化建设与传统档案馆管理模式相比，实用性、可操作性更为明显。因而，数字档案馆尤应重视理论与实践的密切结合。重大研究成果要有效运用于实际的工程建设项目上。数字档案馆是档案馆发展的世纪机遇，而且得到我国政策支持。目前，其发展的技术与社会环境已经基本具备。正如一些学者认为我国对数字档案馆的实践已经不是技术上的问题，而是一个“理念”和“理论”上问题。我们应抓住机遇，加强对数字档案馆的研究，深入开展数字档案馆工作，推动其向深层次发展。4、项目概况芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属正处级事业单位，主管全市的档案事业，对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理，并对全市机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督指导；负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市分管范围内的档案及有关资料。数字化的信息资源，它包括本馆的电子信息资源以及外界的各种信息资源。数字档案馆的馆藏建设除开发自己的现实馆藏之外，还要大力丰富“虚拟馆藏”，即“从别的信息机构下载的档案信息”。亦即数字档案馆所拥有的完整的馆藏含义应该是“物理实体馆藏+虚拟馆藏”。通过采用一套网络版档案管理软件，对实现了全局档案数据的网络化应用，从而使得本局可以打造真正适合自己应用的档案管理平台。建立以实现档案、文件信息的增值，通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务，促进企业各类信息高效、经济地传递、为本局发展服务。是一个可扩展的网络应用系统。其功能涵盖对档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。建立数据交换平台，实现办公自动化系统中电子文件及相关数据信息的定期导入，档案管理系统原有数据的一次性导入。5、主要结论和建议信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用于管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。以往传统的档案利用流程，是利用者确认身份后，提交利用目的，然后由档案工作者查阅档案目录，再进入库房提取档案原件，交于利用者阅览。随着信息化进程，这一过程将发生改变。信息化建设的成果使得利用者不必到馆，在网上就可以直接查阅档案目录信息和部分档案全文信息，或者到馆经授权后，自己在计算机上查阅相关档案信息，以往繁琐的工作步骤消失。工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的，但这种改变和以后可能会遇到的困难都是档案工作者从来没有经历过的。例如，档案征集在网上完成，或者以电子文件形式将档案移交到档案馆。但是档案信息格式、结构的不一致、不兼容、无法转换，给档案工作带来麻烦。诸如此类，在实际工作中经常会出现的问题，要求必须尽快制定新时期工作规范和标准，这些规范和标准不但要制约档案馆，而且还要对档案形成阶段的文件发生作用。未来的信息化社会是规范化、标准化的世界，不符合规范和标准寸步难行，档案工作也是一样。第二章项目建设单位概况1、项目建设单位和机构职能芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属正处级事业单位，主管全市的档案事业，对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理，并对全市机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督指导；负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市分管范围内的档案及有关资料，行使档案行政管理和保管利用两个职能。内设办公室、指导科、法宣科、管理科、编研科五个职能科室，公务员编制20人，之中信息化专职人员1人，兼职1人。芜湖市档案馆始建于1960年6月，1980年10月成立芜湖市档案局，局（馆）实行合署办公至今。1988年档案馆搬迁至市委大院内。馆库建筑面积为3300平方米，其中库房面积为2200平方米，现有馆藏档案84499卷，馆藏资料36091册，内容涉及各个历史时期政治、军事、经济、历史、文化、科技、宗教等方面。档案载体形式除纸质档案外，还有录音档案、录像档案、照片档案等。2002年，设立了现行文件资料服务中心，为人民群众查阅利用提供服务。2、项目实施机构与职责项目实施机构由芜湖市档案局自行组织实施，主要职责为：制定项目计划，组织相关采购，项目建设期间沟通协调，项目完成后验收，最终系统的日常维护等。第三章项目建设的必要性1、项目提出的背景和依据芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属正处级事业单位，主管全市的档案事业，对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理，并对全市机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督指导；负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市分管范围内的档案及有关资料，行使档案行政管理和保管利用两个职能。自2002年使用津科JI-110档案管理系统后，对局机关内部档案资料目录信息进行入库，建立了目录数据库，使得对文件档案的查询准确、快捷，提高了工作效率。由于软件可以自动生成并打印文档的目录、封皮、备考表等一系列报表，从而极大地减轻了档案管理人员的工作负担，提高了工作效率。但随着计算机信息技术的不断推进，档案管理部门对档案工作的要求逐步提高，档案信息化建设目前已作为各单位日常办公的重要组成部分，相对于以前的手工式档案管理手段已经不能适应当代的档案管理工作需要。如今档案现代化管理的从多角度可感受到其中的热切：档案部门的基础设施建设不断完善；档案部门的工作人员现代化管理意识不断增强；档案部门的资源建设工作不断深化；档案部门同电子政务等政府信息化建设的同步和协调不断加强。