Word文字处理

Word2003文字处理主讲：张红燕Word2003文字处理1文字处理软件的功能2Word2003工作环境3创建文档的基本操作4文档排版5制作表格6插入对象7高效排版8打印文档1文字处理软件的功能文字处理软件是利用计算机进行文字处理工作而设计的应用软件，它将文字的输入、编辑、排版、存储和打印融为一体，彻底改变了用纸和笔进行文字处理的传统方式，为用户提供了很多便利之处。文档创建、编辑、保存和保护文档排版制作表格插入对象高级功能文档打印2Word2003工作环境2.1Word2003工作窗口2.2Word2003命令的使用Word2003是MicrosoftOffice2003的主要套件之一，具有Windows的图形操作界面，让用户能方便地管理文档、编辑文档、排版文档、处理图形、制作表格。我们如何进行文字处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？2.1Word2003工作窗口（1）启动Word2003常规启动单击“开始”|“程序”|“MicrosoftOfficeWord2003”快捷启动双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入Word2003（2）退出Word2003单击标题栏右侧的“关闭”按钮。执行“文件|退出”菜单命令单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。双击标题栏左侧的“W”图标。单击“文件”菜单，按X键按组合键Alt+F4。（3）Word2003的工作窗口标题栏菜单栏工具栏标尺状态栏文档窗口(文本区)标题栏菜单栏工具栏标尺状态栏编辑区2.2Word2003命令的使用要熟练使用Word2003，关键是学会使用Word2003的命令。Word2003命令的使用包括：选择命令、撤销命令、恢复命令和重复命令。（1）选择命令从菜单中选择相应命令用鼠标单击工具栏上的按钮使用右键快捷菜单使用快捷键选择命令有4种方法：（2）撤销命令Word具有记录近期刚完成的一系列操作步骤的功能。若用户操作失误，可以通过“常用”工具栏的“撤销”按钮或执行“编辑|撤销”菜单命令(Ctrl+Z)，取消对文档所做的修改，使操作回退一步。前提是文件在此期间没有保存过（3）恢复命令“常用”工具栏上有一个“恢复”按钮，其功能与“撤消”按钮正好相反，它可以恢复被撤消的一步或任意步操作。如果上一次的操作不是撤消操作，“常用”工具栏的“恢复”（4）重复命令如果需要多次进行某种同样的操作时，可以通过执行“编辑|重复”菜单命令(Ctrl＋Y)，重复前一次的操作。3创建文档的基本操作3.1新建文档3.2输入正文3.3文档编辑3.4保存和保护文档3.5打开文档创建新文档常有以下三种方法：单击“文件”菜单的“新建”命令。按组合键Ctrl＋N。单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。在对文档进行编辑之前，需新建文档。3.1新建文档【例1】利用“典雅型传真”模板生成一份传真。(1)输入途径键盘输入语音输入联机手写输入扫描输入3.2输入正文(2)输入状态光标定位选择输入法输入文字输入符号通过键盘输入文字有两种状态：插入和改写。(3)输入正文的一般步骤插入日期和时间插入文件插入网络文字素材光标表示录入内容时的插入位置。键盘定位利用键盘方向键鼠标定位在欲插入内容处单击鼠标左键。输入内容的第一步是光标定位。那么什么是光标？为什么要光标定位呢？使用Ctrl+Shift组合键在英文和各种中文输入法之间进行切换。使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器，在打开的输入法菜单中选择所需输入法。用Ctrl+空格键在英文和系统首选中文输入法之间进行切换。光标定位之后，要输入文本。那么如何选择输入法？英文/中文输入方式半角/全角状态中文输入法名称中/英文标点全半角有什么不同呢？软键盘有什么作用呢？单击“插入”菜单中的“符号”项，出现下图对话框，选择“符号”选项卡，单击“插入”即可。