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上海百胜斯生物科技有限公司行政管理制度汇编目录第一章行政管理系统组织条例………………………………………………………………03第二章行政管理制度总则……………………………………………………………………05第三章印章管理………………………………………………………………………………06第四章办公自动化管理………………………………………………………………………07第五章行文管理………………………………………………………………………………09第六章列册与书籍管理………………………………………………………………………14第七章办公资产管理…………………………………………………………………………15第八章会议管理………………………………………………………………………………17第9章提案管理………………………………………………………………………………18第10章保密制度………………………………………………………………………………19第11章考勤管理……………………………………………………………………………20第12章值班管理……………………………………………………………………………21第13章车辆管理……………………………………………………………………………22第14章宿舍第15章管理……………………………………………………………………………24第16章办公环境管理与礼仪规范…………………………………………………………25第17章附则…………………………………………………………………………………27第一章行政组织条例一、总则（1）为健全公司的组织制度，（2）确保公司的合理运作，（3）特制定本条例。（4）公司将以市场需要为依据，（5）以效率为目标，（6）以全体员工为依靠，（7）不（8）断完善管理。（9）各职能部门和员工应当坚持相互服（10）务。（11）公司实行岗位责任制，（12）坚持因事设岗，（13）定岗定编责权对等，（14）分工协作，（15）统一指（16）挥的原则。二、组织机构（1）董事会是最高权力机构，（2）决定公司一切（3）重大事宜。董事长为公司的法定代表人。（4）董事、经理及财务负责人不（5）得兼任监事。监事会行使下列职权：1、检查公司财务；2、对董事、总经理执行公司职务时违反法律、法规或者公司章程行为进行监督；3、当董事和经理的行为损害公司的利益时，4、要求董事和经理予以纠正；5、提议召开临时股东会；监事列席董事会会议。（6）总经理直接对董事会负责，（7）执行董事会的各项决定，（8）组织和领导公司的日常经营工作。（9）总经理助理协助总经理处理公司经营的组织、协调和平衡工作。督导各部门按期完成公司下达的各项任务，（10）完善工作制度，（11）提高分管部门的工作效率。（12）公司管理机关设总经办、人力资源中心、财务管理中心、营销管中心、市场推广中心、监审中心六个部门。（13）公司组织架构：见下页三、岗位责任制（1）各部门领导负责对部门各岗位制定详细的岗位责任制，（2）行为准则和细则和规章，（3）以作为工作和考核的依据。同（4）时制定详细的岗位职务说明书，（5）作为员工培训依据。（6）各岗位人选实行公开竞争、择优录取的原则确定，（7）通常经过笔试、面试、试用和签约录用四个阶段，（8）由人力资源部统筹进行。（9）根据工作量适宜原则，（10）可以一岗多人，（11）一人多岗，（12）但会计与出纳不（13）能一人兼任。（14）各岗位人员外出或请假，（15）其主管应指（16）定他人暂時代理其岗位，（17）代理岗位者上岗前应进行培训，（18）暂时离岗者应交待有关事宜及提供后续支援，（19）主管应特别协助代理岗位者执行职务。各岗位不（20）得因人员流动造成缺岗。第二章行政管理制度总则行政管理的依据来自正式下发的中长期工作计划、规划，各种规章制度，组织政策规定及相关权限，上级的授权。行政管理必须做到有法可依、有法必依、令行禁止。（1）行政管理原则：1、服2、从指3、挥：对上级合乎法律和制度的指4、令都要服5、从,不6、得无故拖延上级布置的任务。7、逐级管理：上级对下级指8、挥和下级对上级的请示都要逐级进行，9、不10、得越级。上级可越级检查不11、可以越级指12、挥，13、下级可以越级申诉不14、可以越级请示。申诉用书面形式表达。15、一人负责：不16、论什么工作，17、上级应使最终负责任的人只有一个。18、连续工作：任何人任何形式的离岗，19、都要做好工作交接，20、不21、得使工作间断。22、及时复23、命：任何指24、令不25、管能否完成，26、必须在限定的短时间内向下达指27、令者回复28、。29、一致性：任何人无权改变公司制度规则，30、制度的改变必须按程序进行。31、指32、挥：在管理结构图或岗位设置图上有指33、挥线直接连接的上下级岗位之间有指34、挥与被指35、挥的关系。36、授权：包括常规性授权和临时性授权。授权时要把要求下级做什么，37、达到什么效果，38、赋予下级什么权力，39、必须清楚，同40、时应当把这种授权通知相关人员。授权应避免权力的交叉和重叠。临时性授权是指，41、任何管理者由于个人原因使自己的工作职责不42、能够亲自完成时，43、可通过授权的方式让下属完成。44、检查监督：任何管理者都有检查监督的职责，45、主要是本部门负责范围内的检查监督。（2）本制度规范公司的行政管理工作，（3）是公司整体管理制度的重要组分，（4）公司及所属职能部门、地区分部等，（5）不（6）论地域，（7）在行政作业事项中除国家有关规定外，（8）皆按本制度办理。（9）本制度旨在规范公司各级管理机构的行政管理，（10）建立统一、科学、严格的行政管理体制，（11）为进一步提升整体管理水平奠定基础。（12）行政管理是为实现管理目标而（13）进行的动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为的总和，（14）是区别于业务管理的企业基础管理。（15）行政管理有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。