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第11章第十一章会展项目收尾与评估第一节会展项目收尾第二节会展项目评估第11章第一节会展项目收尾会展项目在两种情况下需要进行收尾工作：一是整个会展项目的所有活动即将全部结束，完成了与会展项目相关的所有合同关系；二是在会展项目的举办过程中，当完成某一阶段或者某一个合同后，也需要及时进行收尾工作。会展项目都会有一个终点。当会展项目快要结束的时候，就进入全部结束任务后的收尾阶段。收尾阶段是会展项目生命周期的最后阶段，它的目的是确认会展项目实施的结果是否达到预期的要求，通过项目的后评价进一步分析项目可能带来的实际收益。2第11章（一）项目收尾的内涵1、项目收尾的内涵项目生命期最后一个阶段就是完成和收尾工作，在这个阶段，项目团队必须继续保持他们的警惕性，以确保所有工作及时且高效地完成。实施和控制阶段的优良成果在这一阶段很容易功亏一篑。项目收尾分：正常收尾、非正常收尾两种。正常收尾又分：合同收尾和管理收尾。一、项目收尾3第11章2、会展项目收尾会展项目会因多种原因而终止（结束），最理想的情况是会展项目达到预期目标而成功结束。最差的情况是因为项目失败而终止，例如一些展览会，由于专业性不强、组织混乱而导致参展商撤展，不得不提前结束。处于中间的是因为各种原因而提前终止，例如“非典”的原因，使得许多准备进行的会展项目被迫取消。对于会展项目来说，项目终止是项目收尾的过程，而不只是项目结束的时点。4第11章3、会展项目终止（收尾）的主要原因（1）会展项目的目标已经实现（2）专业观众的参与程度不高（3）资源不足（4）对项目的期望值过高以至无法达到（5）外部环境的剧变（6）项目被无限期地延长5第11章项目收尾各子过程及其相互之间的联系4、项目收尾工作子过程•包括项目验收、合同收尾、行政验收（也称管理收尾）。它们彼此之间的关系如下图所示。6第11章范围核实：即核查项目计划规定范围内的各项工作或活动是否已经完成，可交付成果是否令人满意，以便项目验收；行政收尾：即编制、收集和分发项目信息，正式宣布项目的结束；合同收尾：即了结合同，进行结算。7第11章当项目处于收尾阶段时，项目团队成员会出现不稳定，会损失许多有价值的资料与经验。会展项目收尾阶段有两项重要的工作。第一，使会展项目有一个好的结尾；第二，总结会展项目的经验教训，供以后的项目参考。特别是一些定期举办的会展项目，好的收尾工作会为以后的项目提供好的经验。（二）会展项目收尾工作的内容8第11章（三）会展项目收尾计划1、收尾计划某个会展项目收尾，应像对待项目生命周期的其他阶段一样，编制项目收尾计划，使收尾过程有计划、有序地进行。项目收尾计划包括所要进行的主要活动、相关时间、成本和质量要求，并在整个收尾阶段的实施过程中进行监督和控制。会展项目收尾工作，是组展者与参展商、参展商与观众之间在会展期间关系的继续。虽然会展活动已经结束，但会展后续工作对整个会展活动效果的影响却非常深远。其能够进一步加深参展商对会展项目组织者的印象，树立品牌展览会的形象，为下一届会展做宣传预告。9第11章2、会展项目收尾（终止）计划的内容(1)致谢向所有参展商、重要观众和支持单位ie、合作单位以及有关媒体致谢。(2)跟踪报道对会展做回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料，提供给新闻界报道，进一步扩大展会的影响，并通过媒体发布下届展会信息。(3)建立参展商和观众的信息数据库将参展企业和观众的相关信息认真整理、分类、建立完善的客户资料库。客户资料越详尽，对今后工作的开展就越有帮助。10第11章(4)搜集客户的意见和建议•征求客户对会展服务、会展举办地以及会展效果等问题的意见和建议，以便在今后的工作中加以完善和改进。(5)进行财务结算•与相关合作单位核对有关数据，包括饭店的总住房数、交通运输部门的用车情况等，收集账单，支付账款；对欠款的客户收缴账款；对项目收支情况进行认真分析，向有关人员通报项目财务情况。