采购供应部机构、岗位设置和工作职责

采购供应部机构、岗位设置和工作职责为加强采购供应部内部管理，理顺各专业管理口和采购业务口的工作分工和工作职责，强化业务开展，具体落实岗位职责，实现各类业务、管理工作的均衡、有序推进，根据公司赋予我部的管理职能和特定业务性质，特制定本制度。一、采购供应部机构设置1、设置原则：（1）外部采购与内部管理相区别原则，即在整体机构设置上按照工作类型、对象和要求，区别为外部采购业务机构和内部管理机构两大板块。（2）专业化分工与集中式管理相结合原则，即按照采购物资的属性特征和采购政策对采购业务机构进行专业化分工，同时对于一般性的管理内容（如计划与预算管理、事务性管理等）实行集中归并，精简采购作业，提高管理效率。（3）不相容岗位分离原则，即对不符合公司内部控制管理有关规定的职能进行分离管理（如合同的草签、审核与签定、执行、结算与付款进行分口操作）。（4）一体化运作原则，即通过完全的工作流程耦合和工作团队协作，实现内外互动、相互制约、相互促进的一体化运转效果。2、设置内容（1）内部管理机构内部管理机构是我部负责采购、供应管理的事务性管理工作机构，承担保障部内日常工作正常有序开展所必要的计划、协调、指挥、督办、审核、监督、一般性事务处理等管理职能。为强化管理工作的开展，我部设置计划预算中心和综合事务管理中心两大内部管理机构。计划预算中心下设供应调度室、综合事务管理中心下设信息管理室。（2）采购业务机构采购业务机构是我部负责与外部市场（供应商）进行对接的业务操作工作机构，承担搜索货源、保证物资采购数量与质量、价格谈判、发展与改进与供应商关系等职能。按照物资属性和采购政策的区分，我部设置七个专业采购机构。分别是：生铁采购口、废钢采购口（含返回钢采购）、合金采购口、燃料采购口、耐材辅料采购口、设备备件采购口和五金材料采购口。二、采购供应部机构工作职责1、计划预算中心（1）负责归口管理采购供应部年度、月度、周、日各类物资采购预算、采购计划的组织编制、审核、报审、下达和督办；（2）负责组织编制和下达、督办物资进厂计划；（3）负责归口管理公司原辅材料的供应调度、协调指挥；（4）负责对分厂（部门）原辅材料使用信息的跟踪、收集、上报；负责对原辅材料库存信息进行实时动态掌握和控制、平衡；负责对到货验收、入库信息进行管理；负责跟踪、收集和控制废钢等物资的内部加工情况信息；（5）负责确定和调整各类原辅材料库存的合理上、下限；（6）负责采购供应部预算、计划执行情况的专业分析，提供考核意见和建议；（7）负责合理调度和平衡控制物流路线，控制内部运输费用；（8）负责电力、天然气、自来水等外购能源介质的集中采购；（9）负责各类原料物资的盘点管理。2、综合事务管理中心（1）负责采购供应部各项内部管理制度的制定、实施；（2）负责采购供应部供应商综合管理；（3）负责采购供应部合同综合管理；（4）负责采购供应部内部机构、岗位绩效统计考核；（5）负责采购供应部信息化建设和数据集中维护；（6）负责牵头组织市场调研和采购政策的制订、审核、报批；（7）负责采购供应部内部文书的集中管理和外部技术文本、产品样本等的收集归类；（（8）负责物资采购结算付款的票据检验、审核、报批和输入计算机系统、办理结算手续；（9）负责采购供应部的对外接待事务工作的安排；（10）负责采购供应部的人事管理。3、各采购业务口（1）在计划预算口的组织下，负责编制各类采购物资的年度、月度、周分项采购预算，并按照公司下达的审批采购预算具体执行；（2）负责寻找、确定货源，并与选定的供应商开展物资采购询价、招标工作；（3）在规定权限内选择供应商开展采购业务谈判，完成合同草签报综合管理中心审批，并按批准签定的合同具体执行；（4）在综合管理中心的牵头组织下，负责完成归口承担的各类物资的市场情况调研，并制订和提出采购政策建议；（5）负责采购催货，编制物资进厂计划并报计划预算中心；（6）负责积极发展和改善与供应商的关系，提供对供应商管理与考核的意见和建议；（7）定期完成并上报专业分析，不定期向综合管理中心提供和反馈市场供应商信息。