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东莞市华坤电线实业有限公司管理规章-费用管理制度东莞市华坤电线实业有限公司管理规章文件编号：HK-04版本号：1费用管理制度修订号：0页次：1/41.目的为明确费用报销的管理，堵住费用开支上的漏洞，合理编制公司财务预算并执行，以期有效降低公司运营成本提升公司竞争力。2.适用范围本制度适用于华坤公司管理费用：员工薪资、员工培训费、福利费、办公费、通讯费、会议费、咨询顾问费、差旅费、招待费、车辆使用费、房屋租赁费、基建机修费等。3.权责总经理：①负责本制度的核准。②负责公司财务预算案的审核及相关单据的核准。③对违反本制度规定行为处罚的核准。财务部：①负责本制度的制定与修订。②负责编制各项费用或各部门的财务预算。③费用开支的统计分析。④报销单据的核对、监督。其他部门：①执行本制度及经总经理核准的部门或各类费用的预算。②在权限内审批本部门发生的费用报销单据。4.内容4.1费用报销要求4.1.1报销费用必须以真实、合法的原始凭证为依据。1.合法的原始凭证主要是指：套印有税务部门监制章的发票或行政部门统一印制的收费收据、专用发票等；2.取得合法原始凭证时，应要求对方单位详细填写经济业务内容、数量、单价、金额，大小写必须相符且不得涂改，并准确填写付款单位全称（东莞市华坤电线实业有限公司）；3.因特殊情况未能取得合法原始凭证的报销，应由总经理核准否则不予报销。4.1.2发生的差旅费、业务招待费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写，并将相关单据排列整齐粘贴在报销单据背面的右上角。4.1.3报销单据上应注明以下内容，否则一律退回不予报销。1.所属部门；2.差旅费用应详细填写费用发生日期及业务内容；3.交通费要写明出差地点、时间、乘坐路线及车票金额；4.业务招待费应写明招待客户、人数、陪客人员姓名、地点、时间。4.1.4不需填写报销单据的费用，应注明经办人、用途。4.1.5费用报销最迟应在5个工作日内到财务部办理。4.2费用报销审批东莞市华坤电线实业有限公司管理规章文件编号：HK-04版本号：1费用管理制度修订号：0页次：2/44.2.1开支各项管理费用时，属各部门的正常开支且在各部门主管规定的审批权限范围内，由各部门主管签字后报财务部审核报销；部门主管审批权限为单价在100元以下总金额不超过200元，司机送货费用或正常发货费用不受此限制。4.2.2超过审批权限的费用开支，部门主管审核后报总经理核准。4.2.3各部门报销有签字权的为各部门主管正职，因部门主管请假、出差的，报销暂缓，需急办的报请总经理审批。4.2.4部门主管的费用报销由副总经理审核总经理审批，差旅费、招待费须经财务部校对副总经理审核后由总经理审批。4.3差旅费用报销4.3.1员工出差分“长途”和“短途”两种，当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。4.3.2短途出差1.伙食费补贴标准（人民币），早餐7：00前出差的5元/人，中餐13：00后返厂的10元/人，晚餐20：00后返厂的5元/人。注：出差至长安、虎门原则上不予报销伙食补贴。2.员工短途出差只能乘坐公交汽车，无特殊情况不能乘坐摩托车或出租车。4.3.3长途出差1.长途出差地分为：一类区，特区、上海、北京、广州等地区；二类区，除一类区以外的地区；港澳台地区三种。2.住宿、伙食补贴标准：（元/人/天）项目标准职别住宿标准伙食补贴一类区二类区港澳台一类区二类区港澳台一般人员100803005040100部门主管1501204006050150注：参展期间，住宿由公司统一安排除外；一般两人住一间房。3.交通费用报销标准：出差乘坐的交通工具按路线长短：部门主管可乘汽车、飞机、软、硬卧，乘坐飞机、软卧须报总经理批准。一般员工乘座汽车、火车硬座、硬卧等，软卧须总经理批准。4.3.4住宿费、交通费、伙食费，在规定的标准内报销，超标准自付（如有特殊情况需总经理批准方可报销）。4.3.5出租车费的报销：员工因公出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外1.携有巨款或重要文件须确保安全的；2.部门主管出差长途一人到达目的城市，短途两人以上同时的；3.因公办事所到目的地较远，没有公共交通工具的；东莞市华坤电线实业有限公司管理规章文件编号：HK-04版本号：1费用管理制度修订号：0页次：3/44.其他特殊情况或紧急情况需乘坐出租车的（报销时须细说明原因）。4.4招待费用报销各部门因工作需要必须宴请客人的，按以下规定执行：4.4.1必须事先填写招待费审批单，并经总经理批准，如有特殊原因，应事先电话请示。4.4.2限制陪餐人数，原则上1-2人陪同。4.4.3严格执行宴请标准，一般标准40元/人/餐，客人为部门主管的标准为60元/人/餐，超标自付，特殊情况由总经理签批。4.4.4员工外地出差发生的宴请费，应于出差前申请，特殊情况应电话请示，回公司后补办手续；出差发生宴请的应扣除陪宴人员当日的出差补助。4.4.5业务员发生的宴请原则上不予报销，重要客户由业务经理、总经理陪宴的除外。4.5通讯费用报销4.5.1享受公司移动通讯费补贴的员工，报销时应取得电信部门的专用发票，按公司规定的标准报销。4.5.2享受公司移动通讯费补贴的员工必须保持随叫随通4.6车辆费用报销4.6.1车辆费用系指路桥费、燃料费、检测费、修理费、保险费等。4.6.2送货或公事出差，应按经济合理的路线行驶；人力资源部每月考核行车里程、燃料消耗、修理费等指标。4.6.3公司配备专车的，因私事使用发生的车辆费用不予报销。4.6.4桥路费用单据须按发生的先后顺序排列整齐，并粘贴在差旅费报销单后面。4.7借款4.7.1借款包括暂借支和员工借支，需填写借款单。暂借支即短期借款，为各部门需采购物品或出差等零星借支；员工借支即为员工因某些困难以私人名义向公司借支，借支金额不超过其一个月薪资的20%，借支人须入职30天以上。4.7.2核准权限：借支金额在2000元以下，由副总经理核准；借支在2000元以上，由总经理核准。4.7.3还款期一般为1个月内，还款期超过1个月者，需扣发借支人工资作抵押。4.8费用统计分析4.8.1公司费用统计期间为当月1日至当月31日。4.8.2统计由财务部负责，统计时按部门、类别进行。4.8.3财务部每季度将统计结果汇总分析，形成各部门费用管理的分析报告提交副总经理、总经理。4.8.4各部门主管应当参照分析报告采取措施降低部门管理运行的成本。4.9年度费用的预算东莞市华坤电线实业有限公司管理规章文件编号：HK-04版本号：1费用管理制度修订号：0页次：4/44.9.1公司年度费用管理预算由财务部负责编制。4.9.2财务部编制预算时依据上年度各部门各类费用的实际支出情况、公司上年度赢利情况、本年度公司的整体规划。4.9.3编制的预算副总经理审核经总经理核准后严格执行。4.10本制度由财务部负责解释。东莞市华坤电线实业有限公司管理规章编号：HK-04费用管理制度（第1版）受控状态：__________受控号：__________编写：__________审核：__________批准：__________生效日期：__________