企业管理是一项有规律的活动

企业管理是一项有规律的活动，能不能因此形成一个有规律的会议体系呢？打造和谐会议体系王君你是否也曾有过这样的经历？当你试图与一个跟你有业务往来的客户取得联系，可是每次电话打过去，对方，不是没人接，就是将手机挂掉，或者是由助理略有不耐烦地接过电话说：“我们经理，在开会呢！”。如果是这样，那么，作为你的客户，你有必要友情地提醒他：“贵公司的会议管理体系可能出了一些问题”。也许，对方的苦水还不仅仅如此：刚从外地回来，立刻被会议包围起来，从早上到晚上要参加4-5个会议。公司里重要事情都需要领导决策。奇怪的是，重要的事情往往会出现时间冲突，负责安排总裁会议的同事，往往不知所措，只好见缝插针。在一个高层人数较多的会议，塞进去很多议题。结果一会讨论战略、长远发展的事，一会讨论物流、销售额等迫在眉睫的事。高层领导在几种事情上轮番讨论，思维来回切换。会议决策效率并不是很高。经理天天在开会，几乎没有时间用来思考和行动。包括自己牵头的会议、只需要出席的会议、战略会议、经营管理会议……，经理觉得自己分身乏术。会议已经很多了，但是临时的会议需求比较大，非例会管理无序。……企业管理是一项有规律的活动。战略、组织、流程、绩效、IT、研发、生产、物流、销售……。很多领域的议题，年年月月都会重复思考，能不能形成一个有规律的会议体系？年初就明确全年的会议时间、待决定的议题、决策人和参考人的角色，在这个框架下，根据具体情况增减新的议题？[不同经营管理活动的决策规律，常常会引发不同的管理会议。]分析会议的动因企业会议产生的根源是经营管理活动本身，所以必须从经营管理活动进行分类、差异化地管理。单纯地从个人沟通技巧、“有备而来”、“长话短说”等会议组织技巧是无法从根本上解决问题。因为经营管理活动的决策规律的不同，引发不同的管理会议：时间触发的管理决策，引发的周期性会议这些会议的是周期性召开，比如月度、季度、年度管理例会。半年一次的绩效考核、职级晋升、高管人事变革的会议。这类会议有固定的议题。结合当时的最新情况，会增补少数几个议题。流程触发的管理决策，引发的里程碑式会议这些会议是按照某一类管理流程展开的。比如一系列的战略管理会议，最终目的是明晰公司的战略。这当中有若干要回答的问题。比如“在哪里竞争？如何竞争？”年度目标、费用预算……。哪些议题先定，哪些议题后定，这决定了相应的会议主题安排。业务战略和策略往业务领域推进一步，财务目标和预算要细化一层，这决定了各部门的工作要配合起来。流程触发型会议，还有新产品开发、业务流程优化的咨询项目等。这类会议受企业运作特点的影响比较深。比如服装行业的产品季上，策划、设计、选图、开发选样、订货会前准备会等，每个阶段的节点，标志就是审批会、协调会。再举一个例子，房地产行业，每一个楼盘都是按照项目开展的。日本房地产企业东京建物公司60个人能做40个楼盘。而同类型的中国优秀企业水平是300个人做10个楼盘。东京建物把每个楼盘做一个项目，标准化地开8个会，会议的产出/与会人/议程非常明确，到哪个阶段，相关的决策都要全部按时完成。事件触发的管理决策，引发临时会议这类会议是临时安排的，比如危机事件下紧急会议、高管辞职引发的动荡等。这类会议没有固定的议题。根据临时事件的重要和紧急程度，邀请相关的人员参加。可以想象，这类事件不宜多，否则会打乱人们手头上正常的工作步骤、优先顺序。[通过建立企业级会议体系的七个关键步骤，实现会议的有序组织和管理。]七步骤优化会议体系建立会议的坐标线：时间维+会议类型首先建立两个思考的维度：时间维和会议类型维。一是时间维，可表示为：年度、月度、周、日。二是会议类型，按照时间触发、流程触发进行梳理。一般按照企业管理经营活动可以为这样几类：时间触发：公司级、事业部级、部门级的经营管理例会。流程触发：战略类会议、产品审核会议、人力资源管理会议、重大投资审核会议……如图1所示。图1建立会议的坐标线固定时间、不可变更的关键事件优先企业里都有一些重大事件，在年初的时候都可以固定下来。