有限公司公文管理作业指引

1公文管理作业指引编号：ZDJT-XZ-ZY01（主责部门：综合部）编制日期审核日期审批日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人审批人21、目的规范公司公文管理，提高公文处理质量和效率。2、术语2.1公文：是指集团公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件，但不包括管理文书与合同文件。2.2各类管理文书是指流程、作业指引、制度、细则、办法、规定等管理性文件，其制定和发布按公司现有制度执行。2.3合同文件包括公司与外部单位间订立的具有法律效力的合同、协议及其附属文件（包括补充协议等等），其管理规范遵循现有制度。3、适用范围适用于集团及各子（分）公司、公司各部门以及各工程项目部的公文管理。4、职责4.1各职能部门4.1.1本部门文件的起草及文件流转。4.2综合部4.2.1负责公司红头文件及对外文件编号的统一编制和管理。4.2.2负责公司发文的核稿工作。4.3分管领导4.3.1审核分管部门的公司内部红头公文及对外公文。4.3.2审批分管部门的公司内部非红头公文（不加盖公司印章的公文）。4.4总经理4.4.1审批总部内外部红头公文。5、流程主要审核点5.1详见6.3.16、关键活动描述6.1公文分类6.1.1集团的公文种类主要有：（1）命令（令）：适用于集团高层领导对下级单位、企业员工发布的指令性文件。（2）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（3）决议：适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的重大事项。（4）公告：适用于向集团公司内外宣布重要事项或者法定事项。（5）通告：适用于集团公司、具有独立法人资格的单位，在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者知晓的事项。3（6）通知：适用于发布重要决定，转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的公文，转批下级部门的公文，要求下级单位/部门办理、需要知晓或共同执行的事项。（7）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。（8）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问，提出建议。（9）请示：适用于向上级单位请求指示，并需批复的事项。（10）批复：适用于答复下级单位请示事项。（11）指示：适用于集团公司领导对下属单位布置工作，阐明工作活动的指导原则。（12）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（13）函：适用于不相隶属单位、部门之间相互商洽工作，询问和答复问题；向外单位联系公务，洽谈工作事项，请求批准和答复审批事项。（14）简报：适用于倡导集团企业文化，反映存在的主要问题与应对措施。（15）监察通报：适用于就集团公司积极健康向上的现象进行表扬，对公司存在的问题及违反制度的现象进行批评，是集团公司一种特殊的文件。（16）会议纪要：适用于记载、传达会议情况、议定事项和督办事项。（17）工作联系单：是集团内部专门设立和使用的一种平行文，主要用于内部工作中，平行部门之间就重大事项作出说明，或请对方办理的具体工作内容、要求。7、公文级别7.1公文一般分为董事会级别、集团级别、集团各部门级别以及下属公司级别，分别指：（1）董事会级别公文，是指集团董事会以集团名义印发的各种公文。（2）集团级别公文，是指以集团名义印发的各种公文。（3）各部门级别公文，是指各部门印发的各种公文。（4）下属公司级别公文，是指以其名义印发的公文，包括上报集团的公文，向本公司所属各部门印发的公文，及对外向政府部门、社会团体所发的公文。8、公文格式8.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。一般对外单位发文不使用签发人，对集团公司内必须有签发人。8.2公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。9、公文的编制的基本要求9.1公文的编号方法4（1）公文编号的组成，完整的公文代号如下：渝中大建发〔2012〕□号公文流水号（不能留空位，如1号公文不能写成001）年代码公司（部门）代码（2）说明：A、集团简称代码如下：文种发文机关会议纪要简报监察通报其他公文中大集团渝中大建纪字〔2012〕×号渝中大建简字〔2012〕×号渝中大建监字〔2012〕×号渝中大建发〔2012〕×号子（分）公司简称代码如下（示例）：文种发文机关会议纪要简报监察通报其他公文重庆万恒实业有限公司渝万纪字〔2012〕×号渝万简字〔2012〕×号渝万监字〔2012〕×号渝万发〔2012〕×号C、中大集团各部门简称代码如下（示例）：集团各部门/组织名称简称代码综合部综合经营部经营财务部财务成控部成控材设部材设工程部工程法务部法务部门发文建议仅限：部门会议纪要、工作联络单；（a）以中大集团党支部名义发文：渝中大建党字〔2012〕×号（b）文件顺序编号规则：不分文件类型，以年划分，用阿拉伯数字表示，从1号开始按顺序递增。（c）公司红头文件及对外文件的编号由综合部统一编制和管理，如集团的文件编号由集团综合部负责，子（分）公司的文件编号由综合部负责；部门之间发文不需加红头。举例：如集团颁发某种命令性文件，文件编号统一用：渝中大建发〔2011〕3号；5如工程部发出工作联络单或通知，文件统一编号用：工程字〔2012〕1号。9.2公文编号的基本要求编号管理权限划分：各部门的对内发文，由各部门按本文规范自行编号管理，其它发文由综合部统一编号管理；10、公文的签发10.1发文处理程序：拟稿（会商）→审核→签发→缮印→校对→签署用印→登记→分发→立卷→归档→销毁。