文件分类编号及编写规范管理规定

中国石化青岛炼油化工有限责任公司管理体系文件分类编号及编写规范管理规定文件编号QRC-T3.01.01.011.2010版本/修改A/0第1页共16页中国石化青岛炼油化工有限责任公司2010年2月11日批准2010年3月1日实施1目的明确公司体系文件结构和编写要求、内容和格式以及编号方法、命名原则、文本字体、字号等，包括有关表述的一些样式，以确保公司体系文件编制规范化，并具有简明性、可操作性。2适用范围本规定适用于体系文件的编制，各单位编制、发布体系文件均应遵守本规定的规定，实验室认可体系文件参照本规定执行。3术语和定义下列术语和定义适用于本规定。3.1文件信息及其承载的媒体，媒体可以是纸张，计算机磁盘或其它电子媒体，照片或样件，或它们的组合。本规定所称文件是指青岛炼化公司体系文件（下同），包括：手册、管理性文件、技术性文件、岗位说明书、记录格式（即表格）、模板格式、业务流程/工作程序图及相应的外来文件等形式。3.2记录格式和模板格式记录格式：用于记录管理所要求的数据的文件。记录格式大部分为表格。模板格式：用于规定文件（记录）格式的文件。3.3记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。当记录格式（即表格）填入数据后即成为记录。本规定所称的记录仅限于管理体系所要求的证据文件。3.4手册本规定所称的手册特指公司管理手册、职责划分手册、测量管理体系质量手册和内部控制手册四大手册的总称。管理手册是用来阐述并规定公司管理体系的方针、目标、基本结构、范围、过程/要素之间的相互作用等的纲领性文件。职责划分手册是基于公司各项业务管理要求，明确责任部门、横向部门和执行单位（部门）的职责、权限及相互关系的文件。测量管理体系质量手册是用来阐述并规定公司测量管理体系的方针、目标、基本结构、范围、过程/要素之间的相互作用等的纲领性文件，待公司一体化管理体系建成认证前，将测量管理体系质量手册并入公司管理手册中。内部控制手册是按照中国石化股份公司内部控制手册要求而编制的本公司的内部控制手册。3.5外来文件QRC-T3.01.01.011.2010第2页共16页中国石化青岛炼油化工有限责任公司2010年2月11日批准2010年3月1日实施公司为了策划和运作管理体系而必须使用的由外部组织编制发布的文件，公司无权修订这些文件。它可能是顾客提供的产品图纸、规范、信息、数据，也可能是公司采用的各种标准、法规、条例等文件。本规定所称的外来文件仅指各类适用标准、适用的法律法规和其它要求等。3.6程序为进行某项活动或过程所规定的途径。程序可以形成文件，也可以不形成文件，当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。“书面程序”可以用图形或文字予以表述。3.7程序文件指含有程序的文件可称为“程序文件”。本规定所称的程序文件特指依据体系管理要求，用文本描述某些特定过程/要素的文本文件，通常是针对管理手册某过程/要素的进一步阐述，或针对某项复杂业务管理作概括性描述，其下还可有其它文件予以支撑。3.8程序图用图形、文字、表单等形式将某项活动或过程表达出来的行为格式文本，就是程序图。程序图是程序最直观的表达方式。3.9工作程序/工作程序图本规定所述的工作程序是为开展某项简单活动或过程所规定的途径；根据职责划分的权责指引，用图形、文字、符号等形式图形化表述的工作程序就是工作程序图。3.10业务流程/业务流程图本规定所述的业务流程是指为开展某项复杂活动或过程所规定的途径。它内容复杂，很难用一个工作程序来充分表述，必须将两个或两个以上工作程序按一定的顺序组合起来，且工作程序间存在一定的逻辑性或规律性，只有遵循程序化的工作步骤，按一定的顺序完成每个工作程序，才能最后完成这项复杂的活动或过程；根据职责划分的权责指引，用图形、文字、符号等形式图形化表述的业务流程就是业务流程图。公司用工作程序、业务流程来规定每项业务（即活动或过程）的操作过程，简单业务只需编制工作程序，复杂业务需要编制多个工作程序，并将其有机地结合起来形成业务流程，一项业务只有一个工作程序时，此工作程序又称独立程序。3.11控制点是对活动或过程所完成的任务具有至关重要作用的工作行为点，即控制整个工作过程的管理点。4职责4.1企业资源部负责制（修）订本规定；负责公司管理制度（即T1、T2、T3等）审核；负责监督各单位执行本规定，负责指导各单位文件编写工作。4.2各部门负责组织本部门专业范围内公司级文件的制（修）订工作；负责本部门专业范围内公司级文件格式和内容的审查监督。4.3各单位严格执行本规定，并负责本单位职责范围内文件的制（修）订工作。5文件分类、分级及编写要求5.1文件分类、分级QRC-T3.01.01.011.2010第3页共16页中国石化青岛炼油化工有限责任公司2010年2月11日批准2010年3月1日实施5.1.1按类型可将公司文件分为以下几类：a）第一层次文件，主要指：T1——管理手册、职责划分手册、测量管理体系质量手册和内部控制手册，其中管理手册是公司管理体系的纲领性文件，是管理体系的总纲；b）第二层次文件，主要指：T2——业务流程图/工作程序图；T3——管理性文件，分类见附录A，在每类管理性文件中，编号在010以下的文件被认为是该类文件中的纲领性文件；T4——技术性文件，分类见附录A；T5——岗位说明书；T6——管理记录格式；T7——模板格式；外来文件——指经识别需遵守的外来标准、法律法规和其它要求；受控通知——用于发布短期有效、布置工作等内容的格式文件；红头文件——特指直接影响管理体系运行的套红的公司公文。5.2编写要求5.2.1总体要求针对某项活动或过程应编制一项单独的文件。文件所规定的条款应明确而无歧义，并且：——在其范围所规定的界限内按需要力求完整；——清楚、准确、相互协调；——能被未参加文件编制的人员所理解；——应当确有需要，少而精，但必须清晰、明确地说明控制要求；——文件中使用的词语应确定，尽可能不使用“一般应”、“原则上”等模棱两可的语句。5.2.2统一性在每项文件或系列文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致。系列文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同。类似的条款应使用相近的措辞来表述；相同条款应使用相同的措辞来表述。