上海东湖物业公司管理制度规程汇编

上海东湖物业公司管理制度规程汇编第一部分各类管理制度（规定）（一）接待、查询服务制度：1.运用规范的语言，礼貌热情接待小区内业主和来访顾客，耐心解答其询问，按时完成业主（使用人）委托代办的事项。2.接待来访者时，首先要了解其要求，准确转达；其次要将获得的结果详细转告其。3.接受电话问询，电话铃响三次必须接听，问清业主（使用人）的姓名和相关情况，然后告之相关联系电话。谈话结束后，应该说一声“再见”，不可贸然挂断电话。4.业主（使用人）提出问题后，要及时准确地回答。5.业主（使用人）提出的问题超出本人的工作范围时，应为其做好指引工作。6.熟悉小区内的设施设备，了解各业主（使用人）及有关工作人员的情况。7.经常搜集相关信息，热情、准确、完整地回答业主（使用人）询问。8.应尊重业主（使用人）的隐私，对其资料、私人信息，应予保密；对来电问询业主（使用人）资信者，一律婉拒，不予答复（二）物资采购保管管理制度：为加强物品申购、采购、保管、领用、核算的管理，对物品进行有效的控制，保证管理处物业管理工作有序、高效地进行，特制定本规程。1.物品的申购1.1物品使用部门要以经核准的费用预算为依据，以必需、合理、节约为原则，提出下月所需物品的品名、规格及数量，填写物品申购计划单，经部门负责人签字认可后，交接待部门仓库保管员。1.2月底前，仓库保管员将各部门申购计划汇总统计后，根据库存情况，增删计划内项目，填写物品采购单。采购单采用三联复写方式，详细注明采购物品名称、规格、单位、数量、要求到货日期等内容。1.3采购单须经接待主管、管理处经理签字认可。一联仓库留底，一联交分管主管,一联交采购员，按采购单上所列物品实施采购。1.4各部门急需的物品，如仓库确无存货，根据急事急办原则，可由相关部门直接向分管主管提出申购。事后由申购部门补填申购单，由仓库补填采购单。2.物品的采购2.1采购员须了解供货渠道，收集价格信息，掌握市场动态。根据品质优、价格廉、服务好的原则，按物品类别选定２－３家供应商，建立长期供货关系，并造册登记，存于分管主管处。已报管理处经理同意的长期供应商，非经管理处经理批准，不得随意变更。2.2采购货款除零星小额采购（一般100元以下）支付现金外，均须使用支票结算；从长期供货商处采购物品，争取赊账方式，每１－２个月结算付款一次。2.3月度申购单经管理处经理签字后，一般在五个工作日内完成采购。急需的物品必须立即采购，以确保物业管理工作的正常进行。2.4采购员必须按经审核批准的月度采购单上物品所列的要求进行采购，如有变动要及时与分管主管和财务联系。分管主管应对每笔采购业务凭证进行审核，严格把好第一道审核关，财务应对采购业务进行抽查，发现问题，及时汇报处理。2.5采购员要根据发票所列的供应商名称、发票号码、品名、规格、单位、数量、单价、总金额填制一式三联收料单，一并与所购物品送交仓库签收。2.6仓库保管员（收货人）对物品进行清点验收后，在收料单上签名，其中一联仓库保管员保存，作为物品收入凭证、“库存材料”明细账记账凭证；一联交财务会计，作为“库存材料”分类账记账凭证；一联采购员留存。3.物品的保管3.1仓库保管员应按仓库定位置放管理的要求，编制库、架、层、位“四定位”方法，将采购入库物品放入规定的仓位，并根据物品仓库填写货卡。3.2物品保管要做到“四清、二齐”，即品名清、规格清、数量清、价格清；库容齐、堆放齐。库内物品应根据品种、规格、形状、批次、成行、成堆、成串等各种形式摆放，做到摆放整齐稳妥，便于点数、发货。3.3各种物品的发放要按“先进先出”的原则，以保证库存物品质量完好。3.4仓库要加强防火防盗措施，必须配备消防用具，仓库内严禁吸烟。3.5每月末，仓库保管员根据库存物品明细账对仓库存货进行盘点，编制“库存材料”盘点表，要做到帐、卡、物相一致，发现存货有盘亏、报废或三个月以上呆滞不动的现象要分析原因，写出书面报告并附盘点明细表一并交给分管主管，由分管主管提出处理意见后报管理处经理审批。4.物品的领用4.1物品领用时，需填制一式三联领料单，由领用人和部门负责人签字。