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哈现代服务职信息技术专题培训OFFICE技巧家族主讲人：巩俊妍哈现代服务职信息技术专题培训邮件合并在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。哈现代服务职信息技术专题培训三、邮件合并的三个基本过程1、建立主文档主文档就是固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。2、准备好数据源数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。3、把数据源合并到主文档中有3种途径可以使用“邮件合并”功能：“邮件合并”向导，“邮件合并”工具栏，高级用户可以使用“邮件合并”域。哈现代服务职信息技术专题培训实例演示一、录取通知书1、准备数据源数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。如Excel表格、VFP或Access数据库。如果没有现成的数据源，可以重新建立。2、创建主文档（1）启动Word2003建立《录取通知书》主文档，效果如下。同学：你已被我校（专业部）专业录取，学制年，请于至持本通知书到我校报到。哈现代服务职2013年7月哈现代服务职信息技术专题培训（2）单击“邮件合并”工具栏中“设置文档类型”按钮，打开“主文档类型”对话框，从中选择“文档类型”为“普通Word文档”。注：如果“文档类型”为“普通Word文档”，那么数据源每一条记录合并生成的内容的后面都会有“下一页”分节符，每一条记录所生成的合并内容都会从新页面开始。如果为了节省版面，可以选择“目录”，这样合并后每一条记录之前的分节符为“连续”的。3、利用“邮件合并”生成新文档或直接打印（1）单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框，选择第1步制作的“录取通知.xls”文件，单击“打开”按钮，打开“选择表格”对话框，从中选择数据所在的工作表，然后单击“确定”按钮。（2）将光标定位于文档的“同学”前面，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，分别选择“域”列表框的“姓名”，然后单击“插入”按钮。重复操作，插入其他的域。（3）单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“合并记录”为“全部”，然后单击“确定”按钮，生成一个合并后的新文档。哈现代服务职信息技术专题培训实战演练时间自选1：通知书制作提升1：请柬制作哈现代服务职信息技术专题培训目录的编制哈现代服务职信息技术专题培训主要操作步骤：操作步骤1：设置页码操作步骤2：设置标题级别操作步骤3：插入自动目录操作步骤4：更新自动目录哈现代服务职信息技术专题培训操作步骤1：设置页码根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分—节，然后为不同的“节”分别设置页码。1、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作：①单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。②单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。③在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。④单击“关闭”按钮。哈现代服务职信息技术专题培训本例的文档结构：•第1节扉页和第2节摘要、目录部分没有页眉。•正文第3节和第4节的首页没有页眉，奇数页页眉为章名，偶数页页眉为论文题目。•在页脚中间设置页码：第1节没有页码；第2节的页码格式为“I，Ⅱ，III，…”，起始页码为“I”；第3节和第4节的页码格式为“1，2，3，…”，起始页码为“1”。哈现代服务职信息技术专题培训扉页……分节符中文摘要英文摘要目录第1章第2章第1节第2节分页符分页符分节符分节符第3节第4节哈现代服务职信息技术专题培训摘要Abstract前言在前言的最后一页插入第二个分节符，使中英文摘要和前言成为第二节，其后的内容成为第三节。ⅠⅡⅥ第二节哈现代服务职信息技术专题培训操作步骤2：设置标题级别在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。样式名称字体字体大小段落格式标题1黑体，非加粗小二号段后2行，居中，无缩进标题2宋体，加粗四号段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2字符标题3宋体，加粗小四号段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2字符正文宋体小四号1.5倍行距，首行缩进2字符应用样式“摘要”、“ABSTRACT”、“目录”和章名应用“标题1”样式，节名应用“标题2”样式，小节名应用“标题3”样式，正文应用“正文”样式。哈现代服务职信息技术专题培训操作步骤3：插入自动目录各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。哈现代服务职信息技术专题培训将光标移到准备插入自动目录的位置，打开“插入”下拉菜单以及“引用”下级菜单。注：有些Word版本的“索引和目录”就在“插入”下拉菜单中。哈现代服务职信息技术专题培训打开菜单中的“索引和目录”，即弹出“索引和目录”对话框。利用上下箭头可以重新设置目录中要显示的标题级别。本例中的标题级别为3级。点击“修改”，弹出“样式”对话框。可以在这里选择目录的样式、修改字体等。点击“确定”后生成自动目录。哈现代服务职信息技术专题培训自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，可直接到达标题所在页。哈现代服务职信息技术专题培训操作步骤4：更新自动目录哈现代服务职信息技术专题培训将光标置于目录中的任意位置，单击鼠标选中目录。目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。点击“更新域”，弹出“更新目录”对话框。选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录更新。更新目录的操作哈现代服务职信息技术专题培训更新前的目录更新后的目录哈现代服务职信息技术专题培训OFFICE技巧家族THEEND