企业管理系统分析

海软科技孙伟文张文波[e-mail]海软科技有限公司2003年9月企业管理信息系统功能分析海软科技内容•总体构架•业务模块的主要功能•企业各环节现有的问题•业务模块功能是如何解决•给企业带来哪些效益海软科技总体流程帐务管理应付管理工资管理会计界面应收管理固定资产采购管理库存管理销售管理计划管理WEB查询汇总报表BOM结构生产管理系统管理共用档案考评管理文档管理财务分析业务分析报表管理成本管理委外管理销售合同采购合同工作流技术线索号管理海软科技财务管理－功能简述•帐务处理功能模块的主要功能是完成日常财务核算中会计凭证的填制、审核、记帐;生成财务上的总帐、明细帐、现金银行日记帐、多栏帐等会计帐簿;提供出纳的银行自动对帐、资金日报;同时可以完成月末期间损益及成本的自动结转;并且实现了与采购、销售、库存、生产等业务模块的集成，通过业务模块的原始单据自动生成财务所需要的会计记帐凭证。财务管理在系统中功能划分主要包括两大功能模块，即“帐务处理”、“通用报表”•通用报表功能模块的主要功能是完成日常财务核算中资产、损益、费用、收入等各种财务报表的自由设计编制，还可以通过设置公式从财务、业务等功能模块中自动取的数据生成所需的财务分析报表，并且可以通过取出数据的报表生成各种图形分析表海软科技财务管理－企业中存在的问题•财务人员的工作量•内部：帐、货、钱不能同时一一对应•外部：发货、回款、发票及合同、订单执行情况不能与客户一一对应•财务数据的无法在第一时间内及时、准确、完整得到•帐实不符，资金体外循环•财务分析数据不准确海软科技财务管理－信息系统解决•会计凭证、会计帐簿、会计报表等系统自动生成•财务与业务模块实现集成，企业内各环节实现联动做到帐、货、钱同时一一对应•系统中通过单据与单据，单据与凭证之间的关联，从而实现了跟踪、追溯及一一对应•企业经营活动中所发生各项业务数据通过网络和集成的系统自动传递•企业在经营活动中每一次的货物转移通过系统时时自动生成各种财务帐簿海软科技财务管理－企业获取的效益•减少工作量，提高工作效率•规范财务文档资料•第一时间内得到及时、准确、完整企业经营活动中所发生各项财务数据•从而实现售前预算、事中控制、事后分析•实现帐实相符海软科技往来管理－功能简述往来管理在系统中功能划分主要包括两大功能模块，即“应收管理”、“应付管理”•应收管理功能模块主要是完成日常因销售或其他与企业经营活过程中发生的应收帐款的登记、结算处理，包括发票、应收单、收款单、收回的票据等原始单据的处理，还有对坏帐计提、发生时处理功能，自动生成各种帐簿和统计分析表，并且实现与销售、帐务管理的集成•应付管理功能模块主要是完成日常因采购或其他与企业经营活过程中发生的应付帐款的登记、结算处理，包括发票、应付单、付款单、付出的票据等原始单据的处理，自动生成各种帐簿和统计分析表，并且实现与采购、帐务管理的集成海软科技往来管理－企业中存在的问题•缺乏严格的信用控制，导致坏账、呆账居高不下•不能极时崔要到期货款•难于控制付款的程序•与销售、采购、库存部门脱节•不能及时提供真实、完整往来数据•应收款的成因、账龄、代价不清海软科技往来管理－信息系统解决•系统提供客户信用额度、信用期限、信用等级等多种方式对客户进行控制管理•对到期的应收款项系统会自动提示并可自动生成客户崔款函•对每项应收款进行详细的记录并可追溯到最原始的单据信息•提供严格的付款审批程序控制•提供各种往来明细帐和统计报表海软科技往来管理－企业获取的效益•形成规范的客户管理体系•减少坏帐发生•降低经营风险•通过严格的付款审批控制体系做到该付钱付了，不该付的钱一分也不能付•实现了与采购、销售、库存部门的集合海软科技人事薪金管理－功能简述人事薪金管理在系统中功能划分主要包括两大功能模块，即“人事档案管理”、“薪金管理”•人事档案管理功能模块主要是完成日常的人事档案、人员招聘、人员培训等管理•薪金管理功能模块主要是完成日常的人员考勤、薪金计算、薪金