企业档案管理

如何开展档案工作本单位档案工作有档案员与各部门兼职档案员共同完成。坚持谁办理工作，谁立卷原则，档案员指导监督各个部门档案工作。年终交到档案部门。一、文书档案整理基本原则和标准（一）归档文件材料应收集齐全完整；遵循文件材料的形成规律，保持文件之间有机联系；区分文件材料不同价值，便于保管和利用。二、档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。（一）基本概念：1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。2、归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行收集、装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。3、全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文，是一个预算会计单位或独立的经济核算单位一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。4、全宗号：是档案馆给立档单位的代号。《机关文书档保管期限表》，这是一个范本，每个单位要根据这个范本制定属于自己单位《机关文书档保管期限表》。作用：能够准确划分文件期限和价值，是每个档案员必备素质。1、请示、批复、通知、议程、报告、讨论通过的文件、决议、纪要等文件材料；行政管理工作制度、程序、规定文件材料；本部门制定的方针、政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料；年度、年度以上的计划、总结、统计材料；人事任免文件；职工录用、转正、调资、辞职、人事考核、职工名册等资料；房产、土地所有权和使用权的文件材料，保存期限：永久。2、本部门请示与上级领导批复、批示重要的永久，一般的30年；3、同级或下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等资料重要的永久、一般30年；行政处罚、处分等文件重要的永久，一般30年；5、与有关单位的合同、协议等文件材料，重要的永久、一般的10年；6、重要的筹备工作、小组会议记录、总结等文件材料30年；7、讨论未通过的文件；情况反映、工作简报；保安部门的安全检查、调查记录；年度以下的计划、总结、统计材料，保存期限：10年。档案复式分类方法：将年度、机构（部门）、保管期限三种分类方法组合起来使用，就是复式分类方式。即先将归档文件按年度分开，每个年度归档按机构（部门）分开，每个部门下按保管期限分类。排列：⑴把同一年度、同一类、同一保管期限排在一起，即立档部门每年只编永久、30年、10年三条流水号，分开排列。⑵在同一保管期限内，把同一机构有内在联系的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。⑶在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后顺序排列。企业档案分类方案1、管理类GL2、CP产品生产类3、KY科研开发类4、JS项目建设类5、SB设备仪器类6、KJ会计业务类7、ZG职工管理类具体化分：一、管理类1、本企业设立、变更、解散过程文件材料1.1本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本企业的相关文件材料1.2本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料1.3本企业章程送审稿、批准稿及正式文本1.4企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料2本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料2.1本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料，发起人协议2.2董事会、监事会、股东代表大会会议形成的文件材料2.2.1会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单2.2.2讨论未通过的文件材料2.3董事、监事、股东履职和维护权益过程形成的文件材料2.3.1重要的2.3.2一般的3本企业资本登记、资本变动、融资文件材料3.1国有资产管理部门对本企业国有资本金核算、确认、划转、变更的文件材料3.2其他非国有组织或机构资本对本企业投资、投入核算登记、确认文件材料3.3本企业证券和股票发行、增资扩股、股权变更等文件材料3.3.1上市辅导和准备阶段形成的文件材料3.3.1.1评估报告、审计报告、承销商出具的核查意见，股票发行上市辅导汇总报告、发行人律师意见书，律师工作报告、股东大会决议、董事会通过的资金运用方案决议、固定资产投资项目建议书、招股说明书及发行公告（含财务报告、盈利预测报告）3.3.1.2与中介机构签订的上市辅导协议、尽职调查材料3.3.2发行申请书、证监会核准文件材料、审核过程中提出的审核反馈意见3.3.3股票发行申请报告及证券交易所的批复、发行方案、股票发行定价分析报告、路演推介文件材料3.3.4上市推荐书、上市公告书、确定股票挂牌简称的函3.3.5股票首次发行过程中形成的其他文件材料3.3.5.1重要事项3.3.5.2一般事项3.3.6股票增发、配股文件材料3.3.7增资扩股文件材料3.3.8股权转让文件材料3.3.9债权融资文件材料3.4本企业股东、股权登记文件材料3.5本企业融资工作中形成的其他文件材料3.5.1重要事项3.5.2一般事项4本企业资产管理文件材料4.1资产权属证明文件材料4.1.1本企业土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料，重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料，自然资源的所有权、使用权、收益权等申请、批准、登记的文件材料4.1.2本企业拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料4.1.3本企业特许经营权证文件材料，本企业资质认证、商誉评估、信用评级等文件材料4.1.4本企业其他固定资产和无形资产权属文件材料4.1.5本企业境外资产与产权权属文件材料4.1.5.1重要的4.1.5.2一般的4.2本企业资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料，因产权变动所致职工身份变化的材料4.3本企业其他债权、债务登记文件材料4.3.1重要的4.3.2一般的4.4境内、外投资文件材料4.4.1投资企业董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料，股权证、转让协议等股权管理文件材料4.4.2本企业在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料4.4.2.1重要的4.4.2.2一般的5本企业总经理办公会、党政联席会会议文件材料5.1通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料，参加人员名单5.2讨论未通过的文件材料6本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料6.