企业如何进行采购管理工作

企业如何进行采购管理工作谭小琥老师老师介绍：品牌策略营销专家清华大学特邀讲师世界华人500强讲师中国金牌管理咨询师国际注册企业教练（RCC）中国式沙盘模拟培训第一人授课风格：演说家的风采、战略家的气度、理论家的才华。谭老师的培训课程：理论与实践相结合，非常有效，使我们受益很多。——中国移动集团讲师风格个性化，易听；易懂；易执行。——南方石化谭老师很多实用的方法能直接用到工作中，在很大程度上提高了我们的沟通效率与管理能力。我们会再请谭老师给我们进行三天的培训。——绿城集团告别理论讲教、推崇实务操作、亲历案例分享、实战经验传导。——中海石油谭老师是集演说家、战略家、学者型于一身的魅力讲师！——联邦家居写作经历：谭先生多次在国内外管理类刊物上发表极具影响力的文章，包括《哈佛商业评论》、《经理人》、《销售与市场》、《商界》等；同时担任全球品牌网、营销传播网、价值中国网等网站专栏作家。主讲课程：《团队建设》、《公关技巧》、《卓越销售技巧》、《优势谈判》、《客户关系管理》、《店长管理》、《职业生涯规划》、《电话营销》、《大客户管理》等。主要客户:摩托罗拉、壳牌（中国）、中石油、中石化、中国移动、中国联通、中国建材、中国铝业、北车集团、中国工商银行、中国农业银行、光大银行、招商银行、一汽大众、海信、中信集团、山东鲁花、蒙牛、大连三洋、用友软件、曲美家具、美克美家、三一重工、万科房产、宇通集团、南方实业、清华大学、山东大学、南方电网、康明眼镜、三全食品、承德露露、奇瑞汽车、美的空调等。一、採購制度之規劃1.對採購功能之體認2.優秀採購人員應具備之條件3.採購部門之組織與地位4.採購制度與授權5.採購作業之流程與表單6.採購計畫與預算之編訂二、採購作業之執行1.採購策略之擬訂：數量、價格、品質2.採購作業之執行要領3.供應來源之尋找與評定4.詢價、報價單分析5.比價及議價技巧、簽約、交貨及驗收管理、付款方式三、採購作業之管制1.採購作業之績效評估稽核2.採購人員之管理、行為規範3.內部稽核4.採購內部協調四、案例介紹（台塑採購管理）五、綜合討論附錄一、採購制度之規劃1.對採購功能之體認『買』、『賣』是企業的主要活動，但企業界與學術界以往重賣輕買的現象卻相當普遍，偏頗的心態十分嚴重。而採購的角色，始終隱藏在生產管理或物料管理的範疇中，無法特立凸顯其重要性。採購是企業活動中最重要的功能之一，尤其是一般企業購料支出約佔製造成本55%以上；因此採購管理是否良好，對企業的存續與發展有舉足輕重的直接影響。採購之範圍，不但包括有形的物體，例如原、副料、機具設備、事務用品等；也包括無形的勞務，例如技術、服務等。在現今競爭激烈的全球化環境下，企業可藉著降低成本而達到立穩利基、增加顧客價值的目的。已經有越來越多的企業重視採購和資源管理，良好的採購和資源管理可降低成本，並提升品質與技術。2.優秀採購人員應具備之條件要完成採購重任，採購人員必須具備種種特質要件。採購人員必須具備之特質要件如下：（1）為人正直、誠正清廉。（2）值得信賴。（3）態度積極。（4）勤勉成性。（5）富協調性，樂於和他人溝通。（6）應變能力強，富彈性。（7）學習能力高。（8）處事周密。此外，經驗的累積亦是重要的因素之一。3.採購部門之組織與地位一般經營體系包括行銷、生產、會計、人事、物料、採購等功能。各功能相互連結而形成經營體系，而採購體系是整體體系中之不可或缺之一部分。所謂的管理體系，乃指為了遂行體系而進行實際的管理工作，其概要如下：（1）為追求有效的管理，必須透過組織來進行管理的工作，於是在創業時就是要規劃企業的組織。之後則視必要加以改善、變更。（2）管理工作事先要有計畫。計畫包括長程、短程計畫及預算等等。各部門的計畫包括從銷售、生產、財務、人事及物料採購計畫等。（3）有了計畫後，為了要達成計畫，必須對各種作業的執行加以控制，確保計畫能依循而為。這種組織的設立、計畫、執行、考核構成了管理循環。