办公事务实训

办公事务实训教学计划目标：20学时熟悉办公礼仪，掌握基本办公能力，能够处理日常的行政事务；了解公文的基本格式，掌握请示、报告、通知、会议记录、会议纪要、简报等几种常用文书的写作方法；能够使用打印机、复印机、传真机等几种常用的办公设备。教学计划内容：一、办公礼仪二、公文写作三、办公设备使用工作情境朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多。该公司计划于9月底召开新产品的大型客户咨询洽谈会。more工作任务公司派办公室主任负责此项工作，迅速成立会务筹备处，所有任务由此展开……四人一组，设总经理1名、办公室主任1名、秘书2名。考核办法：课堂工作+实训报告+考勤角色导入四人一组，虚拟成立一家公司，并为公司命名。设总经理1名、办公室主任1名、行政秘书和外联秘书各1名。今后的实训都在自己的公司环境里完成。考核办法：成果展示工作步骤1、设计会议筹备方案；2、发布会议通知；3、准备文件材料；4、布置会场；5、会议接待；6、会议记录；7、完成会议纪要。Tip1:会议筹备方案会议筹备方案（参考模板）.docTip1：会议筹备方案方案的制定：1、确定会议主题2、确定会议的时间、地点3、确定会议规模4、确定会议议程5、确定会议文件和材料的准备6、确定会议组织机构（会议筹备组）、并进行分工会议筹备方案关于第六点的补充说明：1、大中型会议的筹备，一般需要组建会议筹备机构，可分为以下几个小组：会务组、秘书组、后勤组、宣传组、财务组、保卫组。2、将各项必须准备的事务一一列出，按需要在规定的时限内排出进程时间表，并对各项工作事务标明操办人，以便各负其责。3、要具体、有序、分工明确、责任到人，拟定的各项工作要切合实际需要，可操作性强；4、办公人员拟定好的会议筹备方案，必须经领导修改、审核、签批后，才能作为正式的会议筹备方案。会议筹备方案序号时间任务操办人主管备注1×月×日召开筹备会议办公室×××2×月×日制发会议通知秘书组×××2×月×日准备会议文件、资料秘书组×××3×月×日布置会场、安排座次会务组×××4×月×日音响、照明、通风、空调测试后勤组×××5×月×日清理分装代表文件袋宣传组×××……注：时间安排要合理、分工要科学、操办人和主管的选择要与其工作性质一致。工作任务分工：任务以小组为单位，拟定本次会议的筹备方案，要求方案明确具体、内容有序，责任到人。参考：会务工作.pptTip2：会议通知会议通知一般要写清楚以下10个问题：召开会议的根据、原因会议的名称会议的主持单位会议的内容和议程会议的起止时间会议的参加人员会议的地点、报到日期及具体报到地点对与会人员的具体要求举办单位的联系地址和电话一些会议通知都附带回执，以便于会议组织者确认会议通知通知发出注意事项：为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员、以示郑重。会议通知可用多种方式发出，例如，先发电子邮件，再通过电话确认。同时不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明，标明到达会址的地铁、公交等交通工具线路。会议通知写法：１、标题；2、通知对象；3、正文；4、署名和时间。会议通知写作的注意事项1内容准确，措施具体。2讲求时效。3语言简洁明了。任务根据会议内容，拟写一份会议通知（带回执）通知（模板）.doc电话礼仪接电话的礼仪：1、“铃响不过三声”原则2、拿起电话应先自报家门3、电话用语文明礼貌，注意音量、语气、语调4、记录重要信息5、通话完毕后，应等对方挂机后，再轻轻地放下电话，以示尊重思考：如何代接电话？电话礼仪打电话的礼仪：1、选择适当的时间和空间2、首先自报家门3、电话内容要简明、扼要4、通话完毕应道“再见”，轻轻放下电话思考：遇到中断的电话怎么办？参考：接打电话.pptTip3:文件材料的准备拟定会议日程表、签到表，打印相关文件材料。打印机、复印机、传真机的使用会议日程表的制作会议日程，是指会议在一定时间内的具体安排，一般采用简短的文字表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午，使人一目了然。会议日程以天为单位，包括会议全程的各项活动，是与会者安排个人时间的依据。注意：如果遇到几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面××协会专业技术研讨会日程表2007年9月6－7日日期时间内容地点9月6日（星期二）8：00－9：00报到、领取会议材料燕京饭店一层大厅9：00－9：30××领导致辞燕京饭店五层会议厅9：30—11：30××同志报告燕京饭店五层会议厅11：30－12：30午餐燕京饭店餐厅14：00－17：00××同志专业技术讲座燕京饭店五层会议厅签到表的制作会议名称××××研讨会主办单位××××时间××××年×月×日会议地点××××出席单位签名签到表任务四用word分别制作会议日程表、签到表，注意格式要美观Tip4：会场布置座次礼仪座次礼仪排列座次的五大技巧面门为上居中为上以右为上前排为上座次礼仪轿车(双排座)的座次情况一：主人亲自开车时，上座是副驾驶座情况二：专职司机开车，上座为后排右座会场布置在开会之前，一定要亲自去检查一下会场，看会场的管理人员的态度如何、会场的布置和设备怎样，对一些关键的地方要作详细的记录。不论会议设备是由谁提供的，在会前一定要对所有设备进行检查。有时还有必要对灯光和投影仪等进行预演。Tip5：会议接待介绍礼仪名片礼仪握手礼仪服饰礼仪介绍礼仪在交际场合结识朋友，可自我介绍相识，也可由第三方介绍介绍的标准化顺序：“位低者先行”。应先把身份低的介绍给身份高的、年轻的介绍给年长的、男士介绍给女士名片礼仪名片使用的“三不”原则1、不随便涂改2、不提供私宅电话3、不印两个以上的头衔名片礼仪名片的递送递送时应将名片正面面向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：“这是我的名片，请多关照。”交换名片的顺序一般是：“客先主后，身份低者先，身份高者后”。