客户讲：“好像先在一条河里，摆上几个大石头，后面来的人都要绕道”。1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月管理例会战略会议产品会议时间维:年、季、月、周、日会议类型……比如在图书行业，一年几次图书订货会，对出版社来说可能是全年的订单来源。对书店发行渠道来说，可能是全年采购的来源。又比如在服装鞋业，一年四次、五次的订货会非常关键，90%的订单来源于订单会。这是决定企业生死存亡的事件。企业会集中一切力量打好这几场战斗，所以时间和资源的优先级非常高。而对于上市公司来说，年报、半年报的公布是比较关键的事项。而且一般时间由交易所提前确定。企业可以在此基础上倒排年报的几个审核节点，董事会会议、执行委员会议、审核委员会等。按照每一类会议自身的逻辑来安排时间每一类会议有自身的业务或管理逻辑。比如：周期性的年度、季度、月度管理例会，就探明固定的时间、固定的议题，定期召开。甚至报告的模板都是固定，每月更新里面的数据和分析。这样也有助于与会者按照一个统一的框架进行思考，也帮助与会者将精力放在异常情况和数据上面，抓住关键问题。比如：战略制定和战略调整的会议，时间是根据议题来决定的。战略制定的过程要回答一系列的问题，为了方便集中思考和讨论，将相关的议题划分成一个个主题。比如“内外部环境分析”是个主题，“事业部定位和营销策略”是个主题，“各部门行动计划”是个主题。一次集中召开的会议可以讨论当中的两个主题，也可能只讨论一个主题。每次会议，都要就规定的主题达成共识。以所以把阶段性会议成果为标志，把战略制定分为几个阶段，比如业务战略阶段、计划阶段、预算审核阶段等。再比如，服装行业产品季是一个大运作流程，这个流程被分成策划、设计、开发、订货，4大阶段，9次重要会议。有些企业的产品季可能长达12-16个月，预先固定时间的阶段审核会议，变成一个个小的节点，不断跟踪和审核项目开展的过程，从制度上保证一季产品的命中率。如图2所示。图2服装行业产品季充分考虑关键参与者的时间企业的经营管理会议是管理者发挥管理职能的重要场合。所以要充分考虑关键参加者的时间，尽量让关键参考者能够出席。比如销售总监每年有几个大会，对于销售管理非常重要。这些会议，离开销售总监亲自主持、深度参与，几乎没有效果。像这样的有每年的经销商会议（3天，年度结束前1-2周）、全体销售人员培训（2天，每季度一次）、大区子公司经理会议（半天，两个月一次）、部门经理会议（每月10号）。比如公司总裁是全国人大代表，出席政府会议需要1个月时间。所有重大决定、会议，需要安排在此前后。服装产品季产品策划案审批会议产品策划案总体报告上交一天后，策划案阶段结束前一周产品设计主题风格方案审批产品策划案审批会后两周决策会议时间第一次订货会筹办会订货会前一个月订货会分析会订货会结束之后15天订货策划设计开发订货会前三周第二次订货会筹办会第三次订货会筹办会订货会前二周第四次订货会筹办会订货会前一周二选会期间（暂定最后一天）主推产品审批订货会前两月（服装和鞋同时）产品陈列方案审批涉及全员的固定事件企业有一些涉及全员的重大事件，总裁和高管层会到场鼓劲，各级各层的管理者等待检阅，员工也盛装以待。这样的全员安排，公司每年都会举办，但是时间是不固定在每一天。比如年度全员总结和表彰大会、新员工培训、公司25周年庆祝、全员运动会等。一定要让高层、各层管理者在工作日历上，把这一天预先留出来。合并会议按照每类会议、关键事件展开后，会议变得很多，而管理者的时间是有限的。所以可以进行会议的合并。将主要参加人一致、内容相近、并且时间相近的会议可以合并。比如，某集团有两个事业部，A事业部规模很大，占集团业务的80%。事业部的管理者基本上也是集团的管理者。集团要开季度经营会议，事业部1也开季度经营会议，可以把这两个会议合并，建立企业的季度会议。会议的地点也可以合并。比如服装行业订货会期间，高层和业务部门经理都会到场。高层集中的地方，有很多议题都会拿到这个会议上讨论。