《竣工资料移交管理办法》

1大渡河龙头石水电开发有限责任公司竣工资料移交管理办法一、总则1、为做好龙头石水电站的档案管理工作，规范本公司与龙头石电站各参建单位间竣工资料移交所涉及的问题，真实反映电站建设及管理情况，为工程设计、运行、维护服务，特制定本办法；2、本管理办法基于《中华人民共和国档案法》、《电力工业企业档案分类规则》、《国家重大项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷一般要求》以及相关规定编制；3、本办法适用于龙头石水电站所有竣工资料的移交管理。二、项目竣工文件的编制1、竣工文件编制要求1．1竣工文件的归档范围按国家发改委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行、分类参照《电力工业企业档案归档分类规则—水电企业档案分类（6—9）大类》、案卷质量符合GB/T11822-1989《科学技术档案案卷构成的一般要求》。1．2项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。1．3施工单位竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有:施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。监理单位和设计单位还应按相关规程及合同规定编制相应的竣工文件。21．4根据附录1及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。1．5对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。1．6与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起。1．7凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。2、竣工图编制要求2．1竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，是项目工程建成后运行投产、维护、保养必不可少的凭证和依据。因此竣工图的编制必须认真细致，真实反映工程的实际情况。2．2项目竣工图应由施工单位负责编制。如委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。2．3竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。2．4按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。2．5一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。2．6涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注竣字，或在新图图标内注明竣工阶段加盖并签署竣工图章。32．7同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明申注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。2．8建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。2．9竣工图图幅应按GB/T10609·3要求统一折叠。2．10编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。3、竣工图的更改方法3．1更改使用绘图墨汁。文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。3．2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号，并将更改依据附于图幅的左上角，与竣工图一同归档。更改依据的注明统一采用图1所示图形格式知单根据号变更通第条修改图1更改依据注明格式注：图中尺寸以mm计3．3无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。3．4图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。43．5有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。3．6新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。4、竣工图章的使用4．1竣工图章内容、尺寸如图2所示。监理人监理单位名称编制日期技术负责人编制人大渡河龙头石水电站工程竣工图601010101080252530编制单位713图2竣工图章格式注：图中尺寸以mm计4．2所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。4．3若重新绘制的新图应在新图的图标内注明“竣工阶段”，加盖签署竣工图章后，即可作为竣工图。4．4竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。5、竣工图的审核5．1竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。55．2竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。5．3竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。5．4竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。5．5一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。6、编制竣工图的费用6．1施工单位应向建设单位提交四套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。三、竣工资料的整理1、竣工资料的整理要求1．1建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。1．2建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。1．3勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。1．4施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单元工程、分部工程、单位工程整理。1．5设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；6现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。2、竣工资料的组卷2．1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。2．2项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。2．3案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。3、案卷与卷内文件的排列3．1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。3．2施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。3．3设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。3．4竣工图按专业、图号排列。3．5卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(章)稿在后。4、案卷编目74．1卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置；单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。4．2卷内目录的编制卷内目录是案卷内登记文件及排列次序的目录，排列在案卷文件材料首页。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。（卷内目录式样见附录2）卷内目录包括的内容如下:——序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；——责任者，应填写文件形成部门或主要责任者；——文件材料题名，应填写文件标题全称；——日期，应填写文件形成日期；——页次，应填写每份文件首尾页上标注的页号；——备注(需要时填写)。4．3案卷封面和脊背的编制案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。内外封面式样见附录3，主要内容如下:8——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；——档号，应依据附录4提供的技术档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。案卷脊背（式样见附录5），应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写。4．4卷内备考表（式样见附录6）卷内备考表是说明案卷内文件状况的表格，排列在卷内文件材料之后。主要内容包括：案卷内文件材料的件数、页数，不同载体文件的数量以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，其中：立卷人应由责任立卷人签名，日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者签名，日期应填写审核的日期。互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。5、案卷装订要求95．1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。5．2案卷内不应有金属物。案卷内不同尺寸的文件材料统一折叠为A4幅面，幅面过小的应粘贴在A4纸上统一装订。5．3单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有:档号、序号。1020序号档号3515图3档号章格式图中尺寸以mm计5．4外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。5．5案卷的装订不得漏页、错页和倒页，装订线不得压字，所组成的案卷要整齐、牢固，便于保管利用。5．6各单位移交的竣工资料必须按不同内容装订成册，装订统一按要求采用三孔一线装订法；6、卷皮、卷内表格规格及制成材料6．1卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为31Omm×22Omm，厚度分别为2Omm、3Omm、4Omm、5Omm、60mm用牛皮纸板双裱压制。6．2案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为297mm×2lOmm。6．3卷盒和卷内表格印刷应清晰端正。7、声像材料整理7．1声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、10作者等内容进行著录。7．2声像档案的档号应依据附录4的项目档案分类编号编写。四、归档文件的质量要求1、各单位移交竣工资料时，所有文档须要有电子文本的目录清单；2、各单位移交竣工资料纸质文本时必须要有相对应的电子文本，纸质文本与电子文本必须同期移交；3、各单位移交的竣工资料必须提供纸质及电子文档各四份，一份正本，三份副本，其中正本必须是原件，如特殊情况达不到上述要求，可使用复印件上加盖公章视同原件形式。4、各单位移交的竣工资料如有必须手工填写的内容，须用碳素或蓝黑钢笔书写，而不能用原珠笔、铅笔等不利于档案保存的笔书写，填写字迹工整、内容清楚完整；5、各单位移交竣工资料的纸质文本及对应的电子文本须内容清楚。纸质文本要求纸面光洁，文字排列横平竖直，页面不能有各种笔迹、批语及任何修改的痕迹；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。6、各单位移交竣工资料的纸质文本的规格应采用A3、A4纸幅面。7、各单位移交竣工资料的电子文本须是由word、excel等格式文件或扫描文件组合成的*PDF格式文本（CAD格式的图纸除外）；8、各单位移交竣工资料的电子文本与纸质文本内容须齐全、一致，电子文本必须反映出纸质文本中有手写记录或印章的部分（扫描后插放在与纸质文本相对应的地方），电子文本的序号和移交清单的目录的序号应一致；119、各单位竣工资料的纸质文本移交时应按性质分成以下不同的类别，同一分类目录下的文件放在一起，在首页附一张便笺（用大头针固定），说明所属分类编号及题名，装放在不同的盒子里。电子文本按照以上分类存成不同的文件夹；10、各单位移交的竣工