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远名片礼仪名片的接受1、起身迎接2、表示谢意3、接过名片一定要看4、把自己名片及时地回赠对方名片礼仪名片的存放接过对方的名片切不可随意摆弄不可将对方名片扔在桌上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里。应放在自己的名片包里、上衣口袋里、办公室的抽屉里，以示尊重思考：如何向别人索取名片？握手礼仪标准化的手位：手掌与地面垂直，手尖稍稍向下，四指并拢拇指适当张开力度：稍稍用力时间：一般三到五秒钟，如果是熟人、或是表示鼓励、慰问和热情，时间可以稍微延长，但也不要长过三十秒握手的同时要寒暄致意握手礼仪标准的伸手顺序：位高者先伸手。由年长者、身份高者、妇女先伸手与多人握手的顺序：由尊而卑、由近及远握手礼仪握手的几个基本禁忌心不在焉左手相握带着手套交叉握手任务情景一：实习秘书小陶被安排去北京首都机场接公司客户，客人一男一女，男士为其单位主管，女士为一般员工。小陶接到客人后首先做自我介绍，并主动热情地伸出右手和他们一一握手，表示欢迎；同时，帮客人将行李都放入行李箱，并引导客人乘车。小陶打开轿车前门，以手示意，请男客人坐在副驾驶座位上，并说：“请您坐在这个位置上吧，这儿宽敞，视野也开阔。”之后，又打开车左后门，让女客人和自己一起坐在后排。司机驾车开回公司，一路上无话。思考：1．请判断实习秘书小陶接待客人的过程中，有哪些失礼之处，并说明理由。2．如果你是小陶，在机场到公司的途中，会选择什么样的话题，来和客人交谈？任务由于客户来自全国各地，公司特别安排秘书小宋负责安排与会人员的返程订票工作。小宋想先解决容易预定的近处预定者的车票，再慢慢解决远处难以解决的车票、机票，而且他想当然的认为，只要为大家尽可能预定火车硬卧票就行了。结果，活动结束后，部分客户因为不能及时拿到返程车票、机票，对主办公司有些不满，还有一些客户拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹的比较不愉快。思考：1.小宋的工作出了什么问题？2.如果你是小宋的领导，如何应对目前的状况，来化解客户的不满？Tip6：会议记录一、会议记录的使用范围书面材料(会议记录)会议现场会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录会议记录二、会议记录的作用1真实正确地反映会议情况,对会议整体情况所作的真实记载。2整理会议文件、汇报会议精神、研究工作等存查备考的一种资料。3编写会议简报和撰写会议纪要的重要资料。4作为原始资料编入档案长期保存，供必要时查阅。会议记录三、会议记录的基本格式和写法会议记录，有“笔录”、“录音”、“录像”等几种操作手法，“录音”、“录像”只是一种手段，最终还是要将录下的内容还原成文字。“笔录”和“录音”、“录像”相辅相成，能使记录更准确、更真实、更可靠。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(一)会议记录的写作方法1.摘要记录这是一般会议常用的方法。它不是有言必录，而是只记录要点、结论和会议上讨论的问题，以及通过的决定、决议等主要内容。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(一)会议记录的写作方法2.详细记录这种方法一般用于重要会议。要求详细记录，尤其是对领导人讲话和重要的决议，要尽量记录原话，这种记录一般采用速记法，会后还要进行整理。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分会议的内容(会议议题、发言人及发言内容、会议决议)会议的组织情况(包括标题、会议概况)会议记录记录的结尾部分(散会时间及主持人、记录人签字)会议概况含开会时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分1.第一部分:记录会议的组织情况。包括标题、会议概况(含开会时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人)等，这些内容要在会议主持人宣布开会之前写好。会议记录标题可以有两种写法：(1)会议名称+文种，如“××学院教学会议记录”。(2)只用文种为标题，如“会议记录”。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分2.第二部分:记录会议的内容。一般包括会议主持人的发言，会议上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，以及通过的决定等，就是常说的会议议题、发言人及发言内容、会议决议。注意：记录每个发言人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号，再记发言内容。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分2.第二部分:记录会议的内容。重点要记录：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分3.第三部分:记录的结尾部分。先另起一行，写明“散会”并注明时间。然后在右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”。会议记录四、会议记录的要求1、真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容真实可信、准确无误；2、完整：必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整记录下来，不能遗漏；3、简洁：会议记录是将会议进程以简明扼要的形式表达出来，会议中与主题无关的言论可不记录，要做到重点突出。会议记录模板××公司办公会议记录时间：××××年×月×日×时地点：公司办公楼五楼大会议室出席人：×××××××××××××××……缺席人：×××××××××……主持人：公司总经理×××记录人：秘书××主要议题：××××发言记录：×××:………………………………………………………………×××:………………………………………………………………散会×点×分主持人：×××(签名)记录人：×××(签名)任