在每项文件或系列文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词。每个选用的术语应尽可能只有惟一的含义。为了达到所有文件整体协调的目的，文件结构、格式、文体要求统一；所使用的名词、术语、量值单位及其符号、图形符号、缩略语、代号、公式和其它技术内容应保持一致；有模板格式的应使用格式模板。5.2.3相对稳定性文件的名称、编号也应保持相对稳定，确保其它文件对其的准确引用。5.2.4安全性公司发布的所有文件必须符合安全性管理要求，文件的保密范围、密级划分及保密文件的审批发放执行公司相关保密管理制度。在管理体系办公自动化系统上发布有安全性要求的文件时，应依据规定，选择相应的安全技术措施，并按《管理体系办公自动化系统管理规定》要求进行操作。5.2.5适用性文件的内容应便于实施，并易被其它文件引用。QRC-T3.01.01.011.2010第4页共16页中国石化青岛炼油化工有限责任公司2010年2月11日批准2010年3月1日实施6管理性文件6.1封面6.1.1格式每项文件纸质发布时均可有封面，汇编文件应设置总封面及目录，但其中的单个文件可不需封面，电子发布时无封面。封面的内容包含中文名称、文件编号、发布日期、实施日期、文件的发布部门等。国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。纸质文件、记录的封面，标准格式按通用模板的要求进行编制。非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。6.1.1.1A4纵向参见《QRC-T7.01.00.017.2010-文件封面模板（A4竖式）》。6.1.1.2A4横向参见《QRC-T7.01.00.016.2010-文件封面模板（A4横式）》。6.1.2封面名称封面，标准格式文件应有文件名称，文件名称按本规定第八章“8文件的命名原则”给出。非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。6.2目次（目录）6.2.1标准格式文件目次为可选章节。如果需要，可设置目次，置于文件正文前，单独成页，目次为黑体小四号。在目次中应列出完整的标题。目次的编排格式，目次中章、条的编号和前言、引言、附录均顶格排。章、条编号后为标题，附录编号后为附录的性质，并加圆括号，其后为附录标题。章、条的标题以及附录的标题与其前面的内容之间空一个字的间隙。与页码之间用“........”连接，页码不加括号，宋体五号。目次所列内容回行时顶格排。6.2.2非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。6.2.3国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。6.3前言、引言和其它项目6.3.1标准格式文件前言、引言和其它项目均为可选章节，均应另起一页，前言、引言和其它为黑体小四号，其它内容为宋体五号。其它项目指编写页、批准页、引用文件等，通常只在手册、汇编文件中才选用。6.3.2非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。6.3.3国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。6.4正文6.4.1本条所有描述均是针对标准格式文件，非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一，国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。6.4.2层次划分QRC-T3.01.01.011.2010第5页共16页中国石化青岛炼油化工有限责任公司2010年2月11日批准2010年3月1日实施文件的层次分为章、条、段、项等。具体文件的层次设置应视文件篇幅的多少、内容的繁简而定。本公司的文件通常分为七章，即：目的、适用范围、职责、文件主体部分（工作程序）、支持性文件、记录和附加说明，部分文件还有“术语和定义”、“附则”和“附录”等可选章节。章：是文件内容划分的基本单元，每章标题为黑体五号。在每项标准或每个部分中，应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。编号应从“目的”一章开始，直连续到附录之前每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。条：是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号，标题性条应为黑体五号，同时，还应考虑整个章中条的统一性。每条可再细分成几个层次，但最多不超过五层。同层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第3章的条文中，如果没有3.2条，就不应设3.1条。第一层次的条宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一，例如，3.1有标题，则3.2也应有标题。段：是章或条的细分。段不编号。尽量不出现“悬置段”，以避免在引用这些段时产生混淆。列项：可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。列项中每一项前应加破折号或圆点。如果需要识别时，则在每一项前加上后带半圆括号的英文小写字母序号。在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。编号均为黑体五号。6.4.3目的“目的”为必备章节。在标题下另起一行（以下各章相同）说明文件所控制的活动及控制目的；目的描述应准确、简练，且应与文件规定的内容相符，具有针对性。6.4.4适用范围“适用范围”为必备章节。应明确表明文件所涉及的部门和活动以及相关人员和事物等各个方面，由此指明文件或其特定部分的适用界限。必要时，可指出文件不适用的界限。范围的文字应简洁，以便能作内容提要使用。范围不应包含要求，范围的陈述应使用下列表述形式：“本手册（程序、制度、规定、办法）——规定了××××××；——确立了××××××；——给出××××××的指南；——界定××××××的术语。”文件适用性的陈述应由下述引导语引出：——“本手册（程序、制度、规