七、公司文书收发制度

七、公司文书收发制度第一条范围本公司文件（本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。第二条统管部门文书的收发、分布等事务，由本公司及各事务所的总务部统一管理。第三条部门文书责任者在部处室中设文书负责人，负责本部门内文件的分发、保管等工作。第四条文书的收受对公司外来文书的接收由总务部收件室负责。第五条收文的处理收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函应全部拆封，拆封后，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上用别针别在一起。收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在《收文簿》上，并将文件及收文簿一并交给总务部经销。第六条审核以及分发批示总务部经理在对文件及《收文簿》加以审核后，对收件室做出分发批示。当总务部经理外出时，如有事务急需处理，可由副经理代理承担上述工作。第七条分发收件室将“收文簿”及文件分发各部门，各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收。第八条处部门内部文书处理文书负责人在收到文件上加盖传阅印，并递交有关部门。有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示，文书负责人据此分发文件给有关工作人员。在文书承办量、分发量较大的部门，可设文书整理簿，并据此处理文件。第九条发送文书的发送全部由总务部收件室负责，在特殊必要时亦可由适当的业务部办理。第十条部门内总发送文书的处理文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名，并注明是否采用挂、快递等方式。文书负责人将本部门文件分类别，请示发送。第十一条发送的处理总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称（全名）、内容等项目登记在“发文簿”上，贴好邮票投递出去。第十二条投递文件投递通常一天三次，按以下时间投出：第一次上午十点；第二次下午三点；第三次下午五点。遇有紧急投递的文书，可不受上述时间限制。第十三条邮票的收付保管邮票购入、付出、保管等情况，应登记在“邮票收付保管明细表”，并在年末计算出余额，与现存邮票数量加以核对。第十四条公司内部的定期专递不利用国家邮政，而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送，可依照本制度的有关规定办理。对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责。第十五条定期专递收发文簿的制作在发送定期专递时，各部门应在定期专递收文簿上登记其内容，一式二页，副页留存，正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿，作为发文单位记录，可代替发文簿，每天进行整理清点。对于收文部门，定期专递收发文簿，可代替收文簿，每天进行整理清点。