会务管理制度

东翼今天连锁便利店有限公司会务管理制度编号：DY-GL/GL-1.5-20120828-2一、目的为加强公司会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率，特制定本制度。二、原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。三、适用范围适用于公司各种例会及专题会议。四、执行流程暂无五、执行准则5.1监管部门及职责：由管理部监督该制度的执行。公司级例会的组织及相关工作由管理部负责，各部门例会及由各部门自行发起的专题会议的组织及相关工作由相关部门负责。5.2会议分类5.2.1公司级例会：原则上公司每月经营例会，时间固定于当月的25号及次月的10号，分别为当月的25号是针对收入面的分析与讨论，次月的10号是针对费用面的分析与管控。时间均固定于早上9：00召开，要求公司董事长、各部门负责人及部门储备人才参加（后附公司例会顺序表）。公司周沟通例会固定于每周一早上10：00召开。原则上公司级例会均使用会议室召开。5.2.2专题会议：由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，时间、地点、参加人员由召集部门确定。（列入一级违规）5.2.3部门会议：由各部门组织的针对本部门相关问题的周沟通会议、月沟通会议或临时性会议，时间、地点由本部门确定。（列入一级违规）5.3会议通知5.3.1例会时间固定，不需另行通知。如遇特殊情况或会议时间调整，公司级例会由管理部通知各参会人员。（列入一级违规）5.3.2会议召集部门需在会议召开前两个工作日发通知给各参会部门（人员）。（列入一级违规）5.4会议准备5.4.1公司级例会由管理部负责会场安排、准备设备等物资（电脑、投影仪、签到表），需在会前10分钟准备完毕。（列入一级违规）5.4.2专题会议由发起部门负责会场安排、准备设备等物资（电脑、投影仪、签到表）。（列入一级违规）5.4.3各部门会议由本部门自行组织。5.4.4会议所需物品请在会议前20分钟由会议发起部门到管理部领取。如遇大型会议，所需物品较多，请提前两天告知管理部准备，若有临时需要，会议发起部门自行负责。（列入一级违规）5.4.5凡参加公司月经营例会的人员，需在开会前一天下班前将工作汇报的文件发至管理部（[e-mail]）（列入一级违规）5.4.6如遇特殊情况，确实无法上交报告或无法参加会议，需提前向管理部告知。其它公司级会议均遵循主动反馈的原则，即特殊情况提前报备，并取得上级领导同意。（列入二级违规）5.5汇报要求5.5.1月经营例会汇报要求：工作汇报使用统一PPT模版。必须包含本月工作总结、下月工作计划、需解决问题、团队建设。特殊部门要求有数据汇总，重点工作的实际完成情况，对于未完成的工作，要求明确原因、责任部门，并确定后续措施。各部门可根据实际工作需要自行增加汇报内容。（列入二级违规）月经营例会工作汇报顺序一览表序号汇报单位/人时间安排汇报时间点评时间1营运总监9：00—9：5030分钟20分钟储备人才（表一1）5.5.2各部门周沟通例会汇报要求：部门成员汇报上周工作总结，下周工作计划，以及对团队建设的建议或意见，部门负责人对汇报内容进行指导，并对本部门的工作做出部署。（列入二级违规）各部门召开周沟通例会排期一览表序号部门地点每周时间负责人1营运部会议室每周一17：00—18：00郑彦宾2商品行销部会议室每周二17：00—18：00李欣3财务部会客室每周二11：00—11：30滕红云4工程部洽淡室每周二08：40—09：00王晨辉2商品总监9：50—10：4030分钟20分钟储备人才休息时间10分钟3人资总监10：50—11：2020分钟10分钟储备人才4财务总监11：20—11：5020分钟10分钟储备人才中午休息5IT部总监14：10—14：4020分钟10分钟储备人才6工程总监14：40—15：1020分钟10分钟储备人才休息时间10分钟7稽查高级主管15：20—15：5020分钟10分钟5人资管理部洽淡室每周一17：00－17：30洪海英6IT部会客室每周二09：00—09：30文强7稽查部门店每周一17：30—18：00周椿柠8捷家事业部会议室每周二09：00—10：00谢总9配送中心总仓每周一14：30—15：00宋涛（表－2）5.6会议纪律5.6.1要求与会人员统一身着公司规定的工作服，佩戴工牌。（列入一级违规）5.6.2会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。（列入一级违规）5.6.3会议期间，需将手机调置于静音或关机状态，一律不准随便出入接打电话。各参会人员自行提前做好事务安排，如有来电请在会后打电话解释（列入二级违规）5.6.4要求与会人员按时出席，并实行签到制，不允许迟到早退、无故缺席，未签到者视为缺勤。因事不能参会，需提前一个工作日向人资部递交书面请假条，说明请假原因，经上级领导批准后方为有效，否则视为缺席（列入二级违规）5.6.5管理部负责编制每月会议纪律处罚清单，归入负激励汇总表。5.7反馈会议纪要及照片5.7.1会议召开的真实性需以开会照片、会议纪要、人员签到表在会后一个工作日内，由部门负责人一同发送给管理部存档。（列入一级违规）5.7.2会议组织部门安排专人进行会议记录，并在会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，由会议组织部门向总经办汇报会议结果及落实细则。（列入二级违规）5.7.3会议纪要按公司模板记录，要求言简意赅，主题突出，会议人员签到表附后，并于会议次日将签到表交到管理部，由管理部负责存档。5.8追踪会议工作5.8.1管理部负责对会议需落实内容进行追踪，要求在各项工作规定完成期限后的48小时内出具考核通报。（列入一级违规）5.8.2要求管理部负责人在下次例会中汇报上次例会的追踪落实情况及考核结果。5.8.3会议考核结果由管理部负责在责任人工资中兑现。六、考核标准考核内容激励（元/次）主管级以下主管级以上一级违规-30-50二级违规-50-80（表-3）5.8附则5.8.1会议记录模板。5.8.2例会如遇节假日，召开时间相应顺延。5.8.3本制度由管理部负责解释及修订。东翼今天连锁便利店有限公司二0一二年八月二十八日审批人：宋迎春审核人：洪海英起草人：苏静云