合理安排突发性会议通过以上六个步骤能够建立起企业固定决策的会议框架。当有突发事件发生时，首先应判断是否通过会议解决。如果需要通过会议解决，再确定决策的议题、参与者、决策的时间。然后再安排这样的突发会议。安排突发会议应当谨慎，否则管理者整体疲于应付各种突发事件，哪里还有时间完成自己的业绩？编制全年的“会议地图”每个企业需要一个全年的会议地图。每个管理者也需要一个全年的会议地图。建立会议地图有这样几个好处：管理者从全局的角度来优化议题，明确重要的问题必须在某个时间来决策；有些议题不用讨论，甚至有些会议根本不用开。管理者可以提前思考某些议题，提高决策的效率。比如营销策略的调整可能半年一次，但管理者的思考是随时随地的，当这个半年度会议到来之前，管理者会加快自己的思考的节奏，然后在会议上拿出一些相对成熟的想法。可以使管理者的时间安排更有计划性和规律性。整个企业的思考和决策，也随之形成有规律的振动。图3建立会议地图AMT客户咨询手记在AMT咨询工作中，我们曾有这样一个客户。公司总裁在创业初期抓住市场机遇，实现了企业的快速成长；当企业增长到10个亿的规模时，已经在全国建立了30多个分支机构，一支500多人的营销队伍。这样的“战士型”企业，在广大的地域分散作战，要求管理简化、指令清晰、步调统一、反应迅速、集中精力奋勇作战。可是企业的管理方式，却没有从过去规模比较小的时候的状态下调整过来，喜欢诸侯、大将，随时“听宣上奏”；老总在总部的时候，习惯随时要求高管来开会，谈谈营销问题、生产问题、质量问题……会议通常只留出1小时的准备时间，有些分公司经理在外地出差的，即便有3-4小时车程，也中止工作往总部赶。而在外地实在没有办法回来的，则赶往当地分公司，参加视频会议。这样的会议，事前并无规划，议题和思路都在总裁一个人的脑袋里。参加会议的人往往会打乱自己的计划、对会议的议题又没有时间思考，往往会议都结束了，还是摸不着头脑。一个企业如果总是采取紧急会议的形式，时间一长，什么事都不紧急了。这家公司的高管向我倒苦水，“下班以后开会，一谈就是5-6个小时，开会搞到深夜是经常事”。这样下来，人困马乏，白天还哪里有精力工作？后来，我们与这家企业一起，在第一阶段，按照各个管理领域，重新梳理了四类会议：高层月度管理会议新产品开发项目管理会议营销管理会议营销和运作协调会1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1月2月1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1月2月月度管理会议产品会议营销会议运营会议图4重新梳理后的企业四类会议我们明确了每一类会议的目标、时间、固定的议题。从全年来看，管理议题是可以固定：销售与生产的协调每个月讨论一次；销售人员提成制度，每半年集中讨论一次；人员晋级和提升每年讨论一次；以前总裁心急火燎的插手一个个具体事情，是因为他看着问题没有人解决，着急啊。现在，在总裁的内心里，就知道什么事情在什么时间解决是最适当的，当前各个业务相比，哪条线最紧急。在这样的会议框架之下，设立一个灵活机动的议题，“识别营销管理机遇并解决重点问题”，那么每次会议上都可以增加当前最重要的议题。比如“本季竞争对手推出新产品，严重影响到我们的A产品，下月及下季的竞争手段”。明确每一类会议的参加者。让与会者提前做好准备，熟悉材料，准备预案。避免到了会议上才了解情况。有明确的输入和输出，给参加会议的“各路神仙”一个思考的框架，避免会议开到最后，议而不决。1月2月营销管理会议核心领导班子会议新产品项目管理会议营销预备会供应能力检查运任计划预备会营销和运作协调会第一周第二周第三周第四周月度管理会议产品会议营销会议运营会议营销管理会议核心领导班子会议新产品项目管理会议营销预备会供应能力检查营销管理会议的目的:考察重点策略的运作，并主动开发新方案，以保证完成已通过的企业增长目标主要输出主要输出•总结相关绩效指标,预算执行情况和纠正问题的计划•有选择的向