三、采购供应部岗位职责（共47个岗位）（一）计划预算中心（13个岗位）1、主管（1名）（1）负责组织年度、月度物料供应计划和采购预算的编制和报批；负责周、日物料供应计划的编制、执行；（2）负责组织编制月度、周、日原料物资进厂计划，并对进厂计划的执行进行总督办；（3）负责组织对年度、月度计划、预算的执行进行汇总分析，并对计划、预算的执行提出考核意见；（4）负责电力、天然气、自来水等能源介质的集中采购，并牵头组织进行能源介质采购的协调；（5）负责牵头组织原料物资进厂验收、库存、使用情况的信息综合管理；（6）对原料物资的供应进行总协调；（7）负责组织各类原料物资的盘点管理；（8）对计划预算中心的其他归口管理事项总负责。2、主办（1名）（1）负责协助主管完成计划预算中心的归口管理事项，在主管因故不在的情况下，代行主管职权；（2）具体负责分管原料物资进厂计划的汇总平衡、编制、报审、组织实施与督办；（3）负责分管原料物资库存的综合管理（包括合理库存、库存信息、原料物资使用情况跟踪评价、原料物资盘点等）；（4）负责分管原料物资供应计划完成情况的专业分析和采购预算执行情况的汇总管理。3、调度长（1名）（1）负责分管各类原料物资进厂、供应计划的执行和原料物资的日常综合调度指挥；（2）负责合理调度和平衡控制物流路线，控制内部运输费用；（3）负责与分厂（部门）的原料物资的供应协调；（4）负责与物流公司进行对口协调，组织各类原料库存信息的跟踪与收集。4、计划员（5名）（生废、燃料、耐材、五金、设备各口对应1个计划员）（1）负责编制专门原料物资的采购计划，审核、报批和下达专门原料物资的采购预算，并确定采购周期和进度要求，编制、报批和督办进厂计划的执行；（2）负责掌握专门原料物资的实物库存、质量验收情况，对专业采购口实际采购到货进厂情况、专门原料物资使用情况的收集、统计、整理工作，监督采购计划的执行，并对采购计划的执行提出考核意见和建议；（3）负责日常接受、审定专门原料物资的使用部门供应需求（到品种），与物流公司和调度员接口，下达专门原料物资（到品种）发放的指令；（4）负责对所分管的专门原料物资的盘点管理。5、调度员（设置4人）（1）负责掌握各分厂的生产品种及生产状况，进出料部门装卸设备的完好情况，以便及时调整出料计划。（2）负责对原料进厂及发放的具体安排，在不影响冶炼质量的情况下，根据货源的质量情况，合理搭配不同品级的原材料。（3）集中进货时，及时安排分流转向，减少待卸，节约运费。（4）负责供应过程中产生矛盾的协调。（二）综合事务管理中心（7个岗位）1、主管（1名）（1）负责组织领导综合事务中心的各项工作的开展，并负总责；（2）负责采购供应部各项内部管理制度的制定、实施；（3）负责牵头组织供应商综合管理；（4）负责牵头组织市场调研和采购政策的制订、审核、报批；（5）负责采购内部机构设立与调整、人员录用与调整、岗位绩效考核和激励政策的制订、上报与执行。2、主办（1名）（1）负责分管采购供应部信息化建设和数据集中维护；（2）负责分管采购供应部内部文书的集中管理；（3）负责采购供应部合同综合管理；（4）负责分管物资采购结算付款的凭证与票据的检验、审核、报批和输入计算机系统、办理结算手续；（5）负责分管采购供应部的对外接待事务工作的安排；（6）在主管因故不在的情况下，代行主管职权。3、合同管理员（1名）（1）负责对采购业务口所草签的各类采购合同进行文本规范、标的、价格、扩展条款的审核，按规定的报批流程、签定权限办理合同订立，在确认保证金缴纳后，送入合同计算机信息库；（2）根据计划员提供的验收入库凭证、采购员转来的发票，负责进行合同匹配审核，并负责对执行完毕的原料物资采购合同进行销帐（计算机合同信息库）和归档；（3）对已到期、但未执行或部分执行的合同进行集中管理，在督促和征求相关采购业务口意见后，确定作废或展期（只允许一次，跨度不超过1个月），报部长审核后执行；（4）负责合同修改的集中管理，直接参与采购业务口与供应商的合同变更、修改的洽谈和监督，并根据上报部长批准的结果修改相应合同条款。