10.2公文签发权限：流程审核事项发起部门审核程序审批备案内外部发红头文件（集团）①集团各部门②分管领导③综合部④总经理中大集团董事长办公室内外部发红头文件（子、分公司）①子（分）公司各部门②分管领导③综合部④总经理外部发文抄送至综合部10.3公文发布日期以签发日期为准；发布前应明确发放范围，发布时做好公文流转登记记录，原稿由发布部门归档保管。10.4公文行文规则：（1）行文应当确有必要，注重效用。（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。10.5草拟公文应当做到：（1）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短精炼。（3）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。（7）应当使用国家法定计量单位。（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。10.6修改公文的要求：（1）主旨是否和党的方针政策相一致，是否和上级有关规定相一致；（2）公文内容是否有和以前所发文件精神不符的地方；（3）事实、人物、数字、情节、时间、地点、引语等有无不准确不真实的地方；（4）提法、措辞是否合情合理，符合客观实际，能否行得通；（5）观点有没有不全面的地方，是否正确、周密严谨；（6）行文名义有没有不当之处；6（7）文种名称是否准确，有无混淆；（8）公文标题是否用得恰当；（9）主送机关和抄送机关有无遗漏，有无滥发乱送现象；（10）文件发文号有无错误，有无附件，签署是否齐全；（11）主旨突出与否，层次清楚与否，结构完整与否；（12）有无逻辑上的毛病；（13）有无语法上的毛病，语言是否简洁通顺，标点是否恰当；（14）语言是否得体。11、收文管理11.1收文管理主要指对内、外部公文的接收和传阅环节进行管理。11.2外部收文类型包括：（1）政府部门（党、政、工、团）文件；（2）行业主管部门文件；（3）外单位或个人因公重要函件；（4）重要接待信息；（5）其它外部重要信息等。11.3外部收文处理流程包括：签收及登记、拟办、审核、批办、承办、注结、归档等；11.3.1所有外部来文、信函、资料等，原则上均由综合部统一先签收、登记，再转交，特别是以下外来文：（1）涉及经济、法律责任与纠纷的；（2）政府、合作单位等外来文件原则上由综合部统一签收、拆封、编号、登记并处理；（3）上级发来的文件或注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件除注有密级亲启外，均由综合部统一签收、开拆、登记后处理。11.3.2各部门接收到的外来文件，或公司人员外出接收的外单位和政府性文件，应在部门内进行登记后，报送部门负责人审核后，除一般资料性文件外均应及时送交综合部进行登记编号保管，再行借阅与处理，不得个人保存。11.3.3拟办：由综合部填写《收文处理笺》，提出拟办意见。11.3.4审核：各业务部门根据拟办意见进行审核提意，再由综合部送经分管副总经理审核。11.3.5批办：公司领导对收文及拟办、审核意见进行审阅，阅毕并批示的文件交由主办部门处理。11.3.6承办：对于领导批示办理的文件，主办部门（人员）应抓紧时间办理，有限时要求的按限时要求办，无限时要求的原则上一般文件2个工作日、紧急文件（合同除外）1个工作日内办理完毕。11.3.7注结：主办部门（人员）办结文件后，应注明办理结果及签名后，将文件返送与综合部，综合部经理在文件上注结，文件即可归档。公司收文管理流程图如下：7公司收文管理流程图是否是否12、公文归档12.1拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。送领导批示传送审核登记文件办理笺承办人签收、组织承办综合部经理拟办向执行部门移交公文及文件办理笺已审核文件综合部定期检查具体办理情况、催办签收外来文件或内部来文是否需要相关部门或人员审核提意承办人办理还文手续归档与维护是否需要相关部门办理综合部经理注结812.2公文办理完毕应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应归档的公文。12.3归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和使用。13、公文管理13.1公文由综合部统一收发、审核、用印、归档和销毁。13.2上级单位的公文，除机密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或者综合部负责人的批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。13.3所有公文未经批准不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位的证明章。13.4公文被撤销（废止），视作自撤销（废止）之日起不再产生效力。13.5不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合部负责人批准，可以销毁。13.6销毁机密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁机密公文应当进行登记。13.7工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。14、支持性文件无15、相关表单（本页后）ZDJT-XZ-ZY01-BD01《工作联络单》ZDJT-XZ-ZY01-BD02《会议纪要模板》ZDJT-XZ-ZY01-BD03《公文范本》ZDJT-XZ-ZY01-BD04《公司收发文登记表》ZDJT-XT-ZY01-BD05《文件办理笺》9集团对内联系单日期：2010年月日编号：致：自：联系主题联系内容签字计划部门经理总经理副总经理回复意见签字：__________年月日领导意见签字：年月日10建设集团有限公司文件***建纪字〔2012〕*号2012年计划工作会议纪要（秘密等级）[秘密]2011年1月30日上午，集团公司在涪陵会议室组织召开了2012年公司工作计划会议，会议由总经理栗汉堂同志主持，参加会议的人员有公司董事长郑道红、公司副总经理徐朝波、刘远平、袁建明，公司各管理部门负责人及