如何输入特殊符号呢？【例2】创建一个新文档，写一封信，要求日期可以自动更新1.在输入过程中，注意“改写”和“插入”状态的不同。2.输入常用的标点符号，须切换到中文输入法状态。“.”会显示“。”“\”会显示顿号“、”“”/“”会显示“《”和“》”3.注意“Enter”（硬回车）和“shift+Enter”(软回车）的区别。如果要强行换页，可以按Ctrl＋Enter键。4.在输入过程中，如果遇到只能输入大写英文字母，不能输入中文的情况，按CapsLock键回到小写输入状态。5.用Backspace键删除光标前面的字符，Delete键来删除光标后面的字符。3.3文档编辑对于输入的内容经常要进行插入、删除、移动、复制、替换、拼写和语法检查等编辑工作，这些操作都可以通过“编辑”菜单中的相应命令或“格式”工具栏中的相应按钮来实现。文档编辑遵守的原则是“先选定，后执行”。被选定的文本一般以高亮显示，容易与未被选定的文本区分开来。（1）选定文本为什么要选定文本呢？如何选定文本呢？选定部分文本内容的效果鼠标选定。将光标移到欲选取的段落或文本的开头，按住鼠标左键拖曳经过需要选定的内容后释放鼠标。键盘选定。将光标移到欲选取的段落或文本的开头，同时按住Shift键和光标移动键选择所需内容。利用选定区在文本框的左侧有一向下延伸的长条形的空白区域，称为选定区。选定区选定文本的常用技巧（2）编辑文档插入将光标移动到想要插入字符的位置，然后输入字符即可，注意确保此时的输入状态是“插入”状态。删除对于单个字符，可按Backspace键或Delete键。对于大量文字，可以先选定要删除的内容，然后采用下面任何一种方法：按Backspace键或Delete键。单击“常用”工具栏的“剪切”按钮。执行“编辑|在选定文字上单击右键，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令。我们对文档进行修改时，经常要移动部分文字，甚至对部分相同文字进行复制。那么如何移动和复制文字呢？移动或复制利用剪贴板进行移动操作选定要移动的文本块，选择“剪切”按钮或命令，后“粘贴”。直接移动选定后，鼠标变成左上箭头才能移动。直接复制在移动文本的同时按住Ctrl键即可。可利用剪贴板来复制选定要复制的文本块，选择“复制”按钮或命令，后“粘贴”。【例3】将一封信的内容复制到一个新文档中。Word的复制功能不仅仅局限于Word文档，用户还可以从其他程序，如IE浏览器、某些图形软件中直接复制文本或图形到Word文档中。我们编辑文档时，想在一篇长文档中查找某段文字，或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字，怎么办呢？查找和替换“编辑|替换”命令，打开“查找与替换”对话框。利用“替换”，不仅可以替换内容，还可以修改格式。【例4】把文档中所有的“你”替换为带着重号的蓝色字“您”。单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”标签。选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框。单击“确定”按钮。检查拼写和语法3.4保存和保护文档用户输入和编辑的文档是存放在内存中并显示在屏幕上的，如果不执行存盘操作的话，一旦死机或断电，所做的工作就可能因为得不到保存而丢失。只有外存(如磁盘)上的文件才可以长期保存，所以当完成文档的编辑工作后，应及时把工作成果保存到磁盘上。（1）保存文档单击“文件”菜单中的“保存”项，或单击“常用工具栏”中形如软盘的图标。当需要将文档改名或者改变存储位置时，单击“文件”/“另存为”项，出现“另存为”对话框。按快捷键Ctrl+S新建文档之后，如何保存文档？(2)保护文档Word2003还设置了自动保存功能、加密文档功能等。菜单“工具|保存选项”命令，显示“选项”对话框。常用的三种方式：单击“常用工具栏”中左边第二个按钮，图标为一本打开的书。单击“文件”菜单中的“打开”选项。按快捷键“Ctrl＋O”或“Ctrl＋F12”。我们保存过文档之后，需要打开文档进行查看或者修改。