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信息管理1.2.1信息管理的定义信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。简单地说，信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。对于上述定义，我们要注意从以下几个方面去理解：1.信息管理的对象是信息资源和信息活动(1)信息资源它是信息生产者、信息、信息技术的有机体。信息管理的根本目的是控制信息流向，实现信息的效用与价值。但是，信息并不都是资源，要使其成为资源并实现其效用和价值，就必须借助“人”的智力和信息技术等手段。因此，“人”是控制信息资源、协调信息活动的主体，是主体要素，而信息的收集、存储、传递、处理和利用等信息活动过程都离不开信息技术的支持。没有信息技术的强有力作用，要实现有效的信息管理是不可能的。由于信息活动本质上是为了生产、传递和利用信息资源，信息资源是信息活动的对象与结果之一。信息生产者、信息、信息技术三个要素形成一个有机整体——信息资源，是构成任何一个信息系统的基本要素，是信息管理的研究对象之一。(2)信息活动是指人类社会围绕信息资源的形成、传递和利用而开展的管理活动与服务活动。信息资源的形成阶段以信息的产生、记录、收集、传递、存储、处理等活动为特征，目的是形成可以利用的信息资源。信息资源的开发利用阶段以信息资源的传递、检索、分析、选择、吸收、评价、利用等活动为特征，目的是实现信息资源的价值，达到信息管理的目的。单纯地对信息资源进行管理而忽略与信息资源紧密联系的信息活动，信息管理的研究对象是不全面的。2.信息管理是管理活动的一种管理活动的基本职能“计划、组织、领导、控制”仍然是信息管理活动的基本职能，只不过信息管理的基本职能更有针对性。3.信息管理是一种社会规模的活动它反映了信息管理活动的普遍性和社会性。它是涉及广泛的社会个体、群体、国家参与的普遍性的信息获取、控制和利用活动。1.2.2信息管理的特征1.管理类型特征信息管理是管理的一种，因此它具有管理的一般性特征。例如，管理的基本职能是计划、组织、领导、控制；管理的对象是组织活动；管理的目的是为了实现组织的目标等等，在信息管理中同样具备。但是，信息管理作为一个专门的管理类型，又有自己的独有特征：(1)管理的对象不是人、财、物，而是信息资源和信息活动。(2)信息管理贯穿于整个管理过程之中。2.时代特征(1)信息量猛增随着经济全球化，世界各国和地区之间的政治、经济、文化交往日益频繁；组织与组织之间的联系越来越广泛；组织内部各部门之间的联系越来越多，以致信息量猛增。(2)信息处理和传播速度更快由于信息技术的飞速发展，使得信息处理和传播的速度越来越快。(3)信息处理的方法日趋复杂随着管理工作要求的提高，信息处理的方法也就越来越复杂。早期的信息加工，多为一种经验性加工或简单的计算。现在的加工处理方法不仅需要一般的数学方法，还要运用数理统计方法、运筹学方法等。(4)信息管理所涉及的领域不断扩大从知识范畴上看，信息管理涉及到管理学、社会科学、行为科学、经济学、心理学、计算机科学等；从技术上看，信息管理涉及到计算机技术、通信技术、办公自动化技术、测试技术、缩微技术等。1.2.3信息管理的分类1.按管理层次分类宏观信息管理、中观信息管理、微观信息管理。2.按管理性质分类信息生产管理、信息组织管理、信息系统管理、信息产业管理、信息市场管理等。3.按应用范围分类企业信息管理、政务信息管理、商务信息管理、公共事业信息管理等。4.按管理手段分类手工信息管理、信息技术管理、信息资源管理等。5.按信息内容分类经济信息管理、科技信息管理、教育信息管理、军事信息管理等。1.4信息管理的原则原则，是人们观察问题、处理问题的准绳。对问题的看法和处理，不同的人有不同的原则。信息管理的实践表明，在信息管理中，管理者必须具有相同的观察问题和处理问题的准绳，才可能获得满意的管理效果。