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—1—中地环发〔2004〕107号关于印发《中国地质环境监测院地质资料管理办法》的通知各处（室、中心）、单位：《中国地质环境监测院地质资料管理办法》已经2004年7月29日院务扩大会审议通过，现予印发，请自2004年11月开始遵照执行。二○○四年十月十三日环境监测院文件—2—中国地质环境监测院地质资料管理办法第一章总则第一条为加强和规范中国地质环境监测院资料管理工作，充分发挥地质资料的作用，为院、政府、社会提供信息服务,根据《国务院地质资料管理条例》、《国土资源部地质资料管理条例实施办法》、《中国地质调查局地质调查资料管理办法》、《中国地质环境监测院地质项目管理办法》以及其它有关地质资料管理的规定，制定本办法。第二条本办法所称的地质资料是指，院各部门及院委托项目承担单位在地质项目工作中，通过各种方式获取和形成的文字、图表、图片、声像、电磁介质等形式的原始地质资料、成果资料和岩矿芯、各类标本、光薄片、样品等实物地质资料；由院出资（包括项目经费）所购买的纸质、电磁介质等形式的数据、报告、图件、软件等资料；院职工参加国内外学术会议、报告评审会议及学术考察等活动所获得的有价值的专业技术资料。第三条本办法适于院及院委托项目承担单位，主要规范上述除实物地质资料外的地质资料的汇交与管理工作，实物地质资料的汇交及管理办法另行规定。地质环境监测资料汇交办法另行规定。第四条科技情报资料中心（以下简称情报中心）负责院资料接收、整理、汇交、保管及服务工作，并提供资料利用服务。各部门负责人督促和监督本部门人员按要求汇交资料。—3—第二章资料汇交第五条资料汇交包括：1.情报中心按有关要求，向上级主管部门和其它下达给我院项目的部门（单位）汇交资料；2.院各部门及院职工向情报中心汇交各类地质资料及专业技术资料，包括：在地质项目工作中获取和形成的原始资料、成果资料、实物资料；由院出资（包括项目经费）所购买的数据、报告、图件、软件等资料；院职工参加国内外学术会议、报告评审会议及学术考察等等活动所获得的有价值的专业技术资料；3.院委托项目承担单位向院情报中心汇交原始资料、成果资料等项目合同中规定汇交的资料。第六条院承担和组织实施的所有地质项目均应汇交成果资料、原始资料和实物资料。因故终止项目均应提交原始资料、阶段成果资料或工作总结报告。需汇交资料的项目包括中国地质环境监测院《地质项目管理办法》中规定的三类项目：1.地质调查与地质环境监测项目：指国家出资的计划项目。2.科研项目：包括计划内项目；各类基金项目。3.横向项目：除上述两类项目以外，与外单位合作项目，及生产、经营、开发等其它地质项目。第七条院内项目资料汇交由项目负责人负责，可由项目负责人指定—4—项目组人员具体完成资料汇交工作，项目负责人必须在汇交资料清单上签字；院委托项目资料汇交，由被委托单位及项目负责人负责。第八条汇交的地质项目资料应符合有关规定和本办法的要求。基本要求是：1.汇交的地质资料应完整、齐全；2.资料内容真实、符合实际。3.经过认定、评审、鉴定、验收等批准程序的地质资料，应附相应的批准文件；4.汇交的资料必须盖有项目负责人印章及单位印章。5.原始资料与成果资料同时汇交。汇交项目资料的规格、材料、制印、装订等方面技术要求见附件一、附件二。第九条院科技项目与外事管理处（以下简称科技处）在成果报告终审后一周内，向情报中心提供应汇交的详细的项目资料清单（成果资料清单、原始资料清单、实物资料清单），见附件九。汇交人（项目负责、单位）在成果报告审查意见书下发之日起120日内向情报中心汇交。第十条成果报告终审按评审意见修改后，按汇交要求印制。向情报中心汇交前到科技处进行资料可否汇交认定。科技处对汇交的资料内容进行检查，主要认定汇交的成果报告资料是否为终审后修改稿，并出具资料汇交的证明。—5—第十一条项目成果资料必须汇交纸质报告和与其内容一致的电子文档，电子文档的载体一般要用光盘，采用磁带或硬磁盘汇交的，应事先征得情报中心的同意。