(6)编写总结报告•整理项目相关资料，编撰项目总结报告。11第11章(7)向项目利益相关者发布相关信息•及时将本次会展所取得的经济和社会效益向参展商和观众通报，扩大项目影响，为以后再次办展做间接的宣传。(8)召开总结会•召开总结会，对会展项目活动的情况做全面的介绍，总结经验、教训，分析存在问题的原因，提出改进意见和建议。(9)加强与客户的沟通•采取有效的手段与参展商和重要客户保持长期的感情联系，培养一批稳固的忠诚客户，不断推动会展业务的开展，发现和获得新的商机。12第11章（一）项目验收概述1、项目验收的含义项目在正式移交可交付成果之前，接收方面要对已经完成的工作成果或项目活动结果重新进行审查，核查项目计划规定范围内的各项工作或活动是否已经全部完成，可交付成果是否令人满意，并将核查结果记录在验收文件中。这种活动称为项目验收，或范围核实与移交。二、项目验收13第11章2、会展项目验收是指由主要关系人对已经完成的项目产品或服务进行检查、接受，检查项目计划范围内和各项工作是否已经完成，应交付的成果是否达到要求。验收标志着项目实质性工作的结束。会展项目验收的内容包括工作成果和项目文件。14第11章3、项目验收时，要注意以下三个方面：▲要明确项目的起点和终点；▲要明确项目的最后成果；▲要明确各子项目成果的标志。15第11章（二）项目验收内容项目验收包括：项目质量验收和项目文件验收两部分内容。1、项目质量验收项目质量验收时依据项目合同中的质量条款和指标要求，遵循相关的质量检验标准，对项目完成的质量情况进行测试、评定、认可和办理验收交接手续的过程。项目质量验收的直接成果是产生质量验收评定报告和项目技术资料。16第11章2、项目文件验收项目资料是项目结束时成果验收和质量保证的重要依据之一，也是项目移交、维护和后评价的重要原始凭证。项目资料验收的范围：启动、计划、执行和结束阶段的资料。3、项目费用决算项目费用决算时对项目从开始筹备到结束交付成果整个生命周期内实际投入的全部费用的计算和确定。项目决算的依据是主要是合同规定、有关变更条款和费用结算资料。17第11章会展项目费用决算与验收会展项目费用决算：是指项目从筹备开始到项目结束为止的全部费用的确定。从会展项目的财务预算编制开始，到结算编制，再到决算编制，所依据的是会展项目的计划、合同及变更等相关内容。同时要对项目全过程的费用进行审计，审计包括会展项目计划期的费用审计、会展项目实施过程中的费用审计和会展项目结束时的费用审计，审计的依据是成本估算与成本预算、进度报告与质量报告，并最终形成审计报告。18第11章（三）项目合同收尾与行政收尾1、项目合同收尾项目合同收尾就是了结合同并结清帐目，包括解决所有尚未了结的事项。合同没有全部履行而提前终止是一种特殊的合同收尾。•合同收尾涉及的内容承约方证实已提交全部达成一致的交付物；项目结束的确认（用户验收）；所有应收应付款项已结清。19第11章2、项目行政收尾行政收尾（或管理收尾）——就是编造、收集和散发有关信息、资料和文件，正式宣布项目或项目阶段的结束。•管理收尾涉及的内容：项目分析总结报告；项目团队成员绩效分析报告、感谢信；文件归档；项目结束庆祝仪式。20第11章（一）会战项目总结的含义1、含义会展项目总结是整个项目的收尾工作的重要组成部分。通过对项目活动过程的回顾，可以将获得的经验和教训及时记录下来，分析工作失误的原因，提出改进的方法和建议，从中得出规律性的认识，用以指导未来的工作。三、会展项目总结21第11章•总结经验教训；•相互学习交流；•汇报工作情况。3、会展工作总结的作用2、内容•会展项目总结应包括：主要工作介绍、取得的成绩、经验和体会、存在的问题或教训、提出改进意见或建议、指出今后的努力方向、展望未来的工作前景。22第11章1、标题•会展工作总结的标题有四种写法：（1）由单位名称、时限、主题、文种构成•这类标题主要用于总结单位内部定期性的会展工作，如《上海市会展行业协会2003年工作总结》。