而採購方針與採購計畫的擬定，是依據前面所闡述的觀念，茲將採購管理的體系說明如下：採購方針的設定方式採購人員對外部而言，乃代表公司進行採購工作；而對公司內部而言，富有與有關部門密切配合以順利獲得所需物料之重責。採購方針應列入公司整體性方針中，其重要性可見一斑。採購方針可分為一般性基本方針與個別性執行方針，一般性基本方針是針對採購計畫與採購活動而設定，通常涵蓋下列範圍：（1）公司原料之自製與外購。（2）物料的採購與庫存。（3）長期契約與短期契約的簽訂。（4）供應商的選擇與評估。（5）上下游相互採購情形。（6）總公司採購與分公司採購。（7）採購部門與其相關部門。（8）採購作業與個人之關係。（9）採購人員的業務處理。（10）採購倫理的問題。採購計畫之內容所謂採購計畫就是對種種採購活動於事先就決定其處理的方法，並依循此方法，完成整個採購任務。因此採購計畫的內容，包括下列各項計畫：（1）採購品的市場調查。如採購品的市場變動，情資訊報收集，景氣變動的預測等。（2）協力廠商的調查與選擇。調查並選擇優良的供應商或協力商以確保物料的供應。（3）採購品的品質計畫，進廠計畫（交期計畫），供應商計畫等等。（4）採購的技術開發，如採購工程，工業工程，價值分析，系統工程等。幾乎所有的製造業公司，都有採購部門。但是在那些企業裡，採購的功能性並不被重視。以下簡述數項企業重視採購功能程度之影響因素。1.歷史性：公司歷史或許對於採購功能在公司的位置有最重要的影響力。在較早成立的公司，公司往往都對採購建立一套制式的程序。例如集中採購或分散採購。集中採購是指整個公司企業（包含母子公司、海外單位等），在採購時，是統合起來採購。集中採購和分散採購業界非常盛行。在一家沒有分公司的企業，就無集中採購與分散採購的名辭。當一家公司有許多單位分散各地時，集中採購與分散採購之運用極為重要。大宗且共同的物料，由總公司集中採購，由於數量大，又有專職人員負責，可使採購技術與情報較先進與靈通。且因採購數量大，可爭取較大價格折扣，並與供應商建立較良好關係。然而在零星、緊急、特殊、供應生產設備使用的小額採購時，重點在短期靈活調度，則以分散採購較為適當。集中採購的優點乃藉由大量購買，獲得價格上優勢。可是卻有一缺點，就是當大量購買時，事實上也就代表了訂單處理流程較缺乏彈性，無法及時訂購。這會降低當有生產需求時的回應速度。然而由於科技的進步，除了使企業可先行評估出正常的需求外，也有機制使得有特殊需求時，可直接和供應商接觸。如此，不但有大量購買所帶來的價格優勢，也能達到及時反應的優點。2.採購權之統一化：採購權之統一化在企業管理上相當重要。如果採購權不統一，企業內任何單位都可向外申購，將造成企業之混亂。一般而言，企業內各部門所需之物品應向採購部門請購，再由採購部門向外採購。若採購人員對某種物品不清楚時，應努力學習，認清物品以利採購的進行。無論如何，採購不得由未經授權核准人員進行。若沒有一個專業且唯一的採購團體，想發展和整合一企業的採購策略是很難的。現今，有幾項發展趨勢在美國大型企業產生。採購已變的較少戰術功能，而偏向戰略/策略功能、企業把生產與採購策略加入競爭策略計畫中。上述所說趨勢都需要一強有力的集權式採購團體作後盾，由他們來發展採購策略。沒有這樣的團體，企業採購策略將無法和整個公司組織整合。但針對分權式採購而言，採購人員必須對當地的營運需求有較多的瞭解，包括對產品、流程、企業等有較深入的認識。這些瞭解，可使買者和供應商之間發展出較良好的關係。3.產品開發支援：對於新產品和創新的需求，如果強於競爭者的話，可增進企業的競爭優勢。因為大部分的產品創新發生於作業單位水準，而分權式採購結構較容易支持新產品的發展。因為新產品會產生額外原物料需求，分權式採購結構之採購人員與供應商擁有良好默契，將更加容易取得。4.擁有權：有些組織偏好分權式，是因著眼於其無形的理由：擁有權。因為他們覺得，分權下，人員較能夠瞭解和支持部門目標。如果是在集權下，人員較不能瞭解部門需求。近幾年，一些公司偏向分權的模式。