公文信息的写作

公文信息的写作一、信息的概念信息是以快速、朴实和简短地反映机关工作及其相关事物的新情况为内容，以各级领导同志为服务对象的一种文书。是用于汇报工作、反映和通报情况、交流经验、指导工作的一种简短灵活的表现内部事务的公文。在实践中，信息又称为：“XX情况、XX动态、XX简讯、XX快讯、内部参考、情况交流”等作为内部刊物，可以用对上级报告工作和业务情况，便于上级了解下情，及时做出指示指导工段；也可用平级之间沟通情况、交流经验，便于开展与推动工作。信息作为一种客观存在，可以说无时不在，无处不有。从广义上说，信息是对事物存在方式或运动状态的直接或间接的表述。从狭义上理解，信息是指具有新内容、新知识的消息。信息能够通过文字、符号、图像、数据、报表、声波、电磁波等载体反映出来，并通过载体进行传递和存储；信息不是过时的东西，而必须是具有新内容的新知识，能够作用于信息接受者。二、信息的特点1、内部性。带有一定的机密性；不宜向社会公开具有很强的内部性。2、服务性。专为领导服务，甚至专供个别领导人阅读3、时效性。一些动态性消息能否及时报送，直接关系到机关的工作的主动与被动，特别是突发事件更要立即口头报告领导。信息一旦过期，有公失去其应有的效用，还可能给机关工作带来不可估量的损失。4、新颖性。内容一定要新，或情况新、戒角度新、或认识新、或举措新，丝毫没有新意的信息，没有报送的必要。追求新意是信息写作题中之义。5、价值性。在现代经济社会发展中，信息是一种价值无量的要素。信息作用于资本，可以提高资金的利用率，导致发财致富；信息作用于技术，将会产生发明创造和革新，取得技术进步；信息作用于经营管理，可以通过反馈机制起到控制和调节的作用，促进市场的发展和经济效益的提高；信息作用于生产、流通、分配及消费各个领域，则会起到组织、协调和穿针引线、铺路搭桥的作用。6、独特性。一是在信息工作和文体的写作上，上级机关对下级机关不但有要求、有考核，而且一些机关还建立信息机构，配备了专兼职信息人员，自办了内部登信息刊物，形成了信息网络。这是其他机关应用文无法相比的。二是独特在信息直报点的建设上。7、实用性。往往通过报告和请示都不能解决的事情却被信息解决了，尤其是直报点。三、信息的分类1、综合类信息。反映情况较为全面和完整，既有对经验的总结，对问题的分析，又有对策的研究，篇幅较长、层次较多，一般在500-1000字左右。2、动态型信息。内容单一、简要，结构简单，多是一段成篇，在300字左右。一般有标题，也可将标题置于信息之首用黑体字标出。3、调研型信息。在调研的基础上有情况、有分析、有建议，类似调查报告、工作研究之类的文种，但篇幅短小精悍。既有帮助领导科学决策的作用，又有解决基层实际问题的功能。4、短讯型信息。内容高度概括，粗略地反映事态，一般现两三句话即可成篇，也不需要标题。类似报纸上的新闻简讯。如：至3月末，XX县2007年农村干部养老金兑现工作结束，全县368名村级干部领取了养老保险金。四、信息的写作方法信息材料的篇幅短小，内容集中，文字简洁。这既是信息的特点，也是写作上的要求，在写法上，信息文体是比较灵活的，不像法定公文那样有固定的格式，但也不是无规律可循。基本要求如下：（一）主旨集中突出。即主要意思。1、一篇一事2、删削多余（二）标题简洁醒目。好的标题能够提示公文的主旨或主要内容，引发读者阅读兴趣。要求如下：1、题文一致。标题应准确地表现信息的主旨，不能为了某种需要去突出次要问题，也不能为了吸引人故作惊人之语。2、概括适度。如：《XX市11月份物价情况》、《XX市11月份物价指数再次出现回落》。3、一语破的。“的”是指箭耙，是说一句话就要击中要害。即要抓住信息中的最主要事实。如一篇信息反映一村干部砍断了一株古银杏树的主根，市X领导要求迅速查清此事。原拟标题为《XX同志要求查处砍坏古树事件》、《一株五百年古树遭严重破坏》4、简洁凝练。