发放等管理海软科技人事薪金管理－企业中存在的问题•人事管理混乱，信息不全•没有健全的人力评价体系•人员流动频繁，关键人员流失严重•没有完善的人才储备和培养体系•薪金计算繁杂，工作量大海软科技人事薪金管理－信息系统解决•提供完善的人事档案管理，对企业内人员的信息进行详细的记录备案•提供从人员招聘、培训、评价一整套的管理•提供薪金的计算、发放，及工资表的打印等•提供银行代发功能，实现与银行系统的挂接海软科技人事薪金管理－企业获取的效益•建立起完整的人员档案信息库•形成从员工招聘到录用到后期的培训到评价一整套的管理人员管理体系•对员工形成阶梯的培养，达到企业所需的人才储备•让所有员工充分发挥自身的潜能，同时避免的人员的流失•实现薪金的计算、发放更加准确、快捷海软科技固定资产管理－功能简述固定资产管理功能模块是完成企业中各项固定资产的日常管理，主要包括：•以卡片的形式对固定资产进行编号及相关详细信息的登记管理•提供固定资产的增加、减少、变动进行记录管理•提供固定资产的大修理、报废进行处理记录管理•提供对固定资产进行重新评估处理•提供自动计提折旧，并自动生成会计凭证传递帐务中实现集成•自动生成各种资产帐簿和统计报表海软科技固定资产管理－企业中存在的问题•资产管理混乱，帐实不符•资产的分布、状态不清楚•资产的信息记录不全•折旧计算不准确•对资产没有一个完整的资料管理海软科技固定资产管理－信息系统解决•提供卡片式的资产登记管理方法，对所有资产进行统一编号，并登记详细的信息•提供对资产使用过程中的存放位置、使用状态、大修理、报废情况处理记录•自动计提折旧，形成折旧明细表，并自动生成凭证传入帐务系统中•提供全面、多角度的统计分析报表海软科技固定资产管理－企业获取的效益•规范了资产了管理•对资产的优良状况进行全面的掌控•建立完整的资产档案信息库•极时调整更新资产•减少资产的不必要浪废•提高资产的利用率海软科技销售管理－功能简述销售管理功能模块是完成企业中货品销售的日常管理，主要包括：•客户的挖掘和档案信息的管理•可以管理销售过程中的对客户的报价管理•可以管理销售中客户的合同与订单管理•可以管理销售的发货管理•可以管理销售过程中发的折扣、折让的管理•可以管理销售过程中委托代销售业务•自动生成销售业务的各种统计帐表•并与库存管理实现了集成海软科技销售管理－企业中存在的问题•客户信息管理不善•销售价格不灵活，缺少市场竞争力•产销速度难以平衡•无法准确预测市场•资金回笼的时效性•对订单和计划的执行进行动态跟踪•与生产、采购、库存的脱节海软科技销售管理－信息系统解决•提供全面、完整的客户档案管理，对所有客户进行详细信息记录存档•通过数据库中提取历史销售数据和市场调研可以做出各种预测数据，并且以图形的形式表现出来•提供单据跟踪和追溯功能可以对客户的订单在企业内的流转执行进行全面管理•提供灵活的定价和报价管理功能•提供销售与生产、采购、库存的集成，销售信息第一时间传递到相关部门海软科技销售管理－企业获取的效益•建立起规范的客户档案信息库•形成规范的销售管理流程•最大限度的满足了客户的需求•增强企业对市场的反映速度和竞争力•达到了销售的信息能在第一时间传到各环节，极时调整工作•企业的领导者在第一时间内得到第一线的信息，从而做出科学的决策海软科技采购管理－功能简述采购管理功能模块是完成企业中原料货品采购的日常管理，主要包括：•供应商的评价和档案信息的管理•可以管理采购过程中的对供应商的询价管理•可以管理采购过程向供应商下达订单执行•可以对采购到货进行管理•可以对采购到货的原料进行品质检验管理•可以管理采购过程中委外的原料管理•自动生成销售业务的各种统计帐表•并与生产、库存管理实现了集成海软科技采购管理－企业中存在的问题•采购与生产、销售脱节•采购资金预算缺乏科学依据•不能及时控制采购成本•缺少对供应商的严格考核•经济采购批量的施行•采购货物难以及时到达•“灰色交易”•采购部门“效率太高”，很长时间材料用不完海