（16）本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。（17）行政效能管理的五项行为规定“五定模式”：1、定位……“人”的功能及角色的扮演，2、必须设定，3、才能实施权责与职责的机能。4、定点……内部实施与运用的各式表格、资料、文件等，5、必须设定固定的“责任区”和“置放区”，6、以确保操作的流程化，7、做有条不8、紊。各种文件资料必须分类列册管理。9、定向……依工作流程方法运转，10、在每一个环节，11、皆保持一定的操作方向，12、才不13、致混乱。14、定人……将工作责任到人，15、实施“个人责任制度”，16、在每一个环节流程中，17、无论是表格、资料、文件等，18、都必须落实到个人负责范围，19、以便执行查核、推动及督导。20、定时……将上述所列的各式内容，21、在日作业、周作业、月作业或季度作业中，22、无论是由上往下或由下往上，23、都必须设定“时间管制”以便加强效率运转。（18）员工必须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式，（19）进行工作流程，（20）任何口头请示、承诺或批准均为无效；能够以表格反馈的事项尽量不（21）以文字描述，（22）能够以图表描述的事项尽量不（23）用表格。第三章印信管理本制度规定了印章和介绍信保管及管理内容要求。一、印章的种类：（1）印鉴：指（2）公司向政府主管机关登记的公司印章或指（3）定业务专用的公司印章。（4）职衔章：刻有公司负责人职衔的印章。（5）部门章：刻有公司部门名（6）称的印章。（7）职衔签字章：指（8）刻有公司负责人职衔及签名（9）的印章。二、印章和介绍信的保管（1）公司印章和介绍信由总经办主任保管，（2）通常情况下，（3）总经理不（4）可直接保管公章。（5）合同（6）专用章由总经办主任保管；合同（7）专用章仅用于产品销售的业务合同，（8）公司的其他重要合同（9）必须使用公章。（10）财务专用章及公司负责人名（11）章等预留银行印鉴由公司财务负责人和总经办主任分别保管，（12）与银行支票分开管理，（13）支票及其他有价证券由出纳保管。（14）各职能部门的部门章由部门负责人指（15）定专人保管。（16）印鉴为公司的贵重物品，（17）各印章保管人须妥善保管好公司印章，（18）不（19）得私自用章，（20）并把好用印关。有遗失印鉴或用印违规失职者，（21）公司将视情节严重程度予以处分。三、用印、用信规定及手续（1）任何部门或任何人要盖公章，（2）必须填写《公章用印登记表》，（3）并经公司负责人同（4）意后方可用印，（5）并由总经办盖章。在公文上盖印是公文合法的标（6）志。因此，（7）必须正确无误，（8）认真对待。凡经领导签发的公文，（9）不（10）得漏盖印章或模糊不（11）清。盖章的位置放在公文年月日的中间。（12）任何部门或任何人要盖合同（13）专用章，（14）必须填写《合同（15）专用章用印登记表》并经公司负责人审核同（16）意后方可用印，（17）并由总经办盖章。（18）财务专用章及法人章必须根据已经由公司各级领导审核批准的财务凭证用印。（19）用部门章也须填写《××章用印登记表》，（20）并经部门负责人或其指（21）定职务代理人签字同（22）意后方可用印。（23）凡因公事须介绍信，（24）均由公司负责人签字同（25）意，（26）由总经办登记后，（27）出具介绍信，（28）并加盖公章。介绍信必须写明具体事由。（29）公司员工因个人私事要该公章，（30）必须经公司负责人审核同（31）意后，（32）总经办予以登记，（33）再行盖章。四、拒绝用印（1）禁止在空白纸上盖印。（2）非公事不（3）能开具介绍信（4）禁止开具空白介绍信。（5）对事由含糊不（6）清或模棱两可的不（7）予办理。第四章办公自动化管理电话和传真已经成为现代信息沟通的主要工具，本制度所指电话传真管理是从接收到最后处理的全部环节的完整程序化管理。本制度适用于总公司、分公司。一、电话、传真操作管理（1）接听电话时，（2）标（3）准用语为：“您好，（4）百胜斯公司”。（5）接听电话要迅速、准确，（6）用语简练、清晰、耐心。应在铃响2－（7）3声之间就拿起话筒。（8）接听电话时要做好记录准备，（9）主要是六大要素：何人、何地、何因、何事、何时、何果。（10）各部门必须有电话记录本，（11）并定期归档，（12）作为信息传递的重要基础资料。二、传真的接收（1）接收传真时注意几个要素：来电人姓名（2）、单位、传真页数，（3）重要程度，（4）送交时间，（5）送交部门，（6）送交何人。（7）传真不（8）清晰时，（9）必须及时要求重传，（10）直至清晰为止，（11）对于重要数字要进行核定。（12）收到传真后要立即登记在《传真记录簿》，（13）将相关要素记录清楚，（14）作好签收工作。三、电话与传真的传递与处理接听电话、传真后应立即填写《传真、电话处理单》，将有关信息及时反馈到相关部门或相关领导，具体要求是：（1）公司、部门负责人的重要电话、传真，（2）必须在电话结束后10分钟内与有关人员取得联系并及时准确地传达电话内容。（3）当无法与相关人员取得联系时，（4）必须根据事件急缓，（5）在尽可能短的时间内给来电者回复，（6）并继续与相关人员联系。（7）重要传真件必须复（8）印后立册归档。（9）任何有实质内容的传真与电话都必须记录在登记簿上。（10）重要传真、与电话必须按照传递、送审、处理、反馈的程序进行。四、电脑及网络管理：（1）电脑设备（2）作为我们工作必不（3）可少的重要工具，（4）计算机网是指（5）利用网络设备（6）、通信介质和适宜的组网技术与协议，（7）以及各类系统管理软件和应用软件，（8）将公司计算机和各种终端设备（9）有机地集成在一起，（10）用于培训、公司管理、信息资源共享等方面工作的计算机局域网络系统。各部门、各地区分部必须按本规定落实电脑及网络管理实施细则，（11）并严格执行。（12）公司所有计算机由办公室负责。未经办公室许可，（13）任何人不（14）得更换、损毁；不（15）得改变其物理的位置、性能；不（16）得改变其连接关系、