本节所述的信息管理原则是在任何信息管理活动的任何环节中都应该遵循的原则。1.4.1系统原则信息管理的系统原则是以系统的观点和方法，从整体上、全局上、时空上认识管理客体，以求获得满意结果的管理思想。信息管理为什么要遵循系统原则呢？首先是因为管理客体不仅自身是一个系统，而且必定是另一个大系统的组成部分，即子系统；其次，是因为系统是信息流的通道，是信息功能得以实现的前提和基础，要管理信息资源和信息活动，就离不开对信息通道的管理；第三，系统是对信息资源和信息活动进行管理的重要工具，任何信息管理的意图最后都是需要通过系统去实现。系统原则的内容包括整体性、历时性和满意化等三个原则。1.整体性原则整体性原则要求把管理客体作为有机整体来认识。系统的特征之一就是整体性，要认识系统、管理系统，首先就应该把握系统的整体性，按整体规律去处理问题。而系统的整体性质和规律，存在于各个部分之间的相互联系、相互作用之中，孤立地认识每一个部分的性质和规律，就不能揭示系统的整体属性。同时，任何系统不仅自身是一个系统，同时还是另一个大系统的子系统。系统内各个部分之间、系统与系统之间、系统与环境之间是相互作用和相互制约的。因此，它要求人们要把管理客体，即系统，作为一个整体来看，从整体和部分的相互关系上来揭示系统的运动规律。在实际工作中，如果缺乏整体观念，就会把管理客体分割成若干部分，分别加以考察后再机械地叠加起来，以致由于违背了系统的整体性而使管理工作失败。例如，在MIS的建立过程中，只重视系统的硬件和软件建设，而不注重将组织重组、管理全过程等因素纳入系统中，致使当今80%的MIS是失败的系统。从信息管理的角度来看，就是没有把系统看成是一个整体，将系统内的各个部分割裂开来的结果。2.历时性原则历时性原则要求，在信息管理中必须注重管理客体的产生、发展的过程及其未来的发展趋势，就是要把客体当作是一个随时间推移而变化着的系统来考察，从客体的形成过程中所表现出来的规律来认识客体。应该说，这也是整体性原则的体现，只不过是从时间的方向上来认识系统的整体性特征。系统作为一个整体，以一定的要素、按一定的结构对内维持一种相对稳定的状态，对外表现出一定的自适应能力。随着系统内部要素、结构的改变或外部环境的变化，系统自身能够随之变化，或者变得越来越强，或者变得越来越弱，乃至消亡。管理者能够把握这种变化的规律，就能够使自己管理的系统走向强大，避免弱小和消亡的发生，即使是避免不了的消亡，也能够寻找到新的发展点。中国信息产业选择分散与集中相结合的体制，就是以信息产业系统的历时性所表现出来的规律作依据的。因为信息产业最发达的美国采用的是“分散型”的体制，信息企业发展得很好，但是由于缺少集中的机制，所以国家级的许多工作就出现了问题。信息产业发展后起之秀的日本，采用的是“集中型”的体制，国家层面的工作做得快而且好，但是基层信息企业的发展受到一定的限制。我们国家的信息产业管理体制就采用了分散与集中相结合的体制。3.满意化原则满意化原则要求对管理客体进行优化处理，从整体的观念出发，调整整体与局部的关系，拟定若干可供选择的调整方案，然后根据本系统的需要(目的)和可能(条件)，选择满意度最高的方案。因为系统本身是可以通过人为调整、进行优化处理的。经验告诉我们，对于一个系统，局部最优，不等于整体就一定最优；局部不优，也不等于整体就一定不优。在系统中，组成整体的各个局部会因为组合方式的不同而使整体表现出不同的功能，既可能使本来最优的局部组成了不优的整体，也可能使本来不优的局部组成了一个最优的整体。例如，有两组数据，甲组为}5,3,1{，乙组为}6,4,2{，显然56,34,12，如果我们将数字的大小看作是功能的强弱，很显然，甲组的局部功能比乙组的局部功能弱。但是，将它们组成一个整体来进行“团体比赛”，可以形成32,54,16的结果，也就是说，甲组3：2胜乙组，本来最弱的局部组成了最优的整体，而本来最优的局部组成了一个最弱的整体。