《财务报销管理办法》

第1页共38页内蒙古锡林郭勒白音华煤电有限责任公司矿业分公司内蒙古白音华蒙东露天煤业有限公司规章制度发布通知规章制度〔2012〕第58号内蒙古锡林郭勒白音华煤电有限责任公司矿业分公司、内蒙古白音华蒙东露天煤业有限公司联合制定的《财务报销管理办法》已经于2012年5月8日通过，现予发布，自通过之日起施行。签发人：王志田二○一二年五月二十六日第2页共38页规章制度控制表制度名称《财务报销管理办法》制度编号BYHMY-04-12-2012-05版本签发日期下次评估时间起草人部门审核分管领导审核签发人是否修订20122012.5.262013.5邱成赵庆松孟繁祥王志田是本办法主要内容1.明确了财务报销管理职责和权限，明确了资本性支出、生产成本及日常费用报销流程。2.加强资本性支出、生产成本及日常费用报销、审核、结算管理。解释部门财务部实施及完善执行人财务部副经理第3页共38页财务报销管理办法第一章总则第1条加强财务报销过程管理,规范报销流程,明确审批权限，严格履行审批和报销程序。第2条适用于内蒙古锡林郭勒白音华煤电有限责任公司矿业分公司（以下简称“二号矿”）、内蒙古白音华蒙东露天煤业有限公司（以下简称“三号矿”）。第3条（术语和定义）报销是把领用款项或收支账目开列清单，报请上级核销，本办法所指报销是指二号、三号矿生产经营、投资所产生的成本、费用、税费及资本性支出等财务结算。第二章管理职责第4条财务部职责。（一）负责审核是否按合同、订单及报销标准约定报销。（二）负责审核报销单据、签批手续是否齐全。（三）负责审核财务报销发票的合法、合规、合理性。（四）负责对资本性支出、生产成本及日常费用进行归集、核算。第5条承办部门职责。承办部门是指资本性支出、生产成本及日常费用归口管理及履行报销手续的部门。包括机关各部室、基层各部门及外部单位。承办部门应履行以下职责：第4页共38页（一）对报销项目、金额是否符合合同、订单规定及报销标准负责。（二）严格履行审批和报销流程。（三）负责及时索取票据、填制相关表单、组织签批。（四）对报销项目的发票合法、合规、合理性负责。第三章审批项目分工第6条总经理审批项目。（一）建安工程及设备购置等资本性支出的预付款、报销与结算款的审批。（二）物资采购预付款、报销与结算款的审批。（三）外委运输费、外委爆破费、租赁费、劳务费及数额较大的预算外费用和偶发性费用的审批。（四）职工福利费、临时用工劳务费、公司公务车辆费用、会议费、业务招待费、办公费、律师费、运输费等借款和报销审批。第7条分管副总经理审批项目。（一）各部门的差旅费、生产指挥用车费用、劳动保护费、低值易耗品、取暖费、通讯费、水电费、交通费、印刷费、审计费、技术资料费等费用的借款和报销审批，另外差旅费等报销超标准部分的审批。（二）公司规定的其他应由分管副总经理审批的报销项目。第8条党委书记审批项目。党群活动经费报销与付款的审第5页共38页批。第四章财务报销一般流程及管理第9条建安工程。（一）工程预付款。施工合同签订后，施工单位填报开工报告，生产部组织相关部门对施工单位开工条件进行审核，审核通过后计划部上报月度资金计划，组织签署《工程款支付审批单》，经总经理签批后，交财务部进行稽核及账务处理。（二）建安工程进度款。施工单位申报月度工程进度，生产部组织验收。计划部上报月度资金计划，组织签署月度工程进度报表及《工程款支付审批单》。施工单位经办人开具进度款全额建筑安装工程发票，附《工程价款结算单》、《工程款支付审批单》等填制报销单，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（三）工程竣工。施工单位出具工程《竣工报告》申报工程竣工，生产部组织相关部门对竣工工程进行联合验收，通过验收后联签工程竣工验收单，施工单位将通过验收的工程资料报工程审计进行审核，工程审计审核后出具《工程审计报告》，施工单位将《竣工报告》、《工程审计报告》等竣工资料交财务部各一份，按审定金额进行竣工决算。（四）建安工程质保金。施工单位做工程质保到期申请，生产部组织使用部门对工程质量进行评价，并出具《工程质保到期结算单》。计划部上报月度资金计划，签署《工程款支付审批单》，经总经理签批后，将两单交财务部进行审核及账务处理。