软科技采购管理－信息系统解决•建立全面、完整的供应商档案信息库•提供供应商评价体系功能从而对供应商进行客观全面的评价与考核•提供在采购的整个过程中进行全程的跟踪，极时调整采购工作•提供可根据销售订单由生产系统参考库存信息和生产信息自动算出采购计划建议，而实现采购、销售、生产库存、财务的集成与互动•提供规范全面、多角度的分析报表海软科技采购管理－企业获取的效益•规范采购业务流程•提高采购工作效率•杜绝采购环节的漏洞•避免了乱采购、随意采购•减少不必的库存积压•降低采购成本海软科技库存管理－功能简述库存管理功能模块是完成企业中库存货物的日常管理，主要包括：•货物的入、出库管理•货物的批次、保质期、货位的管理•货物的调拨、盘点业务管理•材料的领用管理•安全库存、最低库存、最高库存的控制管理•可以根据不同计价方式对原料出库成本进行自动计算•自动生成销售业务的各种统计帐表•并与生产、销售、采购、财务等模块实现了集成海软科技库存管理－企业中存在的问题•存货繁多，库存混乱，账实不符现象严重•库存积压，占用大量资金，资金周转缓慢•库存分布状态和信息不清楚，无法掌握库存的合理性和有效库存•不能极时给生产、销售、采购财务等相关的部门提供有效的、真实、完整的库存数据•库存管理人员的工作量及工作效率海软科技库存管理－信息系统解决•提供物料档案信息管理，对企业内所有物料进行统一的编码和相关的详细信息进行记录及维护•通过销售、采购、生产传递的单据自动生成库存的单据，并登记相关的库存帐簿•通过系统中的安全库存、最高库存、最低库存控制企业库存物料的增减•通过货位、保质期、批次等功能对库存物料的分布、状态进行有效管理•极时给生产、销售、采购财务等相关的部门提供有效的、真实、完整的库存数据•单据自动传递，并自动生成库存统计帐表海软科技库存管理－企业获取的效益•实现物料的规范管理，形成一套科学的编码体系•实现物料的库存数据的时时传递•达到货、单、帐时时对应，帐实相符•库存明细帐、台帐、流水帐及各种统计报表规范的自动生成•采购、销售、生产、财务等相关部门能第一时间内得到真实、完整的库存数据•减轻库存人员的工作量，提高工作效率海软科技生产管理－功能简述生产管理功能模块是完成企业生产过程中的日常管理，主要包括：•生产计划的编制、生产派工单的下达•生产BOM结构的设置和管理•车间原料领用和完成产品的入库管理•可以对完工产品的成本进行自动计算•自动生成生产过程的各种统计帐表•并与销售、采购、库存、财务等模块实现了集成海软科技生产管理－企业中存在的问题•生产没有办法按期交货•生产部门所需材料不能及时供应•很长时间才能计算出产品物料情况•个别物料短缺造成生产中断•生产计划和能力计划不能很好衔接•计划制定不准确海软科技生产管理－信息系统解决•提供根据销售订单由系统参考库存、采购周期、生产能力等信息自动计算出生产计划建议和采购计划建议•提供各种生产模拟流程及数据•提供各个时间的生产按排•提供与库存、采购集成，生成采购时间点，仓库备料的时间•提供全面、多角度的生产统计分析报表海软科技生产管理－企业获取的效益•生产工作流畅，流程规范•提高了交货准确率•避免了采购的盲目，生产的盲目•降低库存积压，提高库存资金周转•增强了各环节的协调配合•降低了生产成本，提高工作效率海软科技远程WEB查询－功能简述远程WEB查询功能模块是完成企业对分支机构日常经营活动的监督管理，主要包括：•财务各种帐表的时时查询•资金的使用时时查询管理•采购、销售、库存数据的时时查询•往来帐务的数据查询海软科技远程WEB查询－企业中存在的问题•对异地的存货无法做到远程控制，不清楚企业的实际库存•资金的上缴和使用无法监控•采购单据不能及时传递•销售业务的真实性无法考证异地公司异地公司异地公司海软科技远程WEB查询－信息系统解决•提供可以时时查询异地存货各种帐簿，并且可以追溯到每张入、出的原始单据•提供时时的资金状况查询•提供时时异地公司的各项财务数据帐表•提供时时的异地