企业文书档案管理

贯彻《企业档案规范》做好企业文书档案工作前言•随着企业的改革、发展,无论是外在要求，如:公司改革、产权多元化;还是内在的需要,如:科学决策、优化资源配置、严格管理等，都需要企业具有完整、准确、系统和有效的档案信息的支撑与证明。•《规范》制定，对于规范新时期的企业档案工作，有着重要意义。作为企业档案工作体系的企业文书档案工作，如何在工作中，贯彻和领会《规范》精神与内涵，以此为契机，在实践中运用好《规范》，做好企业文书档案工作，是我们广大档案工作者思考的问题。一、认真学习《规范》，深刻领会其精神与内涵，《规范》有以下特点：1.《规范》提出了资产观，信息观等创新性观念。《规范》首次将企业档案界定为企业知识资产和信息资源的重要组成部份，2.《规范》的制定，体现了系统论的思想。一方面“把领导作用”和“全员参与”这两项管理原则作了突出的体现和要求，另一方面，《规范》从档案工作多个方面进行了规定，强调了系统内各要素的整体发展的重要性.3.《规范》体现了因企制档的思想。既对规范提出了要求，又给各个企业选择性使用提供了空间。二、认真领会《规范》精神，查缺补漏，在实践中贯彻和运用《规范》（一）吸收《规范》中，资产观、信息观等新思想，新观念，运用到文书档案管理的实践中，创新性地开展工作。树立资产观，资源观做好文书档案的收集、整理、鉴定等基础工作。站在档案是企业重要资产的高度，重视档案收集，整理，及产权变动中档案处置等基础工作。跳出档案、看档案，把档案作为企业的重要资产来审视，作为企业的知识资源来建设，并把这些理念体现在以下具体工作环节中：1、收集环节•转变观念，注意收集内容的丰富性，来源的广泛性，载体的多样性，收集方式的灵活性.•从收集的内容看，除收集日常管理工作中产生的文件外，还应收集：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件（7.3.2.1）。•从收集的范围看，注意档案收集的广度与深度，除收集一般工作中产生的档案外，还应注意收集《规范》规定的以下内容的档案与资料：7.4.2.1所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。7.4.2.2根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。1、收集环节•7.4.2.3根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。7.4.2.4可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。7.4.2.5可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。•从收集的归档文件的来源看，不仅要注意收集本企业内部形成的文件，还应注意收集本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。•从收集的载体看，除了收集纸制档案外，还应注重在信息化环境中产生的电子档案，缩微品等新型载体的档案。1、收集环节•从归档的时间看，除了按常规，每年归档一次外，还应对特殊情况下产生的档案，采取灵活多样的收集方式。•《规范》规定：7.3.3.3产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档7.3.3.5电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。•7.3.3.6磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后应及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。7.3.3.7更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。2、鉴定环节•要站在对企业资产高度负责的角度，以审慎的态度做好以下工作：首先要成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。•档案的保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。•对于对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。3、开发利用环节•不仅要把档案作为企业的资产、收集好、保管好，还应处理好档案保密与开放的关系，符合企业知识产权保护的要求，从维护企业利益的角度，加强档案检索系统建设，采取多种方式，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。•“以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合与开发，为企业研发、生产、经营和持续发展提供有效服务”，提高企业资产的增值，保值及对资产的运营能力，提高企业的核心竟争力。4、工作模式•适应现代企业投资主体多元化的新形势，创新工作模式，管好文书档案。•以资产关系为纽带，实行统一领导，统一制度、统一标准、统一管理。改变以往单一的工作模式，把握住“资产关系”这一主线，资产延伸到哪儿，档案工作就延伸到哪儿，避免出现文书档案管理的真空。二、认真领会《规范》精神，查缺补漏，在实践中贯彻和运用《规范》（二）树立系统观，促进文书档案工作的整体发展。1、对照《规范》，多措并举，做好文书档案工作。《企业档案工作规范》对企业档案工作的组织建设、工作制度、业务建设、档案信息化、档案的设施、设备等多个方面，都做了详细规定，并提出了标准化的要求，因此，只要我们对照《规范》要求查缺补漏，对各短板工作都逐一加以完善，就能使文书档案工作真正得到提高。（二）树立系统观，促进文书档案工作的整体发展。2、树立一种责任意识，处理好与各业务部门的关系，提高文书档案工作的质量与效率。•首先要加大《规范》的宣贯力度，使领导理解和重视档案工作，使各形成部门明确各自的职责，自觉地与档案部门配合。•其次，文书档案人员应主动介入到档案生成的全过程中去，提出档案管理的原则和质量要求，加强对档案的全程监控，加强档案生成前端的控制，以保证归档文件的完整、准确、系统，其制成材料有利于长久保存。（二）树立系统观，促进文书档案工作的整体发展。3、树立一种标准意识、规范意识。