第6页共38页第10条设备购置、物资采购。（一）设备购置。首先由使用部门做采购申请，机电部汇总组织签订采购合同进行采购，并做用款计划（如有预付或借款，采购部门履行预付或借款程序付款），设备到货后，机电部组织使用、计划等部门进行验收出具《设备到货验收单》。机电部向供应商索取增值税发票，附《设备到货验收单》填制报销单，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（二）物资采购。首先由使用部门做采购申请，物资部组织签订采购合同或订单进行采购，并做用款计划（如有预付或借款，采购部门履行预付或借款程序付款），物资到货后，物资部验收入库，出具入库单。物资部及时向供应商索取增值税专用发票，附入库单等手续填制报销单，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理；物资出库，物资部负责填制出库单及《物资出库费用分配汇总表》，并按财务规定，及时送交财务部并提供核算的必要数据。（三）购置设备、物资采购质保金。机电部、物资部（设备由机电部，物资由物资部，下同）组织使用部门对质保到期设备、物资质量进行评价出具《设备（物资）质保结算单》，并上报月度资金计划。机电（物资）部组织签署《支付审批单》，经总经理签批后，将两单交财务部进行审核及账务处理。第11条外委运输费。每月运输单位申报运量，生产部、技术部对该运量进行考核、验收确认，出具《运费结算汇签单》，第7页共38页分管领导签批。运输单位根据《运费结算汇签单》开具运输业发票，填制报销单，经总经理签批后，将报销单、发票及《运费结算汇签单》交财务部进行结算。第12条外委爆破费。爆破公司申报爆破量，生产部、技术部对该量进行考核、验收确认，出具《爆破费结算汇签单》，分管领导签批。爆破公司根据《爆破费结算汇签单》开具其他工程作业（煤岩爆破工程）发票，填制报销单，经总经理签批后，将报销单、发票及《爆破费结算汇签单》交财务部进行结算。第13条职工福利费。（一）公司统一发放现金。由人力资源部制定发放标准，编制《福利费发放审批表》报总经理审批，经审批后交财务部发放。（二）公司统一发放物品。由人力资源部制定发放标准，编制《福利费发放审批表》报总经理审批，经审批后，人力资源部按标准采购、发放，并向供应商索取发票及物品明细表填制报销单，经总经理签批后，将报销单、发票、《福利费发放审批表》及发放明细等手续交财务部进行审核及账务处理。第14条劳务、保安费。（一）劳务费。劳务公司编制《劳务费明细表》、《劳务费总表》及开具劳务费发票，人力资源部、劳务用工部门审核，经总经理审批后，交财务部进行审核及账务处理（要求人力资源部同时编报《劳务费成本分配表》）。（二）保安费。保安公司编制《保安费明细表》及开具发票，第8页共38页综合部审核，经总经理审批后，交财务部进行审核及账务处理。（三）偶发性劳务费用。各单位应严格限制偶发性劳务费用支出，类似费用发生前必须向总经理提出申请、填写《劳务费支出审批表》，经本部门、综合部负责人审批后，报公司总经理审批。劳务费发生后，综合部负责索取发票填制报销单及《劳务费发放表》，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。第15条综合部公务用车费用。（一）修理费。报销人凭机动车修理费清单及发票填制报销单，机电部审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（二）油料费。报销人首先填写《车辆行驶记录表》，依据油料发票填制报销单，综合部审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（三）其他杂费。路桥费、存车费等其他杂费，要同油料费一同报销，不得单独报销，审批流程相同。第16条会议费。会议分由公司主持召开会议及参加外部会议。（一）会议费开支项目及标准。1.会议费的开支项目。会议费的开支项目主要包括会议期间的房租（含住宿费及会议室租金）、伙食补助费及其他费用（材料费、印刷费等）。2.会议费的报销。