文件控制程序

XXXX电气有限公司Q/KJ02-05.01文件控制程序版序：D/02017-06-01发布2017-06-01实施发布D/0文件控制程序1文件控制流程活动名称记录或证据文件草案编写或资料收集编号审核批准发布归档复制标识发放或借阅修改或换版更换旧版回收作废旧版销毁、保留样本文件或资料文件归档登记表审核签字（文件上）批准签字（文件上）文件归档登记表文件归档登记表受控状态、分发号、持有者文件收发登记表文件借阅登记表文件领用审批表文件更改申请单文件更改登记表文件发放〈回收〉登记表的“回收日期”栏的填写加盖“作废”印章（红色）文件处理清单D/0文件控制程序Q/KJ02-05.0121目的对QMS、ISO14001、OHSAS18001有关的管理性文件进行有效的控制，确保文件的正确性、适应性，以及在运行QMS、ISO14001、OHSAS18001的各个相关场所的工作人员都能使用到相应文件的有效版本。2范围本程序适用于与QMS、ISO14001、OHSAS18001有关的管理性文件的控制，包括适当范围的外来文件。3职责3.1总经理负责管理手册的批准。3.2管理者代表负责程序文件的批准。3.3行政部负责组织管理体系文件的管理和控制。3.4其它各部门协助行政部进行文件管理和控制。4工作程序4.1文件的分类4.1.1管理体系文件：a)管理手册（包括形成文件的方针和目标）；b)管理体系程序文件；c)其他质量、环境、职业健康安全文件（包括质量、环境、职业安全健康记录表式、记录以及策划文件、技术文件等）；d)公司行政性文件注：文件载体可以为：纸张性文件、电脑软盘、光盘文件、音像、图片、等。4.1.2外来文件外来文件是指比公司以外获得，供本公司使用或参考的与管理体系有关的文件。4.2文件的编制4.2.1管理手册、程序文件和其他管理性文件，由行政部负责组织有关部门和人员编写。4.2.2技术性文件（包括企业技术标准、检验规程、图样、工艺文件等），由技术部按《技术性文件控制程序》的规定组织编写。4.3文件的编号及标识状态4.3.1文件的编号由行政部统一管理；具体编号规定如下：a)管理手册的编号：Q/ＫＴ01.□□-□□□□发布年代号文件顺序号管理手册代号企业标准代号D/0文件控制程序Q/KJ02-05.013b)程序文件的编号：Q/ＫＴ02-□□.□□程序文件分文件顺序号程序文件顺序号程序文件代号企业标准代号c)其他质量、文件编号：Q/ＫＴ03-□□·□□-□□·□□质量文件分顺序号质量文件顺序号程序文件分顺序号程序文件顺序号第三层次文件、质量文件代号企业标准代号d)各种第三层次管理、技术、标准的编号及结构：Q□/KT—□□—□□□□发布年代号文件顺序代号企业标准分类代号G—管理标准Z—工作标准J—技术标准e)公司行政文件编号：康字（□□□□）第□□号第几号文件顺序号发布年代号企业发文部门字号代号企业简称D/0文件控制程序Q/KJ02-05.014f）质量记录的编号及结构：QR/KT.□□.□□—□□.□修订状态（省略为原版，A为第一版，依次类推）记录顺序号程序文件分文件顺序号程序文件顺序号质量记录4.3.2文件标识状态a)文件版号：分A、B、C……等版，A为原版，B为第一次换版，C为第二换版，以次类推。b)文件修订状态：分0、1、2……等，0为未曾修订，1为第一次修订，2为第二次修订，依次类推。如：A/0为A版0次修订，B/1为B版第一次修订，依此类推。c)记录表单修订状态：无标志为未曾修订，A为第一次修订，B为第二次修订，依此类推。4.4文件的审批权限4.4.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。4.4.2程序文件，由归口部门编制、该部门负责人审核，管理者代表批准。4.4.3各部门内部使用的文件，由各部门负责人审批。4.4.5公司行政性文件，按要求由各部门或行政部编制、总经理审批。4.4.6其他质量、环境、职业健康安全文件按要求由各部门或行政部编制，管理者代表审批。4.4.7公司规定的“工作标准”由总经理批准。4.5文件的发放4.5.1文件的发放审批a)文件发放前，应由相应权限范围内的批准人确定文件应配置的部门和发放范围。经批准后，文件管理员负责实施。具体的发放审批权见《文件发放批准权限》。b)文件发放前必须进行标识（包括编号、审批人签字、分发号、受控、非受控、盖标识章等）。