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测绘成果及资料档案管理规定一、档案管理机构及其职责1、本科室档案管理机构是公司，公司总经理负责对行政部档案工作的领导，并履行如下职责：①贯彻上级有关档案工作的方针、政策和规定；②确定档案密级、审定档案保管期限；③负责档案管理达标。2、测绘科在公司总经理的领导下开展工作，按档案集中统一管理的职能要求，履行如下职责：①接收、管理、保管、鉴定、统计并提供利用档案资料；②根据有关规定，把好档案立卷归档的质量关，做好归档工作；③传达上级有关档案工作的方针、政策、制定本档案室工作计划和管理方案；④对各项目的资料归档工作进行监督、检查和指导。3、公司测绘资料的管理责任部门为测绘科，测绘资料归档应填写测绘报告资料归档单，经办人与接收人验证确定后签字归档。二、文件材料的形成和归档1、是指在测绘生产活动中形成的具有保存价值的科技文件材料和为了使用而收集的各种比例尺地形图等各种测绘成果资料。2、档案立卷归档要求①归档的文件材料必须准确地反映生产、评价等各项活动的真实内容和历史过程，做到完整、准确、系统；②不同类别的文件材料的归档，均应按规定立卷归档；③所有归档材料都要装订成册，图件折叠要符合要求。三、档案保管1、对接收的档案，要经过分类、登记、建帐和必要的加工整理后，方能入库；2、档案的分类、编号按专业档案立卷归档要求执行；3、保管档案必须有专用库房和必要的设备等条件，以确保档案的安全；4、测绘资料的归档应注意档案的分类、编号，便于查询。5、测绘资料的归档应注意防潮、防蛀、防失窃，注意安全。6、本公司人员借阅测绘资料应到行政部填写资料借阅记录，归还报告时填写归还记录。7、非本公司人员借阅测绘资料须经公司总经理批准后方可借阅，并填写借阅记录。8、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符；四、档案鉴定1、公司测绘科要根据有关规定制定各类档案的保管期限表，经公司总经理审定后执行；2、无保存价值不需归档的文件材料和技术资料，需清具造册，经审定后处理，并报档案部门备案。五、档案统计1、档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠；2、档案统计主要有档案基础情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。六、档案信息开发利用1、编制检查工具。要编制档案总目录、分类目录、专题文件目录，档案资料卡片、电子档案目录等，以便查找。2、建立档案借阅利用制度，根据档案种类和密级履行不同的审批手续。3、档案室要根据上级有关规定制定借阅、提供和转让档案资料的标准，经批准后执行。4、凡利用本资料者，必须及时对利用效果时行反馈，并填好利用效果登记表。七、附则本办法自公布之日起执行。如与上级有关规定抵触，按上级规定执行。山西灵石华瀛天星集广煤业有限公司2011年11月9日