所以，对系统作优化处理的原则必须是局部优化以整体优化为指导，整体优化要通过局部优化来协调，从整体的结构设置与局部的协调相结合来达到优化系统的目的。不过，优化处理并不是一定要选择最优的方案。在管理实践中，最优的方案有时并不是最满意的方案。决定信息管理工作成败的因素很多，某一方案从这一角度来看，可能最优；从另一角度来看，可能就不优了；有的方案从理论上看，可能最优，可是缺少可操作性，无法实施，也就不能选择；或者方案虽然最优，但成本投入太大，也是不值得选择的方案，等等。所以，在实际工作中，只能是权衡利弊，统筹全局，兼顾各方，选择满意度最好的方案。1.4.2整序原则整序是指对所获得的信息按照“关键字”进行排序。信息管理为什么要遵循整序原则呢？首先，是因为信息管理中的信息量极大，如果不排序，查找所需信息的速度会非常慢、非常困难，甚至找不到。其次，是因为未排序的信息只能反映单条信息的内容，不能定量地反映信息的整体在某一方面的特征。整序之后，信息按类(按某一特征)归并，在此特征下信息总体内涵和外延容易显现，也便于发现信息中的冗余和漏缺，方便检索和利用。第三，因为同一组信息，按不同的关键字排序所得到的序列也不相同。管理者可以根据自己的需要选择信息的特征进行整序，以便获得自己需要的信息序列。例如，职工档案简明登记表是一组由“编号、姓名、性别、年龄、基本工资、籍贯”等构成的信息，其原始数据是无规律的物理顺序。如果记录(表中一行为一条记录)很多，欲查找某一记录，速度将非常慢，不采用特定技术甚至连计算机也难查到。如果我们按某一关键字(表中的列——字段，例如编号、姓名等均可作为关键字)对该表进行排序(索引)，便可以方便地查到指定的信息。现以文献检索说明整序原则，文献检索的整序原则包括分类整序、主题整序、著者整序、号码整序、时间整序、地区整序、部门整序等方法。1.分类整序分类整序是以信息内容的学科类别为信息标识，以学科层次结构体系为顺序的整序方法。(1)文献信息分类的通用标准我国目前通用的关于文献信息分类的标准有《中国图书馆图书分类法》、《中国科学院图书馆图书分类法》、《中国人民大学图书馆图书分类法》。企业、机关等单位的图书、期刊、资料类载体的信息，可选择上述标准进行分类。(2)分类的规则不便使用上述《中国图书馆图书分类法》等标准进行分类的信息，可以自行按照分类的理论和方法进行分类。根据逻辑学关于划分和分类的理论，对一个对象进行划分和分类时必须遵循一定的规则，违背这些规则所作的划分是不科学的，就要犯最基本的逻辑错误。划分的规则是：划分必须相称、划分的子项不能越级、划分的子项不要互相交叉重复、每次划分的根据必须相同。在进行信息分类整序时也应当遵循这四个原则。原则之一：划分必须相称。划分必须相称，指的是划分出的各个子项的外延之和必须等于母项外延，既不能大于，也不能小于。如果各个子项的外延之和小于母项的外延，那么，必定有一些本属于母项的对象被遗漏了，就犯了“划分不全”或“以偏概全”的逻辑错误。如果各个子项的外延之和大于母项的外延，那么，必定是把一些不属于母项的对象当作子项列了进来，就犯了“多出子项”的逻辑错误。例如，关于“计算机系统”的文献信息，可以划分成“计算机硬件系统”和“计算机软件系统”两个子项。它们的外延之和同母概念“计算机系统”的外延相等。如果划分成“计算机硬件系统”和“系统软件”两个子项，其外延之和就小于母概念的外延了，是“划分不全”。如果划分成“计算机硬件系统”、“计算机软件系统”和“通讯系统”三个子项，其外延之和就大于母概念的外延了。是“多出子项”的逻辑错误。原则之二：划分出的子项不能越级。在划分后的子项、子子项体系中，属于那一层级的子项只能处在那一层级上，既不能上提，也不能下放。否则，分类体系就会混乱。出现“子项越级”的逻辑错误。例如，上述关于“计算机系统”的文献信息，若划分成“计算机硬件系统”、“计算机软件系统”、“系统软件”、“应用软件”四个子项，其外延之和同母概念“计算机系统”的外延是相等的，但是仍然不合要求，因为“系统软件”和“应用软件”均为“计算机软件系统”的下位概念，现在放在同“计算机软件系统”相