中国农业大学学生档案管理暂行办法

中国农业大学学生档案管理暂行办法（征求意见稿）第一章总则第一条为了加强学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，使学生档案管理更好地为人才培养服务，保障学生正当权益，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合我校实际，制订本办法。第二条学生档案是指学校在学生教育、管理活动中形成的，记述和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的历史记录。学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。第三条本办法适用于我校普通高等教育本科生及研究生（硕士、博士）的档案管理工作。第二章职责第四条档案与校史馆设专人负责学生档案管理工作(一)负责接收、鉴别学生档案材料；(二)负责办理学生档案的查阅、借阅和转递；(三)提供个人档案中有相关记载的学生情况证明；(四)做好学生档案的安全、保密和保护工作；(五)办理其它有关事项。第五条各学院、各有关职能部门的职责(一)教务处、研究生院要及时向档案与校史馆提交新生数据库，以便对学生档案进行接收、核对和编号；(二)各学院及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料和毕业生档案的收集、整理和移交工作；尤其要注意新生高中档案、高考材料、研究生入学考试材料以及在校期间产生的学生成绩单、学位、学籍材料、校级以上奖惩材料、加入党团组织材料、体检表、学生出国等材料的收集和移交；各学院应指定负责人分管学生档案工作，并确定具体承担学生档案材料收集和移交工作的兼职档案员一名；(三)就业指导中心需及时向档案与校史馆提交学生就业去向数据库、派遣名单和就业通知书，以便及时转递学生档案。第三章归档范围和要求第六条学生档案的归档范围(一)高中阶段形成的档案材料：1.高中毕业生登记表；2.高中毕业会考成绩登记表；3.体育合格情况登记表；4.中学生社会实践活动登记表；5.校级及以上奖、惩材料；6.高等学校招生考生报名登记表；7.高等学校考生志愿表；8.高等学校招生全国统一考试成绩；9.高等学校招生考生体格检查表；10.学生加入党、团组织材料等。（二）本科生阶段形成的档案材料1.学生登记表；2.学生学籍变动、转专业材料；3.校级及以上奖、惩材料；4.学生加入党、团组织材料：入团材料：入团志愿书、入团申请书、政审材料等；入党材料：入党志愿书、入党申请书、思想汇报（1-2份）及积极分子材料、政审材料、自传、预备党员考察表、转正申请书等。（注：预备党员材料暂由各学院保管，待转正后或学生毕业前转交档案与校史馆）。5.毕业生档案材料：①高校毕业生登记表；②授予学士学位证明书；③授予双学士学位证明书；④成绩登记表；⑤毕业生就业通知书等。（三）硕士生阶段应归档材料1.攻读硕士学位研究生报名登记表；2.入学考试各科成绩表；3.研究生推免生登记表；4.研究生登记表；5.硕士研究生加入党组织材料[与第六条（四）2内容相同]；6.授予硕士学位决议书；7.毕业研究生登记表；8.硕士研究生学习成绩单；9.毕业研究生就业通知书等；10.校级及以上奖、惩材料等。（四）博士阶段应归档材料1.报考攻读博士学位研究生登记表；2.入学考试各科成绩表；3.博士研究生登记表；4.报考攻读博士学位研究生思想政治情况表；5.专家推荐书（两封）；6.硕士研究生提前攻读博士学位申请表；7.硕博连读（直博生）转博资格考核表；8.博士研究生加入党组织材料〔与第六条（四）2内容相同〕；9.博士研究生学习成绩表；10.毕业研究生登记表；11.授予博士学位决定；12.毕业研究生就业通知书；13.校级以上各种奖、惩材料等。（五）其他应归档材料1.更改姓名、民族、出生日期、入党和入团时间等材料，包括个人申请、所依据的证明材料、及上级批复等材料；2.出国材料：出国申请审批表等；3.助学贷款材料：包括还款确认书等；4.健康材料：入学体检表、有关残疾证明材料；5.学生在校期间形成的其他有保存价值的材料。第七条档案材料的归档要求（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。（六）档案馆对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再归档。第八条对学生档案材料集中归档的要求（一）对本科生档案材料集中归档的要求1.各学院应将本科毕业生的个人档案材料集中在一起，并按照学号的先后顺序排放。2.对移交档案馆的材料要形成《毕业生归档材料移交清单》，清单上要注明移交材料的具体名称。移交清单一式两份，档案馆审核后双方签字，各留存一份备查。3.为保证在毕业生离校后两周内将档案转给用人单位，为学生就业服务，各学院有责任协助档案与校史馆将毕业生档案材料按要求归入学生人事档案中。（二）对硕、博士研究生档案材料集中归档的要求硕、博士毕业生档案材料集中归档、成批转递毕业生档案时，研究生院要把每位毕业生的归档材料集中在一起，列出材料明细清单，并按学号的先后顺序排放，然后到档案与校史馆办理移交手续。第四章档案移交和档案材料的归档时间第九条本科新生人事档案均由各学院在开学后一个月内收集齐全，编学号并形成《新生档案移交清单》（一式两份），于第一学期结束之前向档案与校史馆移交。第十条硕、博士新生人事档案材料，由档案馆直接收集，按学号顺序进行排放、管理。第十一条档案馆负责新生档案的审核工作，若发现材料缺失的，通知新生所在学院负责追缴。第十二条本科生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时归档，以保证档案材料的完整及学生毕业后档案能够及时转递(预备党员材料存放在各学院分党委，待转正后归档)。第十三条为了保证毕业生档案及时转递，学生毕业前大批量转递档案材料时（如毕业前大批量学生入党材料归档），各学院要组织人员协助档案与校史馆按照要求将档案材料归入学生人事档案中。第五章档案的保管与保护第十四条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。档案工作人员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。第十五条做好档案库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。第六章档案的提供利用第十六条查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：（一）各学院只能查阅本院的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由部门主管党务工作负责人签字，并加盖所在单位的党组织公章方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明，档案馆人员方可接待。在查阅学生档案时，档案馆人员必须在场。（二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经档案馆主管领导批准，方可复制拍摄。（三）学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经档案馆主管领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。（四）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。（六）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。第七章档案的转递第十七条档案与校史馆一般应在学生办理就业派遣后两周内依据学校就业指导中心的毕业生派遣名单和毕业生就业通知书转递学生人事档案。第十八条学生中途退学，需办理离校手续，档案馆凭教务处、研究生院出具的退学证明和转档通知将档案退回生源所在地或用人单位。第十九条档案馆保管的学生档案由档案馆负责通过机要交通转递。特殊情况下，本人可持用人单位出具的证明，经档案馆审查合格后，加盖密封章方可自行携带。第二十条转递学生档案时，认真填写《转递学生档案通知单》，将其归入学生本人档案中，档案馆收到接收单位退回的《转递学生档案通知单》（回执）时，要整理保存，以备查考。第二十一条各有关单位要及时归档，毕业学生档案一经寄出，有关单位应归档而没有按时归档的材料，则由归档单位负责转递。第二十二条学生毕业后工作单位暂时未落实需要托管档案的，按照学生管理部门的规定执行。对负责托管的档案，档案与校史馆不负责开具如财产继承、出国政审、亲属关系证明等材料。第八章附则第二十三条本管理办法由档案与校史馆负责解释。第二十四条本管理办法自公布之日起施行。