c)受控文件必须纳入“受控文件清单”，以便于更改时达到一致性。4.5.2文件发放a)文件管理员负责将有效版本文件按分发号按时发到各使用部门，文件的接收者在“文件收发登记表”上签字。b)文件破损、丢失需要补发时，文件使用人应填写“文件领用审批表”，经文件相应人员批准后才可补发。补发的文件应以新的发放号登记，原受控文件由文件管理员在相应登记栏中注明“丢失作废”或“破损作废”字样。c)文件发放范围外的人员需要领用文件时，必须填写“文件领用审批表”，经相关人员批准后，文件管理员根据审批表发放文件。d)任何人不得在文件上乱涂乱画，更不得私自外借，当文件需要作为证据向外提供时；借阅一般文D/0文件控制程序Q/KJ02-05.015件，需经相关主管同意，重要或机密性文件必须经总经理批准，文件管理员在“文件借阅登记表”上进行登记后，方可外借或复印。e)文件都应由各部门的专人保管，并由其在“部门收文登记表”登记接收。在每次内部质量审核前应全面检查各类文件的有效性。4.6文件的更改4.6.1管理体系文件需要更改时，由提出更改的部门和人员填写“文件更改（申请）通知单”说明更改原因、内容，送原审批部门审批，如原审批人不在，需指定部门审批时，则该部门须获得由原审批部门提供的背景资料。4.6.2更改方法a)直接更改法：在原文件上直接划改或覆盖更改，同时加盖“更改”印章以示认可。b)换页更改：文件修改内容较多时，或修改次数超过10次以上，则应进行换页更改并注明修订次数。c)发放到公司外部的受控文件，也应进行更改、换版、作废的通讯控制，文件修改情况，应填写“文件更改（申请）通知单”。4.6.3经多次修订或需进行大幅度修订时应进行换版，换版时应同时确定版本号，修订码，换版后的作废文件按4.7条处理。4.7文件废止4.7.1所有文件使用场所人员，只准使用现行的有效版本。4.7.2当文件废止时，对收回的废止文件的处理由文件管理员填写“文件处理清单”，经原发放批准人批准后进行处理。对需保留的作废文件应标明“作废”、“仅供参考”字样。4.8文件的保存．．管理4.8.1文件的保管必须做到防火、防潮、防霉、防蛀。4.8.2与管理体系有关的管理性文件及适当外来文件的控制要求。4.8.2.1公司管理者代表应及时将国家、地方有关法律、法规、标准文件等发布信息传达至各有关部门，并对这类文件使用的有效性负责。4.8.2.2公司直接引用和使用的各类外来资料、样本及与管理体系有关的管理性文件时由文件管理员负责登记、发放和管理。4.8.2.3行政部应将所有外来文件登记到“文件归档登记表”中，并记录状态和版本。4.8.3公司内部使用的所有受控文件必须加盖“受控”印章，“受控”文件指受到更改或换版的控制，一旦更改或换版时要追溯到持有者。“非受控”文件指文件只进行分发编号、登记，其更改不受追溯，如发到客户处的管理手册等。4.8.4文件持有者调离岗位或公司时，必须将所持有的文件上缴主管部门负责人或行政部负责人。4.8.5内部管理性文件，应于每年年终进行文件评审，将评审情况记录于“文件会签表”中。需采取措施时，应对措施进行跟踪。D/0文件控制程序Q/KJ02-05.0164.9文件管理所发生记录按《记录控制程序》的相关规定执行。4.10外来文件管理4.10.1外来文件分类：标准（国标、行标及国际标准）、法律和其它。4.10.2外来文件管理：标准由技术部按技术性文件的管理要求，对其保存、借阅、收回等进行控制。法律和其它外来文件由行政部按管理性文件的管理要求，对其保存、借阅、收回等进行控制。5相关文件5.1Q/KT02-16.02《记录控制程序》5.2QG/KT-23-2003《文件发放批准权限》6质量记录6.1QR/KT.05.01-01“文件归档登记表”6.2QR/KT.05.01-02“文件收发登记表”6.3QR/KT.05.01-03“部门收文登记表”6.4QR/KT.05.01-04“文件更改（申请）通知单”6.5QR/KT.05.01-05“文件借阅登记表”6.6QR/KT.05.01-06“文件领用审批表”6.7QR/KT.05.01-07“受控文件清单”6.8QR/KT.05.01-08“文件会签表”6.9QR/KT.05.01-09“文件处理清单”6.10QR/KT.05.01-10“复印件管理表”6.11QR/KT.05.01-11“打印文件管理表”6.12QR/KT.05.01-12“传真收发管理表”