如：《XX区饮食公司在抓XX饭馆租赁试点中坚持对劳保福利有保有破解决职工后顾之忧》、《XX区饮食公司对租赁饭馆的劳保福利有“保”有“破”》；《XX乡镇企业局反映乡镇企业发展中遇到的困难》可精练为：《XX乡镇企业发展中遇到的困难》;《城区干部群众学习江泽民同志在庆祝中华人民共和国成立四十周年大会上的讲话提出的问题》可简化为：《城区干部群众对江泽民同志国庆讲话的反映》（三）内容虚实结合。就是概括叙述与具体叙述相结合。做到点面结合。有以下方法：1、大题小作。选题要从大处着眼小处着手。从一点着手并深入下去，才能做到即小见大的效果。如神农富康2、定量分析。就是对事物或社会现象进行总量的分析。事实胜于雄辩，就是用数字说明。如神农富康中数字。4、角度新颖。从中可以抓住事物的本质：一是从事物发展的特点中，找出它的发展道路；二是从各个不同事物的成功经验中，找出共同因果关系，从而发现经验的成因。三是从许多的典型的差异中，找出共同的特点发现特殊的规律。（四）语言简练顺当。语言不洗练，信息材料就会显得臃肿；语序不顺就会读起来别扭。应合乎以下要求：1、文辞简洁，一是删去空、套话、没错可是又没用的话；二是尽量少引用上级精神；三是不要过多强调某事的意义，点到为止；四是不用过渡语句，硬接硬转。能收到精简文字之效。五是多用省略句和简称。如：创三优、除六害、申办奥运等。2、语序顺当。一按时间写；二按事物发展顺序写；三是按逻辑写。如意义大小、轻重等。无论用哪种写都要用顺序而不能用倒叙。3、写好导语。开头的第一句就是导语，对主要内容起到提示作用。在短讯型、动态型信息中，往往用导语代替标题。如：一篇信息反映校办企业要求享受国有企业优惠政策，开头第一句“校办企业要求随大中型企业一同上‘船’”。比较新颖。4、改变文风。信息语言别于公语言，不必过于强调端庄和具体，而要注重灵巧和生动。一是要长句变短句。如：“各乡镇党委、政府、经济联合社把组织领导干部参加和帮助村合作社开好这次社员大会或社员代表大会作为密切联系群众、听取群众意见、了解基层情况、解决群众要求的好形式。”不如改成：“各乡镇党委、政府、经济联合社的领导干部，通过帮助村合作社开好社员（代表）大会和参加大会，听取群众意见、了解基层工作情况、解决实际问题。”二是倒装句变成正装句。如：“会议决定派人到XX县对受伤的农民进行慰问。”改为：“会议决定派人到XX县慰问受伤的农民。”再如：“对全区保密工作建立分工负责制度”，改为：“全区建立了保密工作分工负责制度”。三是少用定型化语言。要“我手写我口”，而不要拾人牙慧。（五）报送对路适用“适用”是报送的信息适应领导的需求，对领导有用；“对路”指报送的信息既有领导需要了解的内容，也有需要领导了解的内容，很对领导的口味。一是按上级中心工作的进的进展持续不断地提供动态信息；二是关注社情民意，报送热点、难点和带有苗头性、倾向性的新情况新问题。三是善于对大量零散、孤立的信息进行归纳整理，从整体上开发其深层次价值，使之成为对领导决策有重要参考作用的高层次信息。四是毫不犹豫地及时报送突发事件和重大事故、灾情。五、信息的写作技巧（一）把握总体规律和要求写好信息关键在于实践，在实际工作中要多练、多体会。在总体把握上，要力求做到三点：1、吃透上情，摸清下情。宣传工作有一句行话，叫作“紧跟上头，摸清下头，握紧拳头，快打快收”。信息工作与宣传工作有类似之处，吃透上情，摸清下情，是做好信息工作，更是搞好信息写作的前提和基础。信息是写给领导和领导机关看的，作为信息写作人员就要把领导的需要作为第一信号、第一选择，深刻学习和领会上级部门重要文件和会议精神，熟知上级部门的年度工作安排以及上级部门刊发的各种信息载体和特点等等2、实事求是，尊重客观规律。信息是为领导决策和指导工作服务的。因此，编写信息时候一定要真实、准确，一就是一，二就是二，既不能夸大，也不能缩小。尊重客观事实，实事求是地编写信息。对一些关系重大的信息素材，还要经过核实，数字要准确无误，结论要符合实际，办法要切实可行，在这里虚假不行，模棱两可、似是而非也不行。3、文字讲究，条理清楚。