（5）负责整理统计汇总各采购业务口合同签定、执行履约情况，并提出对相关业务口的考核建议；（6）负责与法务室保持经常性工作联络，定期对各类采购合同的文本和条款进行修订和调整，保障公司利益。4、数据信息管理员（2名）（1）负责牵头组织部内各类内部信息、外部信息的规范化集中管理，明确各类信息的分工收集、保送方式和汇总整理归纳，并按照规定要求编制管理报表和统计报表，并定期发布提供；（2）负责对合同管理人员转来的各类采购合同的结算管理，在验收凭证、发票、合同执行完毕确认凭证齐全的条件下，送入计算机系统登记记录后，交计划财务部办理结算付款申请手续，并对结算付款进行跟踪和销帐；（3）负责采购供应部内部计算机系统的软、硬件配置和系统的日常维护，并按照公司信息化建设的要求进行衔接、调整、完善和开展工作；5、供应商管理员（2名，兼市场调研员）（1）负责牵头组织对供应商实施定期的资质认证管理；（2）负责对供应商实行集中管理，接受供应商申请，并进行确认认证工作，并按照统一的标准对供应商进行分类、分级，设立、调整和修改对供应商的考核模式，选定采购业务口所对应的合作供应商范围；（3）负责对供应商群体进行定期动态优化，在对供应商进行年度、季度考核结果的基础上，提出调整建议并根据部长批准结果对供应商群体进行调整；（4）负责牵头组织对重点原料物资、重点供应商情况、重点市场区域动态进行定期和不定期调研和动态跟踪，并制订和提出相应原料物资的采购政策方案。（三）生铁采购口（设置3个岗位）1、采购业务经理（1名）：（1）负责组织领导生铁采购业务的开展，并负责直接与供应商进行询价、谈判和合同草签，并在规定的权限范围内签定经综合事务管理中心审核通过的采购合同；（2）负责组织编制年度、月度生铁采购预算初案并上报计划预算中心，根据公司审定下达的采购预算具体组织实施，并组织编写年度、月度生铁采购预算执行情况分析；（3）在综合事务中心的组织下，负责组织对生铁资源市场情况的变化及价格走势的预测等市场信息进行收集、汇总和上报，并根据市场变化，提出采购政策调整的意见和建议；（4）负责对生铁供应商的关系维护，对生铁供应商资质进行初步审核，对供应商资质、产品质量、售后服务等做阶段性的评定，提出调整建议；（5）负责组织对生铁采购资源的催货管理及质量异议善后处理；（6）负责对生铁发票验证的管理并负总责。2、业务员：（1）负责寻找货源并与供应商进行合同的询价、洽谈、草签；（2）负责具体了解并收集生铁资源、市场价格的信息，掌握供需情况的变化；（3）在综合事务中心的组织下，负责生铁供应商的资质鉴定和关系维护，并按照统一要求，对供应商的合同执行情况进行跟踪评价，并提出考核建议；（4）负责质量异议的的记录及处理，质量跟踪及进度落实；（5）负责生铁资源的催货，并根据合同要求编制进厂计划报计划预算中心；（6）负责对供应商的发票具体验证管理，接受计划预算中心验收凭证后，对发票进行验证，符合规定要求并经采购经理批准后，报综合事务中心办理结算。（四）废钢采购口（设置5个岗位）1、采购业务经理（1名）：（1）负责组织领导废钢、返回钢采购业务的开展，并负责直接与供应商进行询价、谈判和合同草签，并在规定的权限范围内签定经综合事务管理中心审核通过的采购合同；（2）负责组织编制年度、月度废钢、返回钢采购预算初案并上报计划预算中心，根据公司审定下达的采购预算具体组织实施，并组织编写年度、月度生铁采购预算执行情况分析；（3）在综合事务中心的组织下，负责组织对废钢、返回钢资源市场情况的变化及价格走势的预测等市场信息进行收集、汇总和上报，并根据市场变化，提出采购政策调整的意见和建议；（4）负责对废钢、返回钢供应商的关系维护，对废钢、返回钢供应商资质进行初步审核，对供应商资质、产品质量、售后服务等做阶段性的评定，提出调整建议；（5）负责组织对废钢、返回钢采