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XXX集团OA系统管理办法编制：信息技术中心签发：日期：2008/05/08修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目录第一章总则...........................................................................................3第二章适用范围....................................................................................3第三章相关部门职责............................................................................3第四章文件发送与接收........................................................................4第五章用户注册和注销........................................................................5第六章系统安全与维护........................................................................5第七章附则...........................................................................................6第一章总则第一条中国XX地产集团OA系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，满足办文、办事、沟通、协作以及共享方面的需求，同时支持跨地域、跨部门进行协同工作。为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本办法。第二章适用范围第二条本办法适用于集团各部门和各下属公司办公自动化的管理。第三条OA系统用户暂定为集团各部门和各下属公司在职员工。第三章相关部门职责第四条集团总裁办公室负责OA系统的公文处理、通知公告、新闻中心、投票/订餐、会议管理、车辆管理以及办公用品等功能模块的管理；同时，根据集团办公需要，制订各办公事务审批流程，向集团信息技术中心提出在OA系统上实行各类事务审批流程的需求，并组织各个公文审批流程的测试、发布和推广工作，以期实现真正意义上的无纸办公。第五条集团人力资源中心负责配合集团信息技术中心对集团各单位OA系统用户的新增、变更和注销等工作。第六条集团信息技术中心负责OA系统操作技术的培训，根据集团总裁办公室的需求进行OA系统事务审批流程的设计，同时还负责OA系统的维护、管理和电子文档的保存。第七条集团各职能中心（办）和各项目公司是OA系统应用用户，应严格按照各审批事务流程和功能模块要求进行操作，操作中出现问题及时反馈集团信息技术中心。第八条各下属公司的部门和人员职责可参照执行。第四章文件发送与接收第九条集团各部门、各下属公司下发、上报的各类审批事务（包括发文、收文、通知、公告、会议通知、简报、信息、合同会审、信息系统用户权限申请及密码重置等）原则上统一采用办公自动化系统（OA）发送，发出的事务审批必须符合相关规定。特殊情况下打印成纸质文件报相关集团领导、各职能中心（办）或各项目公司领导批准。第十条集团的正式文件事务，应使用OA系统的公文处理流程进行起草、审核、签发，然后统一由总裁办编号、发布或做及时修订，并根据实际需要打印若干份存档和上报。第十一条电子公文应做好登记，并保存归档好起草、审核、签发人签名的审批表。第十二条所有OA用户每天上、下午上班后都必须按集团规定及时登录OA系统查看文件，并始终使OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因休假或出差时间较长，须授权指定的公文代办人代办。第十三条电子文件发送后，主办中心工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。第十四条集团各职能中心（办）、各下属公司应按照各审批事务建立OA系统管理体制，指定专人负责OA系统文件的管理工作。第十五条密级文件应直接指定到相关人员，应明确指定密集便于浏览人员注意保密；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批流程按集团公司公文管理有关办法执行。第十六条OA系统中新闻中心内容组织和审核应有内容提供单位（各职能中心（办）或各项目公司），发布由信息技术中心操作。第十七条知识中心内容组织、审核和发布由各职能中心（办）和各项目公司栏目版主负责。第十八条XX人栏目内容的组织、审核和发布由总裁办负责。第十九条论坛内容组织、审核和发布由各职能中心（办）和各项目公司栏目版主负责；各栏目版主应注意言论发布不得违反国家法律法规、不得违反公司相关制度，应保持与公司企业文化和品牌宣传相一致。第二十条通知公告栏目由总裁办负责，其他职能中心发布通知或公告须按发文流程处理后，由总裁办最终发布。第五章用户注册和注销第二十一条OA系统用户的新增、变更和注销参照《信息系统用户及密码管理办法》执行。第二十二条集团各职能中心（办）、各下属公司应对用户的新增、变更和注销进行统一管理，不能随意由个人申请。第六章系统安全与维护第二十三条集团信息技术中心须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由管理员保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行查毒杀毒，设置防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。第二十四条用户应保护好自己密码，以防被盗或遗忘；所有操作人员离开系统，应立即退出，以防其他人乘机操作。第七章附则第二十五条本办法自下发之日起执行。第二十六条本办法由集团信息技术中心负责解释。