其中一联交领料人，作为部门收入凭证；一联由仓库保管员转交财务会计；一联仓库保管员留存。4.2个人领用工具(服装)等物品，由仓库保管员开具领料单并由领用人签字，“仓库领用（发料）登记册”由仓库保管员登记。第二次领用，必须以旧换新，领用人离职时要收回其领用的工具（服装）等，如有遗失则照价赔偿。4.3向仓库借用工具或器具时，必须填写经部门负责人签字的物品借用单，使用完毕要及时归还仓库，以利周转，仓库保管员有催其及时归还的责任。5.物品的控制5.1库存物品既要做到物业管理所需材料的及时供给，保证物业管理工作的高效运行，又要掌握库存动态，尽可能压低库存，减少资金占用。对于非日常消耗性的物品（如修理用备件、材料、工具等）要勤购少备，以避免日久锈蚀、变质等原因造成的物品损失。5.2物品领用要按实领用，防止少用多领、假公济私。在领用材料有剩余的情况下，一定要办理退库手续，按退库物品的数量、金额和原领料单上填写的用途开具退料单（红字领料单）。严格控制帐外物品，以堵住物品流失的漏洞。5.3财务要对库存物品进行不定期地抽查盘点，由于人为因素造成物品的短缺、呆滞和毁损情况，要查明原因，追究当事人的责任。（三）供方选择管理制度：1.供方的评价和选择1.1管理处相关部门负责对承接外包服务项目的供方进行评价和选择。由外包服务项目相关部门对供方的技术水平、装备条件、管理能力、商业信誉等诸方面进行调查考评，做出综合评定，填写《供方调查考评申购表》。1.2管理处相关部门验证选用的供方业务资质证明、质量保证证明，在《供方调查考评申购表》上签署评价意见，报管理处经理审批。经审批核准者列入合格供方名单，可承接管理处外包服务项目。1.3凡长期性外包服务项目，由管理处与供方签署协议，规定双方责任和质量要求。1.4与外包服务项目相关的部门负责保存供方的服务质量记录，每年定期评定，作为决定是否继续选作供方的依据。2.采购文件2.1管理处相关部门根据实际使用需要进行测算，在每年12月内编制下一年度外包服务项目采购的预算计划，应附有各项目具体的服务质量标准。服务采购预算计划经费，经审核并报管理处经理批准后，在下一年度执行。2.2临时性的零星采购，由需求部门填写《采购申报单》，部门负责人签批，注明项目、采购原因、质量要求，由管理处接待口核准报管理处经理审批后执行。3.外包服务的质量控制根据需要对外包服务进行质量控制，包括分阶段的对服务质量认可，进行必要的技术指导、管理咨询、现场质量监督。4.外包服务的质量验证4.1管理处业务部门或服务需求部门负责对外包服务的质量验证和评定，若发生服务质量水准低于规定要求，应视情况要求供方返工或改进。4.2外包服务采购部门签署保存《供方服务验收评定记录》。4.3管理处业务部门会同有关业务部门负责与外包服务供方进行沟通，协调处理合作过程中发生的争议。（四）档案管理制度：1.职责管理处档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由办公室负责管理处主体档案的管理工作，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。2.范围管理处的建档工作分为：工程技术档案（基建工程项目档案、工程改扩建档案）、文书档案、人事档案、业主档案四部分。3.执行过程3.1管理处接待部门负责管理处文书档案、人事档案和业主档案，工程部门负责工程技术档案。3.2各部门收集、整理、立卷、保管工作由指定专人负责，按归档范围将有保存价值的文件、资料、图纸等材料按规范要求立卷归档，并要做好档案的保密安全工作。3.3各级管理人员要支持资料保管人员员对档案资料的收集整理保管工作，在管理处和经营活动中形成的有保存价值的资料，不能作私有资料由个人占用保存。工作需要，可办手续借阅和复印有关档案资料。3.4销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造清册，提出销毁报告，报管理处领导审批，并报送上级档案机关备案。