企业档案管理培训

1现代企业档案管理培训2有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进行标示。一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要清晰的标明其目录。3什么是档案管理什么是档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚；2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。4、档案的保存期限必须明确。4档案管理的作用凭证作用参考作用档案工作是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。5档案管理工作原则•档案工作的管理原则一般有两条：1、统一领导。2、分级管理。为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利用。6企业档案概念的涵义企业档案是企业各项活动的历史记录。企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围内形成。企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案所反映的事物或活动已经完成或告一段落。7职工档案管理部门的职能保管职工档案收集、鉴别和整理职工档案材料办理职工档案的查阅、借阅和转递手续登记职工工作变动情况为有关部门提供职工情况做好职工档的安全、保密、保护工作定期向企业档案室移交档案办理其它有关事项8企业档案的一般分类管理类—所有制度类档案业务类—含技术类、研发类、营销类等财务类—独立管理人事类—所有人力资源类档案其它类—不能归入上述四类的档案9档案室的类型普通档案、文书档案技术档案音像档案人事档案综合档案联合档案室，比如集团公司，有些类似于服务中心、文件中心10企业档案的工作性质管理性—对企业档案进行管理服务性—为各单位提供查阅和参考保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，并加盖保密章。11档案管理现代化的总目标第一、是最大限度地延长档案寿命第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准确地提供档案信息，为企业地进步和发展服务。第三、是在电子文件不断生成的情况下，进行及时有效地收集、整理，不断丰富档案内容和档案信息。备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。12档案管理系统•档案管理系统包含1、文件管理2、文书档案管理3、科技档案管理4、会计档案管理5、声像档案管理6、系统配置模块7、档案制作系统、档案查询系统等。电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范化、现代化，真正实现档案的一体化管理。13档案管理制度建设《档案管理办法》《文件材料归档范围和不归档范围》《文书档案保管期限表》《全宗档案分类大纲》《档案分类编号方案》《档案人员岗位职责》《整理（立卷）制度》《档案利用制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案销毁制度》14档案管理制度建设1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的份数、文件归档的要求与手续。2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧意。4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装订位置等。15企业档案的收集渠道本企业业务职能部门移交的归档资料外单位转让或移交的资料企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让资料面向社会收集、征集的相关材料。16文件材料的形成与归档归档文件材料的范围1、上级来文2、本单位制发的文件3、下属单位来文各类文件材料的归档要求1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。2、文件材料的规格与字迹要求3、归档声像材料的要求。17文件材料的形成与归档归档时间1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。6、其他档案归档时间：活动结束后归档。18文书档案案卷格式案卷卷皮格式两种：硬卷皮、软卷皮。硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）封底尺寸同封面尺寸封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。（推荐使用250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮）19案卷封面项目•封面项目包括：全宗名称类目名称案卷题名时间内容提要保管期限件页数归档号各项目具体位置/尺寸20卷内文件目录格式3.1目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。3.2页边与文字区尺寸卷内目录用纸，上白边（天头）宽20±0.5mm卷内目录用纸，下白边（地脚）宽15±0.5mm卷内目录用纸，左白边（订口）宽25±0.5mm卷内目录用纸，右白边（翻口）宽15±0.5mm装订注意事项：1、装订时文件格式须一致（如打孔时会把字打掉）。2、活页文件存放时，多于2页的文件须标明页数，以防丢失。3、不要用铁制文件夹；重要文件不要订，书钉会生锈。4、装订时不要压着字体，不然可能会有腐蚀损坏。5、卷内文件目录须含以下项：顺序号、文件号、责任者、题名、日期、页号、备注。21档案如何分类管理A、时间分类法：1、年度分类法2、时期分类法。B、来源分类：1、组织机构分类法2、作者分类法3、通讯者分类法。C、内容分类法：1、技术分类法2、文书分类法3、媒体分类法D、形式分类法：1、按文件种类分类2、按载体形态分类3、按形状规格分类。分类的一般方法有：22编制档案检索工具的基本要求全，指信息存贮丰富，资料齐全准，指检索准确，无歧意或重复快，指迅速，快捷找到所需资料便，指检索要方便，不繁琐23文书文件归档的整理方法与步骤•文件材料的分类采用复式分类法，主要形式为：年度—问题（机构）--保管期限（=要求的保存期限+1年）年度—保管期限•归档文件保管期限的界定1、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期。2、界定原则：A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管。B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用价值地，列为长期保管。C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值地，列为短期保管。•排列：分年度、分保管期限、分类别。•编号：归档规格及填写要求；修整与装订。241、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、档号、内容概要、日期、页数、备注等。2、档案盒盒脊项目填表，包括：全宗号、年度、保存期限、机构、起止件号、盒号等。（文件夹均需编号，然后在文件柜的检索表上只体现文件夹的编号即可）3、档案盒封面填写。4、备考表填写。备考表必须要有，档案如有变更，须在备考表上作好记录。原稿文件不能丢，盖作废参考章保留。文书文件归档的整理方法与步骤25部分名词释意和说明：1、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。2、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。4、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。5、档号：机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。6、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复、折叠等工作。7、档案装订打孔时，要在一条直线上。8、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。9、案卷排列时，一般先按保管期限，再按机构或问题，具体根据分类方案。10、购买时需注意，文件夹和文件柜要标准；档案室的文件夹最好不要超过5种；排排档案之间应有30公分的距离，以防潮。11、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。26档案保管的基本要求以防为主，防治结合加强重点，照顾一般自力更生，勤俭节约立足长远，保证当前27温湿度控制档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库，温度应控制在13-15℃，相对湿度应控制在35-45%。（超过此范围，会自然氧化，褪色掉了）各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地区应配备除湿机；专门库房应安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。空调、除湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10cm，柜侧间距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。（柜内可根据需要放置一些袋装石灰粉，用以防潮、消毒）新建库房竣工后，应经6-12个月干燥后，方可将档案入库。28虫霉防治与除尘档案库区必须配备适合档案用的消防器材，如干粉灭火器，并按设备要求定期检查、更换。安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品。档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。定期防虫，可每个季度放置一次卫生球。若文件发霉，不能晒，以防破碎。可将其扫描、打印、保存。档案室除尘时需注意：昼量用干燥的抹布或拖布，不要用含水太多的湿拖布拖地和用太湿的抹布擦拭文件柜，以便防潮。档案室除尘最好使用吸尘器。29照明管理档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不要超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。档案在任何情况下均应避免阳光直射。因为档案纸是氯气漂白地，日晒后会变黄易碎。30档案保管状况检查•对库藏档案应该经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。•每年定期对库藏档案进行一次抽检检查，比例20%以内即可，掌握档案保管情况，为科学地管理积累资料。档案管理是最基本地，须有有力的监督机制和有效的监督才行。监督机制必须是长期地，看得见地，数字化地，且与绩效挂钩地。案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录存档31科技文件归档整理科技文件以卷为整理单位科研文件按课题组卷基建文件按项目组卷设备文件按型号组卷案卷质量标准执行《科学技术档案案卷构成的一般要求，编号GB/T118922-2000。32科技文件归档整理科技文件组卷的原则及要求1、原则：组卷要遵循科技文件材料形成的规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。2、组卷要求：--案卷内科技文件材料的内容，必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。--案卷内的科技文件材料，须齐全、完整。--案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的的字迹。--案卷及卷内文件不重份，同一卷内若有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。33项目文件归档项目文件的收集项目文件的形成和积累项目建设各阶段文件的收集及其责任项目竣工文件的编制项目文