（2）由总结对象名称和“总结”组成•这类标题通常用于一项具体会展工作的专题总结，如《上海第七届工业博览会总结》。（二）会展项目工作总结报告格式23第11章（3）采用普通文章标题的写法即用一句或两句短语概括总结的主要内容或基本观点，不出现总结字样，如《我们是怎样在美国办展的》。这类标题主要用于在报纸杂志上发表的总结。（4）由正副标题组成正题揭示总结的主题，副题说明总结的单位、期限、种类等。这类标题主要用于报刊发表、简报转发或会议上交流的总结，如《找准定位，加强规划，创建品牌——2003年会展工作总结》。24第11章2、署名•会展工作总结一般是以单位名义进行的，因此应当署单位的名称，并置于标题之下。3、正文（1）开头•一般概括说明举办会展的背景、依据和指导思想、基本条件（名称、届次、主办单位、时间、地点、出席人数和规格、参展商以及观众的数量和质量、总成交额等）。（2）主体•主体部分的内容一般有三项：一是本届会展的特点、组织工作的具体做法、效果和成绩；二是经验和体会；三是存在的问题和教训，或者进一步努力的方向。25第11章（3）结尾应归纳、呼应总结的主题，指出努力方向，提出改进意见和措施，或表示决心、信心等。4、附件有的会展评估报告将说明性图表或资料作为附件，这样的话，必须在正文下方依次标注附件的名称。5、日期在正文右下方写明定稿的具体日期。26第11章第二节会展项目评估会展项目评估是会展项目管理工作的重要环节，为主办方（或承办方）、参与者（与会者、参展商、观众等）、会展行业主管机构（包括对会展行业实施行政管理的政府主管部门以及会展行业性组织）均可提供有益的信息，并为进一步运作好会展项目提供参考依据。实践表明，开展会展项目评估是会展项目提升质量，建设品牌的一个重要途径。27一、会展项目评估概述第11章（一）会展项目评估的含义会展项目评估是对一个会展项目的策划、目标、执行过程、项目环境、工作效果、风险管理、服务质量、社会影响力，以及直接与间接的经济效益等方面所进行的系统、客观的分析与评价，判断该会展项目的成功与否，并分析原因、总结经验与教训的过程。例如通过对会展项目进行评估，其结果可为参展商在同一行业不同的展会之间提供借鉴；可为参展商在参展和其他营销手段之间进行选择提供参考依据；为专业观众参观不同的展览会提供参考依据。28第11章（二）会展项目评估的目的会展项目后评估是在项目终止后所进行的对项目策划、启动、实施和收尾等整个项目周期所有工作的全面总结。这是项目收尾阶段的最后一项同时也是非常重要的一项工作。会展项目后评估的基本目的是评估项目绩效，以确定项目是否达到预期收益，并对项目的实施情况进行总结和分析，以从中获得宝贵的经验教训，为未来新项目的决策和提高决策水平提出建议，为后续的会展项目提供参考和借鉴。29第11章会展项目评估目的1、为主办单位提供数据为会展主办单位机构进行会展项目的可行性分析并提供数据依据。2、为项目招商提供数据对会展项目的整体运作及其相关成果做出客观真实的评价，展示会展项目的优势，为项目招商提供基础数据的支撑。3、为制订对策提供依据对会展项目历年的相关会展数据进行纵向比较，分析其存在的问题、市场发展趋势及未来的发展对策。30第11章4、为将来同类项目积累经验结合国内大型类似的相关会展活动进行横向对比，分析并借鉴其优势项目。5、为将来会展项目的品牌建设提供支持这些数据可以为场馆的出租提供背景资料，为主办商进行项目可行性分析提供数据依据，为参展商参展提供数据依据，为贸促会和会展馆协会提供协会管理的基础数据。6、达到传播、宣传、提升会展项目形象的目的总的来说，最终目的就是为了提高会展项目的价值与服务质量，为企业会展项目今后的发展提供有益参考，为今后会展项目提高绩效提供借鉴。31第11章（三）会展项目评估的意义无论是对举办商或者活动参与者，每次会展活动都会有很多宝贵的经验和教训值得借鉴和总结。会展项目评估的根本意义就是，通过