那么如何打开文档呢？3.5打开文档4文档排版4.1字符排版4.2段落排版4.3页面排版4.1字符排版字符是指文档中输入的汉字、字母、数字、标点符号和各种符号，字符排版有2种：字符格式化和中文版式。字符格式化包括：字符的字体和字号、字形(加粗和倾斜)、字符颜色、下划线、着重号、静态效果(如阴影、上下标等)、字符的间距、字符和基准线的上下位置以及文字动态效果等；中文版式是针对中文字符提供的版式。字符格式化是什么呢？（1）字符格式化字体格式是指对英文、汉字、数字和各种符号进行关于字符字体、字号、粗体、下划线等外观的修饰。“字体”对话框“字体”选项卡“字符间距”：字符缩放比例、字符间距、字符位置等。“文字效果”：字符动态效果（但效果打印不能显示）如何修改字体格式？工具栏按钮（2）中文版式对于中文字符，Word2003提供了具有中国特色的特殊版式，如简体和繁体的转换、加拼音、加圈、纵横混排、合并字符、双行合一等。格式-中文版式【例5】对文档“你从鸟声中醒来.doc”进行字符排版。段落排版是做什么的？4.2段落排版段落排版不仅包括段落对齐、段落缩进、段前段后距离(段落间距)和段落中的行距设置，还包括给段落添加项目符号和编号、为段落设置边框和底纹、通过制表位对齐段落以及使用格式刷快速复制段落格式等。（1）段落对齐、段落缩进、段落间距和行距选定段落，执行“格式|段落”菜单命令，或单击右键快捷菜单中的“段落”命令，在“段落”对话框中进行设置段落对齐对齐方式有5种：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。两端对齐分散对齐居中右对齐段落缩进首行缩进：第一行左边界向右缩进一段距离。悬挂缩进：除首行外，其余各行左边界向右缩进一段距离。左缩进：整个段落的左边界向右缩进一段距离右缩进：整个段落的右边界向左缩进一段距离除了利用“段落”对话框外，还可以使用水平标尺上的段落缩进符号。最好不要用空格键来控制段落首行和其他行的缩进，这样做可能会使文章对不齐；也不要利用Enter键来控制一行右边的结束位置(回车就意味着一个段落的结束)，这样做会妨碍文字处理软件对于段落格式的自动调整。段落间距和行距间距指当前段落与相邻两个段落之间的距离，即段前间距和段后间距，加大段落之间的间距可使文档显示清晰。行距指段落中行与行之间的距离，有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值、多倍行距等。【例6】对文档“你从鸟声中醒来”继续进行段落排版（2）项目符号和编号、边框和底纹、制表符和格式刷项目符号和编号选择需要添加项目符号或编号的若干段落，然后单击“格式”工具栏中的项目符号按钮或编号按钮。边框和底纹选定段落，执行“格式|边框和底纹”菜单命令，打开“边框和底纹”对话框，其中有边框、页面边框、底纹3个选项卡。【例7】对文档“你从鸟声中醒来.doc”进一步进行段落排版在输入文档时，常常遇到需要将段落文本纵向对齐的情况，如果使用空格，由于字体字号的不同，同样的空格可能占据不同的空间，使文本纵向对齐产生偏差。最好的方法是采用制表位。制表位设置制表位有两种方法之一：标尺设置设置制表位有两种方法之二：对话框设置可以使用“常用”工具栏上的格式刷按钮进行格式复制。选定被复制格式的段落或字符，单击工具栏上的按钮，鼠标的指针形状变为刷形，然后选定要复制格式的字符或者段落即可。格式刷4.3页面排版页面是比段落级别更大的操作对象，页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，页面排版主要包括：页面设置、页眉和页脚、脚注和尾注、特殊格式设置(如分栏、首字下沉、文档竖排)等。（1）页面设置页面设置：设置纸张大小、页边距、页眉和页脚的位置、每页容纳的行数和每行容纳的字数等单击“文件”/“页面设置”菜单项，可打开“页面设置”对话框。“页边距”选项卡“纸型”选项卡“版式”选项卡“文档网格”选项卡【例8】对文档“你从鸟声中醒来.doc”进行页面设置（2）页眉和页脚页眉或页脚是页码、日期或公司徽标等文字或图形，常打印在文档的每页的顶部或底部。创建与编辑页眉和