《规范》首次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管理标准，《规范》的实施将促使档案工作从过去行政管理方法转向规范性要求。•文书档案管理涉及的业务标准和规范主要有：档发（2004）4号文《国有企业文件材料归档办法》，GB/T9705《文书档案案卷格式》、DA/T22《归档文件整理规则》，GB/T17678.1《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，GB/T18894《电子文件归档与管理规范》.三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。（一）企业文件的归档范围问题。《规范》中，通过附录A的形式，例举了企业文件的归档范围。附录是基于工业企业的管理实践，制定的，对我们冶金行业来说也有很大的参考价值。它体现了现代企业发展的新特点，补充了很多现代企业在经营管理活动中生成的材料，是我们现行的《冶金档案分类规则》中，例举的档案归档范围的一个很好的补充。三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。与《冶金档案分类规则》相比，附录有以下特点：1、体现了经营活动在企业实践活动中的重要性，把经营管理类放到了各类档案之首，细化了产品销售环节的归档材料内容，并把合同管理单列出来。2、增加了企业的资产管理活动中产生的档案，例如企业房产、土地方面的文件，企业产权变动中产生的文件，增加了对外投资产生的文件，多种经营管理中产生的文件，境外项目管理中产生的文件。三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。3、附录体现了企业档案满足企业在诚信经营，知识产权保护，维护自身形象方面的需求，增加了信用管理中产生的文件，及企业知识产权管理中产生的文件，及企业文化建设方面的文件。4、增加了一些重要的资料作为归档范围，例如单位编辑的出版物样本与定稿，反映本企业活动的报刊与广播稿。三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。（二）保管期限问题。与《治金档案分类规则》不同，不采用永久，长期、短期，这样的划分方法，而分为永久，定期（10年，30年）这样的具体年限标识法。•凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管；凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。•对各类文件的保管期限的划定，有一个很突出的特点就是：体现了对企业资产管理活动中产生的档案的重视，例如；房产、土地方面的，对外投资方面的，企业产权变动中的文件材料，大多都作永久保管。三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。（三）推行《归档文件整理规则》问题。该规则是为了适应档案管理信息化的新形势而产生的，它出台的宗旨是为了‘简化整理，深化检索“。它有以下特点：1、它打破了以案卷为整理单位的做法，以“件”为整理单位，进行装订、分类、编号、编目、装盒，简化了整理程序。三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。2、它的排列是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。3、它增加了归档章这样的项目。编号时，逐件在文件首页上端的空白处，加盖归档章，并填写相应内容。归档章设置了全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，还设置了机构（问题）等选择项。归档章样式（全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。4、件号分室编件号，与馆编件号。分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。5、与旧的文件整理方法相比，在归档文件目录，档案盒及备考表方面，都有所变化，具体可见以下图示及照片。归档文件目录样式件号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录归档文件目录封面样式归档文件目录*全宗名称*年度*保管期限*机构（问题）备考表样式盒内文件情况说明整理人：检查人：年月日三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。6、执行《文件归档整理规则》时，应结合企业自身特点.一方面各个企业信息化程度各不样，另一方面《规则》是征对机关文件情况制定的，而企业文件资料来源广泛，不象机关部门单纯，例如一些专项工作材料，如：行政工资介绍信、审计案卷、违纪案卷等，怎么鉴定“件”，怎么排列，才既符合《规则》要求，又遵循了文件的形成规律，保持了文件的有机联系。这些问题都需要结合《规则》进一步思考，进一步细化。因此在贯彻实施时，应结合自身文件资料的特点，重新制定实施细则，才具备可操作性。三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。（四）电子文件的归档问题。要重视电子文件的归档。按《规范》要求：8.2.1电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。•8.2.2企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。•8.2.4电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T17678.1和GB/T18894。•8.2.5加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。•8.2.6文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。结束语希望通过此次学习，能为大家如何贯彻《规范》精神，做好文书档案工作，提供一个思路，也希望大家能以此为契机，规范好文书档案的各项工作，结合自身实际，把《规范》精神落实到各项工作细节当中，使我们的工作就此上一个台阶。最后，水平有限，不足之处，敬请各位给予指正。谢谢大家！