中国地质调查局下达的地质调查项目成果资料及地质环境监测专项等国家出资的项目成果资料需汇交纸介及电子文档4份；其中，情报中心保存2份，向中国地质调查局资料管理部门及全国地质资料馆汇交2份；其它部门及单位下达给我院的项目成果资料汇交份数，根据项目合同书而定，至少向情报中心汇交纸介及电子文档2份。仅需向院汇交的项目成果资料只需汇交纸介及电子文档2份。汇交成果资料的同时附汇交资料明细清单（院情报中心统一印制的资料报送4联单）和原始资清单2份；应附与电子文档汇交份数相同的电子文件登记表（见附件十）；科技处出具的资料可否汇交证明1份。成果资料汇交要求见附件一。第十二条每个项目工作完成后，项目参加人员必须将项目工作中所获取的各类原始资料进行系统的分类整理，与成果资料一同向情报中心汇交。应汇交的原始资料细目见附件三。汇交原始资料的同时，附原始资料清单2份。原始资料汇交要求见附件二。第十三条涉及国家秘密的资料汇交，按照国家及有关主管部门的保密规定执行。汇交人（单位）在汇交时应出具主管单位保密部门对资料密级确认等有关证明文件。—6—第十四条院内人员汇交资料，需将汇交的资料送到情报中心，验收手续在情报中心资料室内进行，交接双方根据汇交清单清点核对；外单位向院汇交资料，可将资料直接交至或邮寄至情报中心。验收合格的汇交资料，由接收人员开具资料汇交证明（格式见附件四），并签字盖章；对验收不合格的，限期补充和修改（格式见附件五）。第十五条因不可抗力无法按期汇交项目资料的，应在汇交期限届满之日前15日内向情报中心提出延期汇交申请，填写《项目资料延期汇交申请书》（见附件六）一式两份。情报中心在收到申请后的5个工作日内作出是否批准的决定，并通知申请人（单位）。第十六条其它资料汇交由院出资（包括项目经费）所购买的图件、资料、实验数据、软件等资料，交情报中心登记，办理借阅手续后借用。购买资料为电子版的，由情报中心复制后借用。院职工参加国内外学术会议、报告评审会议及学术考察等等活动所获得的有价值的专业技术资料，各类专业会议及考查资料在会议（考查）结束一个月内汇交。第三章资料的整理与保管第十七条汇交的资料应保持完整，并按规定整理好。第十八条对验收合格的成果资料进行详细登记，再按整理流程进行—7—整理。1.检查汇交资料是否属于汇交范围；2.检查所交资料是否与库存资料重复；3.检查汇交资料是否齐全完整；4.检查汇交资料印刷、装订是否合乎要求；5.注记编目；6.录入资料数据库（录入内容包括下列字段：馆藏号、资料名称、承担单位、报告编写人、形成日期、报告类别、工作地区、报告关键词、正文类、审批类、附图类、附表类、附件类等）；7.正确装袋（盒）及填写标签；8.制作检索卡片并按专业分类插好；9.根据有关规定，确定资料保密程度，标注资料的秘密等级。第十九条为保证资料的安全，最大限度地延长资料的寿命，确保有效提供资料信息，要加强档案库房的硬件建设及科学管理。资料库房应具备一定的规模，应预留五年的库存量，配置保存、保护和安全等必要设施，保障资料的完整和安全。资料库房应具有防火、防潮、防尘、防虫、防霉变、防鼠、防高温、防强光的条件。第二十条纸质资料的保管1.定期检查制度。每两年对所有资料检查清点一次，内容包括资料总数、每份资料报告、附图、附件是否齐全，是否按顺序号摆放，装具是否完好，有无霉变、虫蛀现象等。2.填写“地质资料定期检查清点登记表”，内容包括检查日期、资料总—8—数、缺失情况及原因，霉变、虫蛀、破损、褪色情况、装具完好情况等。3.形成年度“地质资料定期检查清点登记表”。第二十一条纸质资料抢救修复制度1.凡破损、霉变、虫蛀、散失、字迹退色、蓝晒图褪色的资料均属抢救修复对象。2.对上述损坏地质资料进行鉴定。3.根据鉴定结果，填写“地质资料抢救修复清单”，内容包括资料的编号、名称、编著者、编著时间、汇交人；抢救修复的种类、件数、损坏程度。4.制定抢救修复和经费预算方案。5.根据抢救修复和经费预算方案分轻重缓急制定抢救修复计划，分期分批进行抢救修复工作。