公司招开的会议要做会议预算，按预算报第9页共38页销；参加外部会议要有会议通知单，按通知中规定标准报销。（二）会议费报销手续。1.由公司主持召开会议，根据《公司会议费预算审批表》，按照审批顺序由承办人、承办部门负责人（证明）、综合部经理签字，经总经理签批后,交财务部审核及账务处理。2.外部会议，参加会议通知单，经综合部初审、财务部复核，在履行总经理审批后，按报销程序报销。第17条业务招待费。（一）公司领导安排综合部承办招待，发生业务招待费时，综合部填制《业务招待费审批单》报总经理审批。招待结束后索取合规发票填制报销单，综合部经理审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（二）机关、基层各部门发生业务招待费支出时，填制《业务招待费审批单》报综合部审核招待标准，总经理审批。招待结束后索取合规发票填制报销单，综合部经理审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（三）公司副总经理、党委书记公出发生业务招待费时，要求综合部补办《业务招待费审批单》，公出领导确认，综合部凭发票、《业务招待费审批单》填制报销单，经总经理签批后交财务部进行审核及账务处理。总经理公出业务招待费由党委书记签批。第18条办公用品。第10页共38页（一）集中采购。首先由使用部门申报办公用品计划，综合部对各部门申报计划进行审核汇总，经总经理签批后定点采购，综合部向供应商索取合规发票及办公用品清单，填制报销单同时编制《办公用品分配表》，经总经理签批后，将报销单、发票、办公用品清单及《办公用品分配表》交财务部进行审核及账务处理。（二）零星采购。使用部门直接采购，向供应商索取合规发票及办公用品清单填制报销单，综合部审核，经总经理签批后，将报销单、发票、办公用品清单交财务部进行审核及账务处理。（三）办公用品按照部门预算定额管理。第19条复印、印刷、邮费等办公费。各部门根据发票填制报销单，综合部审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。第20条房屋租赁费支出。综合部根据合同等对发生租赁费用进行确认，同时索取房屋租赁发票填制报销单，经总经理签批后，交财务部进行结算。第21条出国（境）团组经费。（一）出国（境）团组凭中电投集团公司国际合作部出具的出国（境）任务批件原件、费用预算表（见国际合作部规定），由团组所在部门负责人和公司总经理审批的借款单到财务办理借款，并按国家外汇管理局的规定办理换汇手续。如参加其他单位组团，须提供组团单位的书面付款通知、各项费用明细表及国第11页共38页际合作部下达的出国（境）任务确认件原件。（二）公司领导出差可乘飞机头等舱，公司部门经理、副经理及相同级别待遇人员，出差可乘坐公务舱；其他人员出差可乘坐经济舱。国际机票原则上通过竞价在国内购买并用人民币支付。（三）出国（境）团组在外的食宿、公杂、交通及零用费参照国家财政部、外交部颁发的《临时出国人员费用开支标准和管理办法》（财行〔2001〕73号文件）执行。（四）出国（境）团组回国后2周内履行票据报销手续，由出国（境）团组经办人填写出国（境）费用结算表（见国际合作部规定）和出国（境）费用报销单，依次上报团组负责人、所在部门负责人、公司总经理审批，财务审核后报销。有效票据必须有各项开支的明细，凡外文部分必须用中文注明，结算汇率按兑换时汇率执行。财务不垫付非相关人员的出国费用。第22条差旅费（详见差旅费报销管理办法）。分管副总经理、党委书记差旅费报销由总经理签批，总经理差旅费报销由党委书记签批；费用依照谁受益谁出资的原则。注：为二号矿办事开具二号矿发票在二号矿报销，为三号矿办事开具三号矿发票在三号矿报销。第23条生产指挥用车费用。（一）修理费。承办人凭司机签字确认的机动车修理费清单及发票填制报销单，经机电部审核及分管领导签批后交财务部进第12页共38页行审核及账务处理。（二）油料费。报销人凭油料发票及《车辆行驶记录表》填制报销单，经部门经理审核确认，分管副总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理；在物资部油库加油的，物资部依据