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像6.1.1重要的6.1.2一般的6.2代表发言、经验交流文件材料、简报7本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料7.1请示、批复、申办和筹办组委会组建文件材料、主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计、简报、新闻报道7.2代表发言、经验交流7.3委员会、分会会议和学术会议的讨论记录，会议代表登记表、接待安排8有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料8.1重要的8.2一般的9本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示9.1重要事项9.2一般事项、无批复重要事项9.3无批复的一般事项10本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料10.1涉及本企业经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料10.2与本企业经营管理等工作有关的一般性文件材料11本企业与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往文件材料11.1本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料11.1.1重要事项11.1.2一般事项11.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料11.2.1重要事项11.2.2一般事项11.3本企业与所属境外企业和机构业务往来文件材料11.4本企业与其他单位或个人发生业务关系形成的文件材料11.4.1本企业签署的战略合作协议、重要谈判的合同协议11.4.2本企业签署的长期合同或协议及其补充件11.4.2.1重要的11.4.2.2一般的11.4.3本企业签署的短期合同或协议及其补充件11.4.3.1重要的11.4.3.2一般的11.5本企业对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料11.5.1重要的11.5.2一般的11.6本企业对外发布的公告、公示等文件材料11.6.1重要事项11.6.2一般事项12直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料12.1重大问题12.2一般性问题13本企业经营决策、建设项目（含境外项目）管理、企业管理、资本经营、财务、物资管理、产品与服务业务管理、市场开发与营销、产品与服务销售管理、售后服务管理、客户信息、信誉、统计等管理工作文件材料13.1经营计划、决策文件材料13.1.1本企业中长期规划、纲要，重要的经营决策文件材料13.1.2本企业年度计划、任务目标、总结、统计文件材料13.1.3本企业半年、季度、月份等计划、总结、统计文件材料13.1.4本企业、所属和控股企业的经营目标责任书、业绩考核评价文件材料13.2建设项目工作文件材料13.2.1建设项目工作规划、计划、总结等文件材料13.2.2建设项目工作制度、办法、规定等文件材料13.2.3项目前期立项、规划、论证、设计、招投标、协议、合同、申请、审批等文件材料13.2.4项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见13.3企业管理文件材料13.3.1企业管理规划、计划、总结、实施方案、制度、规定、办法等13.3.2企业管理方案实施、检查验收文件材料13.4资本经营工作文件材料13.4.1资本经营工作规划、计划、总结、条例、制度、办法、规定、决定等13.4.2资本经营工作通知、纪要、记录、调研报告13.5财务工作文件材料13.5.1财务管理制度、规定、办法、总结13.5.2财务管理工作计划、报告、通知13.5.3固定资产新增、报废、调拨文件材料13.5.4生产财务和成本核算文件材料13.5.5资金管理、价格管理、会计管理文件材料13.5.6本企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料13.5.7本企业经营盈亏情况报告、报表13.5.7.1重要的13.5.7.2一般的13.5.8本企业财务预、决算报告13.6物资管理文件材料13.6.1物资管理工作制度、规定、办法13.6.2物资台账、统计报表13.6.3物资分配计划、记录13.6.4物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等13.6.4.1重要物资的13.6.4.2一般物资的13.7产品与服务管理文件材料13.7.1产品与服务发展规划、计划、总结等13.7.2产品与服务管理制度、办法、规定等13.7.3调查研究文件材料13.7.3.1产品与服务市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告13.7.3.2产品与服务的技术、经济可行性研究报告，市场需求分析报告、收益预测分析报告13.7.4产品与服务决策文件材料13.7.4.1产品与服务发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同等13.7.4.2专题分析报告、专题会议纪要13.7.4.3研制或开发计划、方案及方案论证报告13.7.5阶段评审文件材料13.8市场开发与营销13.8.1市场营销工作总结、制度，营销组织、市场网络