第二十二条电子版资料保管办法电子文档进行归档保管和转入数据库进行备份保管。电子文档数据库每年备份一次，确保资料数据的安全。1.填写“资料光盘标签”，内容包括光盘编号、资料编号、名称、份数、刻盘时间、刻盘者等，并随光盘保存。2.填写“资料光盘登记表”，内容包括光盘编号、资料编号、名称、编著者、编著时间、汇交人、件数、刻盘时间、归档时间、总份数、总数据量、计算机运行支持软件名称、运行硬件环境等。光盘登记表一式两份，一份随光盘存档，一份备查。3.资料光盘应依序存放在专门的装具中，并进行防磁化及防病毒等工—9—作。4.存档的资料光盘每2年进行一次抽查，如发现问题应及时处理，每3年对光盘进行复制，以保证光盘存储数据的可靠性。第二十三条涉及国家秘密的成果资料，按照《保守国家秘密法》、《国土资源管理工作国家秘密范围的规定》以有其它有关地质资料的保密规定保管。第四章资料借阅制度第二十四条院职工可直接借阅密级外的资料、并可复制；涉密资料需经院安全委员会负责人批准方可查阅，不可摘抄复制；原始资料只可查阅，不可借出与复制。第二十五条本院职工每人每次最多借阅五份资料，所借资料仅限本人查阅，不得转借。借阅时间一般最长不得超过一个月，由项目经费购买、需长期使用的特殊资料，如软件，借用时间根据实际情况而定。到期应归还或办理续借手续。如违反借阅规定或丢失资料，将视情况停借或罚款处理。第二十六条外单位人员借阅资料，必须持有正式公函或带有编码的介绍信及身份证等有效证件，并按规定查阅，不得将资料带出资料室。凡需摘录和复制资料，必须说明复印资料的名称及用途，办理登记审批手续，经资料管理人员批准后方能摘录和复制。第二十七条如遇特殊情况，急需收回借出资料，情报中心有权随时收回。—10—第二十八条不得涂改、标注、划线、损毁、折页，撕页，违者应酌情予以赔偿。第二十九条借阅程序：自查资料目录—填写借阅单—清点借阅资料—查阅资料—阅完后依序还原整理，未借资料交还管理人员检查清点—详细登记所借阅的资料。第三十条资料室属重点防火地点，禁止吸烟和乱扔烟头。第三十一条借阅者因种种原因，造成涉密资料泄密的，按照国家的有关保密规定处理。第六章附则第三十二条院各相关部门、项目负责人及院项目委托单位要重视资料汇交工作，避免无故拖延资料汇交时间。在规定时间内无故不定期完成资料汇交的有关部门（单位）及人员，院视情节轻重给予批评或通报，并限期改正。第三十三条院科技处、财务部门、人事处协助情报中心做好资料管理工作。有资料归档证明的项目才能予以办理项目终结手续；有情报中心归档证明的购买各类资料的票据才能予以报销；职工在调离院或长期到外地工作时必须将所借资料归还资料室。有院资料室出具的资料归还证明，人事处才能予以办理调出手续。第三十四条伪造资料或在资料汇交工作中弄虚作假的，责令限期改—11—正。逾期不改的，取消次年该项目负责人及弄虚作假者担任项目负责人的资格。第三十五条本办法由院制定，情报中心负责解释。第三十六条本办法自发布之日起实施。附件一成果地质资料汇交要求附件二原始资料汇交要求附件三原始地质资料汇交细目附件四项目资料汇交证明附件五项目资料汇交补充修改通知书附件六项目资料汇交延期申请书附件七项目成果报告封面格式附件八项目成果报告扉页格式附件九科技处向情报中心提供的资料汇交清单附件十电子文档应附电子文件登记表附件十：5英寸成果地质资料光盘外标签—12—附件一项目成果资料汇交要求一、基本要求（一）汇交的成果资料应符合有关地质成果报告编制等要求。（二）汇交的成果资料应是根据评审意见修改，并经审查后的成果报告及相应的附件等材料；同时，还要包括项目任务书、项目成果报告评审意见书、项目成果报告审查意见书复制件；项目发生变更的应提交变更批准文件；涉及探矿权的应附勘查许可证复制件等审批材料。成果资料必须完整、齐全，与审查后的报告一致。（三）成果资料一般分为以下类别1.审批类地质项目有关审批文件。2.正文类项目成果报告全部正文（含插图、插照和插表）。3.附图类项目成果