信息的编写要中心突出，有主有次，言简意赅，语言文字要规范。实际写作时候，要尽量避免和克服可能出现的一些通病，具体来说，就是要做到“八忌”：一忌面面俱到。不要总担心说得不够全面，把摊子铺得太大，在大问题套小问题，小问题里还套小问题，十分繁琐。二忌语言不够精练。编写信息要“惜墨如金”，凡与表现主题无关的话以及不必要的重复和解释应该坚决删除。如信息《某市国税局一税干触电身亡》5月1日下午2时53分许，某市国税局某分局某征收组副组长吴某及其妻子、妹妹和妹婿等在市郊某鱼塘钓鱼时，吴因鱼杆碰高压电线被触电。后经市人民医院抢救无效身亡。事发后，市国税局立即组织人员对事故进行调查，并通过电话及时向省局作了报告。目前，吴的有关善后事宜已处理结束。举一个反例子：信息《某县国税局制止一起集体逃税案》月日，某县国税局妥善处理某镇50名纳税人集体反映税负偏高事件。某镇是距离县城20公里的农村乡镇，经济文化落后，部分纳税户纳税意识淡薄。前几年在乡镇的干预下，纳税秩序不顺畅，治税环境不宽松，导致税收收入缓慢。2003年该县国税局某分局对该镇税收进行重新清理整顿，发现部分纳税户税负偏低。分局根据典型户调查，集体评议，对53户纳税户下达征收文书，进行税负调整，纳税户以税负增长高为由，置之不理，拒不缴纳税款。分局作为稽查选案移交稽查局。县稽查局深入实地，按照稽查程序对个体户进行税收稽查，清理欠税户23户，给予补税罚款22850元的处理。纳税户不服，要求调减税款，纷纷到县局反映情况。县局高度重视，及时组织税收法规股、税收业务股、稽查局人员对部分纳税人反映的情况进行分析、调查，在确认执法事实清楚、程序合法、处理适当、定性准确后，对纳税户进行《税法征管法》宣传，经过耐心细致的说服教育，纳税人由不理解、不配合、不交税，到了解税法，支持税务部门执法，主动交纳税款。截止6月15日，补税罚款22850元已全部入库。三忌穿鞋带帽，入题太慢。信息写作应该直截了当，开门见山地把事实写清楚，切不可文字拖沓，空话、套话、废话连篇。四忌缺乏必要的背景交代。有些信息需要交代背景，否则，有时会使读者搞不清楚信息的实际价值。五忌结构不合理。一般情况下，信息是把主要事实放在前边写，然后再写过程或原因、提出建议等，以适应领导工作的需要。否则，把原因和结果混在一起写，原因中有结果，结果中由有原因，就会使人读后理不出头绪，不知所云。六忌详简不当，内容空洞或罗嗦。信息需要简练，但在表达上哪些需要简述、哪些需要详谈，要根据信息所要表达的主题来把握。把握不好，就有可能详简不当，空洞无物，影响原意的表达。这个要根据具体的信息，才能具体处理好。(加强领导，组织到位等等这样的就很空洞，乏味)七忌使用语言和标点符号不准确。编写信息时，要用词恰当，符合语法，逻辑严谨。切忌生造名词，乱加形容词。同时还要注意正确使用标点符号。标点符号使用不当，也会影响信息的准确性，贻误工作。八忌技术规格不够规范。在编写信息时，引用人名、地名等名称时不要随意简化；所用字体、统计数字、计量单位等也要规范。（二）掌握信息的逻辑结构一篇好的信息，就其总体结构而言，应包括标题、导语、主题、背景、结尾等基本构件。这里需要指出的是，并不是每一篇信息都必须具有所有构件，有的可能有，有的可能只有其中的若干件。1、标题。书有书名，文有文题。信息标题就是表明信息内容的短语。标题是信息的眼睛，在一篇信息中占据着首要位置。一篇信息是否有份量，价值是大还是小，读者首先是从标题上作出估量。标题具有非常重要的作用：A.表现主题。一般来说，标题是信息内容和主题的集中和概括，标题直接揭示主题。如《某某市，做活了宣传的大文章》--从标题就可以了解文章的中心思想。B.给信息命名。标题就是信息的名字。如《某市国税局建立并实行强化税务稽查工作四项制度》---这一标题就是这篇信息的名字。C.领导阅读信息的向导。标题可以帮助领导理解信息，标题可以帮助领导扩大信息量。（1）标题的主要类型：一是内容直述型———这是信息最常见、占比例最