尽管在上述诸多方面，档案现代化事业都得到了飞速的发展，但在档案信息标准化格式制定和在档案应用系统的基本功能界定两个方面存在比较大的滞后。任何一个应用系统，必须要有两个方面的突出特征。即其所管理的数据特征和其应用系统的功能特征。在现阶段，网络化等因素都已经非常成熟的条件下，档案信息的管理应突出其“历史特征”，能最大限度的展现其中的历史内涵。同时，档案信息的展现必须通过档案信息管理系统的功能得以实现。这些功能应能依照档案信息自身的联系规律，进行多角度，多层面的信息分类、提炼加工，将档案信息中所蕴涵的历史内容和事物发展规律进行展现，以提供给利用者进行参考、学习和决策。在继承和发扬原有局机关档案管理系统的优点和特色的基础之上，我们决定采用先进的开发技术，以提高系统的扩展性。同时增加了系统灵活设置的功能，使系统的灵活性从信息种类的定义扩展到可视化的界面定义和多级的实体分类定义，从而使得本局可以打造真正适合自己应用的档案管理平台。建立以实现档案、文件信息的增值，通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务，促进企业各类信息高效、经济地传递、为本局发展服务。是一个可扩展的网络应用系统。其功能涵盖对档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。建立数据交换平台，实现办公自动化系统中电子文件及相关数据信息的定期导入，档案管理系统原有数据的一次性导入。2、现有信息系统装备和信息化应用状况芜湖市档案局1998年使用津科档案管理软件单机版，用于档案资料管理。2002年软件升级为津科JI-110档案管理网络版，实现局机关档案管理部门对档案管理实现网络化，同时通过该软件对局机关内部档案资料目录信息进行入库，目前建立了过百万条的目录数据库，使得对文件档案的查询准确、快捷，提高了工作效率。3、信息系统装备和应用目前存在的主要问题和差距目前我局使用的津科JI-110档案，为02年建设的，建设年代较早，功能单一、操作复杂、效率低下；只能管理目录信息，不支持档案全文管理；只能通过C/S客户端进行访问，档案分级管理功能薄弱，档案资源共享难以实现。另外我局现在正使用数字化加工平台对馆藏档案进行全文数字化加工，先急需建设新的档案管理系统，与数字化加工平台进行衔接，保障数字化后的电子档案能够顺利进入档案系统进行管理和利用。4、项目建设的意义和必要性随着时间的推移，档案数量和种类越来越多，保存、使用档案花费的人力、物力、财力也在不断增加。档案数量大、种类多，保存、检索困难，工作效率低，服务无法满足广大人民群众的需求。随着档案的增多以及对档案部门服务水平要求的提高，目前管理方式存在一些困难：（一）保存困难纸质档案的保存，对档案库房提出了很高的要求，如温度、湿度要求高，防火烧、防水浸、防虫蛀、防鼠咬、防霉变措施也要得当，否则保管时很易损坏，如纸张变黄、变粘、变脆，除非具有国、省级档案馆的保存条件。由于日常业务处得需要，档案的不断的被检索、翻阅，不可避免地造成档案的磨损、破坏。因此，纸质档案要保存十年以上或永久保存，将是非常困难的事情。（二）管理成本高采用传统的处理方式，面对大量积存的纸张文档，库房纸满为患，随着档案数量的增加，需要不断增加库房的面积，维持库房保存条件，增加管理人员数量，导致与文档保存、管理相关的劳动成本、仓储成本在不断的增加，而且这种情况会越来越严重。（三）存档、查询费时费力传统手工方式,大量的纸张文件,存档、查询费时费力，工作效率难以提高，劳动强度大。即使采用良好的归档方法，大量文档的录入、查阅也非常困难。同时，工作难度和已有档案数量是成正比的，这就意味着，档案存档、查询工作将会变得越来越困难。（四）档案不能网络共享，利用不便。目前的档案目录管理系统功能简单，不具有公开档案网络发布功能，不便于广大人民群众对档案的利用。第四章需求分析1、与部门职能相关的社会问题和目标分析随着芜湖社会经济发展，社会对档案资源的利用需求逐渐增加，芜湖市档案局馆藏档案的数量也日益庞大，这就要求我们采用信息化的手段对档案进行管理、对群众进行服务。一方面如下放知青档案、招工进厂档案等关乎群众利益的民生档案利用率很高，而该类档案由于年代久远，限于当时物质条件，档案纸质很差，经常的原件查询利用，既不方便，也对档案原件保护带来很大困难。另一方面目前档案局馆藏档案数量已经达到15万余卷，如此数量庞大的档案，日常管理工作量很大。有鉴于以上情况，我局打算实现以下目标：1、实现对现有馆藏档案的简便灵活的管理；2、方便快捷的向群众提供可公开档案的利用。2、业务功能、业务流程和业务量分析主要业务功能：1、档案目录录入查询管理；2、电子化档案全文的管理；3、开放档案的公布公开。3、信息量分析与预测信息量主要包括：1、目前馆藏档案170余万条目录信息；2、馆藏档案全文数字化加工后的数字化档案，已目前馆藏15万卷档案资料，以平均每卷50页，每页高清数字化图片5M计，总量将达到35T，但由于档案数字化加工是一个长期的工作，数据的增加将有个过程，根据数字化加工进度计划，预计2012年将达到20万页，约1T的数据量，未来两到三年每年数据增长量将在3到4T。4、系统功能和性能需求分析网络版档案管理软件需要具备以下几部分功能：A.软件使用JAVA语言等扩展性较好的基础平台开发；支持SQL、Orecle大型关系型数据库；B.需要支持多全宗管理；C.文件资料登记、催办、文件处理单管理；档案目录库管理，报表管理，自动立卷，卷内文件调整，鉴定销毁；档案盒管理，自动归档，归档文件管理，盒内件号调整；D.档案借阅利用管理，借阅利用情况统计，自动生成报表管理；档案编研：参考资料、史料汇编；档案年报最新模版以及年报自动生成；档案室人员、设备、温湿度、用房信息、全宗信息、馆藏信息管理；E.系统维护，数据维护，个性化页面设置，分级管理，组权限管理，日志管理；F.网上录入档案，整理档案；网上档案查询、借阅申请利用审批管理;G.原件全文检索;专业级全文检索；H.编研专题网上审批；专题查询；年报网上审批；（含以下增强功能：）I.档案元数据接收与发布；具有安徽省档案局XML鉴定证书J.数字水印；光盘发布；批量挂接工具；K.库房图形化；L.数据接口；同数字化加工平台进行接口第五章总体建设方案1、建设原则和策略通过将库存档案转化成为电子档案，采用数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统。是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息