這些公司為了降低成本，降低其公司組織人員編制，包含集權式採購團體。此外，最近潮流開始趨向採購決策的核准由較低的管理等級決定。這樣的情況，降低了公司對集權式採購團體的需求。5.供應鏈管理：供應鏈管理是一個組織性的觀念，主要藉由使用完全系統觀點，強調在整合和管理物料的來源、流向及控制。有些公司其物料管理是直接報告委員會，可見物料管理在整合性供應鍊上的重要性。物料控制主要目的在能符合生產排程情況下，盡可能使原物料和在製品的存量最低，因此可使公司降低存貨持有成本。可是如考慮運輸部門，其和上述觀念就有相衝突之處。因為，如要降低存貨成本，勢必採取少量多次的訂購方式。而所增加的運送次數，和因小量而造成的運送工具未能使其產能最大，所造成的成本增加，將會使運輸部門和生產/倉儲部門產生績效上的衝突。如何加以考量，並決定出一合理的評量績效模型，將是管理當局挑戰的議題。為什麼公司會支持物料管理觀念呢？有幾項優點是顯而易見的：（1）可以增加對原料成本的控制力。（2）可使員工對全面性的系統有更深的瞭解，而非侷限於狹窄的功能上的觀念。（3）可使得不同部門間更能溝通、協調。我們可以藉由列出物料執行的作業，瞭解組織內的物料管理。就大多數的組織而言，都把採購視為在物料結構中最主要的功能。有70%的採購是對物料管理者負責的。其他的30%則是對另一經理人員負責。4.採購制度與授權採購必須考慮下列需求：（1）正確的價格購買物品。（2）正確的來源。（3）符合特定的要求。（4）正確的數量。（5）正確的時間運送、送達。（6）運送給正確的顧客。大多數的企業都有運輸部門或功能，因為其重要性是隨著採購數量的增多而增加的。對某些企業而言，運輸是採購有關最大的成本，尤其是在一些高度分散的公司。就如同把產品運送至顧客所需耗費的成本一樣，原物料的運輸成本控制，影響一家公司營運甚鉅。最近15年來，品質控制的重要性已越來越為人所重視。大多數的公司都已曉得，如想解決品質問題，應把重心放在供應商的供貨品質和事先預防上，而不是在事後的偵測。基於這個理由，公司重點已由檢驗供應商所運送來源物料的品質，轉換成從物料來源就應加以注意。這個觀念強調供應商在品質程序上扮演相當重要的角色。5.採購作業之流程與表單採購程序：在採購程序中，開出訂購單不過是採購程序的一部份而已。而採購計劃、物料來源、情報蒐集、適當採購時間以及其他重要影響因素都需事先加以決定。在一生產工廠裡，採購程序包括下列主要步驟：（1）採專責的人員開出請購單(PurchaseRequisition)，交予採購部門。（2）決定購買哪些物料及購買多少數量。（3）研究市場趨勢，並決定出最有利的購買時機。（4）決定物料供應來源以進行採購事項。（5）以詢價、報價、比價等程序決定有利價格，並選取適當供應商。（6）與供應商訂立採購合約並開具訂購單。（7）監督供應商準時交貨。（8）核對並完成採購交易行為，根據驗收單(ReceivingReport)或品質數量的檢驗報告，核對供應商狀況，並對供應商的不良品加以處理。一個採購程序是起源於先辨識出所需求的原料，使用者很清楚的知道在生產過程中所需求的原料，如此才能確保所購買的原物料符合需求。採購功能：在現今，管理人員重視採購管理，為達到成本降低、產品運送、品質增進、接觸新的技術、科技、生產循環時間的減少。由之前的資料顯示，企業有一半的支出是發生於採購上，由此可看出採購的重要性。要有成功的採購管理，需要許多不同的作業配合。採購功能有以下數項：（1）發展制度化的文件和供應商的策略材物料符合生產所需求。（2）發展和執行採購與供應商績效評估制度。（3）和供應商建立及時資訊系統。（4）建立有彈性的組織結構。（5）和工程、生產、供應商等，發展出良好互動關係。（6）和供應商共同發展出領導技術。採購作業流程，因採購來源與對象，而有些許差異，但最基本的流程仍大同小異。採購循環包含：（1）辨識採購需求。（2）潛在供應商資源評估。（3）選擇供應的資源。（4）收到原料。（5）持續性的績效評估和供應商管理