销毁档案材料时严格执行保密规定。3.5档案管理部门要积极同有关职能部门配合，利用现代化的管理手段，做好档案管理工作。3.6根据归档范围，积极做好遗留材料的补缺工作和有关材料的复制工作，同时要做好由保存价值的开业准备资料、设备资料、各种验收资料、工程技术资料的收集工作。3.7管理处将根据实际情况不断补充和完善归档制度。3.8物业交接文件和技术资料、土建工程和设备设施质量验收记录和客户（业主）更替资料要长期保存；仓库保管资料等一般资料和记录保管三年；财务资料按国家有关规定保管。（五）钥匙管理制度：钥匙管理关系到小区的安全运行，必须严格控制，妥善保管。为使钥匙管理既确保安全又方便使用，特制订本操作规程。1.钥匙的分类1.1管理处各办公用房、库房门钥匙；1.2各设备机房钥匙；1.3各门洞及楼层消防通道钥匙；1.4.小区各出入口大门钥匙；2.钥匙的保管2.1保安部门集中保管一套上述1.1—1.4钥匙并封存，在紧急情况下使用，并做好记录。2.2其它钥匙由各相关的部门负责使用和保管。2.2.1工程部门负责保管各设备机房钥匙壹套。2.2.2保安部门负责保管同2.1。2.2.3接待部门负责保管管理物料库房钥匙两套，并保管未入伙单元钥匙。3.业户入伙后，与接待部门办理钥匙移交手续;所有钥匙必须标记清楚，对号入座，取用方便;如有遗失应立即向保安部门备案。4.领用钥匙的程序4.1管理处的工作人员因工作需要领用钥匙的，应经各部门负责人批准后方可使用。领用钥匙须进行登记，由领用人员在登记簿上填写领用日期、钥匙名称（或编号）、用途并签名。钥匙用过后必须立即交还保管人，并在登记簿上记录交还日期和时间，由保管员负责签收。4.2钥匙领用人不得将钥匙交给他人使用，不得携带回家并严禁擅自增配。4.3非管理处工作人员，一律不准借用小区钥匙。5.钥匙遗失的补配5.1遗失钥匙，须立即向保安部门报告备案，并及时采取必要的防范措施，在做好遗失记录和钥匙增（补）记录后,即通知工程部门配置钥匙或换锁。5.2遗失钥匙者应对所造成的经济损失负责。管理处员工遗失钥匙应按《员工手册》中的有关规定予以处分,故意隐瞒者将加重处理。6.换锁程序未经保安部门同意，公共部位和管理处各门锁都不得擅自更换;因遗失钥匙或门锁损坏而必须更换时，须向保安部门提出书面申请，经保安部门批准后通知工程部门给予更换，并将新锁钥匙交由保安部门重新分配，以便在发生意外情况时使用。7.加强监督办法7.1.各级管理人员除以身作则执行钥匙管理制度外，还应对下级人员保管和使用钥匙加强监督检查，发现违规现象，应及时制止，以免造成不良后果。7.2任何员工发现随意放置或丢失的钥匙，应立即交予保安部门，并由保安部门及时做好拾交记录，管理处将酌情给予表扬或奖励。7.3对违反本管理制度的员工，管理处将按《员工手册》的有关规定处理。（六）保安管理制度：1.在执行任务时，对杀人、放火、抢劫、盗窃、强奸等现行违法犯罪分子，有权抓获并扭送公安机关，但无实施拘留、关押、审讯、没收财产和罚款的权力。2.对发生在小区内的刑事案件或治安案件，有权保护现场，保护证据，维护秩序以及提供情况，但无勘察现场的权力。3.按照规定，制止未经许可的人员、车辆进入管理区域内。4.对出入小区的可疑人员、车辆及其所携带或装载的物品，按规定进行验证，检查。5.在执勤中，如遇有现行违法犯罪分子反抗，甚至行凶报复，可采取正当防卫措施。6.宣传法制，协助业主（住户）做好“四防”工作，落实各项安全防范措施，发现不安全因素及时向业主（住户）报告，协助整改。7.对携带匕首、三棱刀等管制刀具和自制火药枪及其他形迹可疑的人员有权进行盘查监视，并报当地公安机关处理。8.对违反《治安管理处罚条例》的人，有权劝阻、制止和批评教育，但无处罚的权力。9.对有违法犯罪行为的嫌疑份子，可以进行监视、检举、报告，但无权侦察、扣押、搜查。（七）保安巡逻制度：保安巡逻肩负着小区安全的重任，通过保安员仔细地巡逻能及时发现一些安全隐患，将事故苗子消灭于萌芽之中，因此该岗位在所有岗位里是重中之重，绝对要认真对待。1.巡逻警卫应按规定着装，