中国建筑标准设计研究所发行室图纸档案管理办法

中国建筑标准设计研究所发行室图纸档案管理办法二○○二年五月目录第一章总则...................................................................................2第二章存放和安全.........................................................................2第三章入库和出库.........................................................................3第四章保管和借阅.........................................................................4第五章附则...................................................................................5第一章总则第一条适用范围本办法适用于中国建筑标准设计研究所发行室（以下简称“发行室”）的图纸档案管理，图纸档案主要特指底图、胶片、档案和其他技术文件以及其他记载有文件信息的光盘、磁盘等。第二条办法目的（一）通过制定本办法，规范图纸档案的管理，方便图纸档案的查阅和分析。（二）通过制定本办法，明确库存管理相关人员责任，改善管理。第三条涉及范围本办法的涉及范围包括：（一）存放和安全（二）入库和出库（三）保管和借阅第二章存放和安全第四条库房的安全重点是作好防火防盗工作，图纸档案库房是重点放火单位。第五条库房内不许堆放闲杂物品，更不许放置易燃易爆物品，不得使用除固定照明、排风扇以外的任何电器设备。值班人员发现火灾、水情隐患时必须当即排除而后向室主任汇报，查明原因、作出处理意见，报所主管业务副所长。第六条严禁烟火，学会使用消防设施，并定期检查更换，消防设施、安全通道等设置必须符合有关消防规定。第七条钥匙统一保管，专人负责，除库房管理人员和应业务工作需要的人员外，其他任何人员未经许可不得进入库房，库房周边院落的管理视为库区管理，除所内的车辆停放外不得存放其它物品及车辆。院大门无车辆通行时全天关闭上锁。第八条加强值班巡视。对白、夜班的巡视内容、区域做出明确规定。对值班人员的使用要严格审查。值班人员下班前检查仓库门窗、电源水源是否关闭，以确保库房安全。第三章入库和出库第九条加强标准图集档案管理，凡需纳入标准图集档案管理的底图、胶片、样本、文件、报表等资料均应依据档案管理办法执行。每次新版印刷标准图集均需存档叁本。第十条由批销单制作人员在每月月底将本月发生的索图清单、批销单、批销提图记录整理存档，并将计算机批销软件上的所有资料刻录光盘存档。第十一条由发行印刷计划人员会同库房管理责任人在每月月底将本月发生的印刷通知单、入库抽查记录、结账明细单整理存档。第十二条由发行印刷计划人员负责将标准图底图按照已作废和现行标准分类整理归档。第十三条由发行印刷计划人员负责将标准图印刷胶片按照已作废和现行标准分类整理归档，并根据使用年限及使用频率每年年终盘点时上报发行室销毁计划。第十四条由档案管理人员整理现有标准图印刷品，按照已作废和现行标准进行分类，并每册各留叁本存档。第十五条图纸档案经借阅或其他手续出库时必须手续完备、经过登记签字后出库，保管人员有责任协助出库、进行登记，并对此承担责任。第四章保管和借阅第十六条所有档案图纸由专人负责统一集中保管，所有入库保管的图纸档案，必须经过整理、编号、登记后上架保存，并输入计算机数据库。所有技术文件应力求齐全、完整、准确。所有图纸都要具有统一的符合国家标准的编号。第十七条图纸档案必须按规定的借阅手续办理借阅，保管人员认真按《图纸档案借阅登记表》填写名称、编号、张数、借阅时间、借阅期限等，借阅人员必须签字，归还时注明归还时间。第十八条借阅期满资料应及时归还，未归还者，保管人员应催收。需继续借阅者，必须办理续借手续。不能归还者，由室主任根据具体情况作出处理决定。第十九条所有图纸档案应保留三份备份，无备份的不得借出，只能在库内查阅，有特殊需要的经库房管理人员同意后可以复印。第二十条本单位人员离职前，有借阅档案图纸者必须归还，否则不予办理手续。第五章附则第二十一条本办法实施后，原有类似规章制度自行终止，与本办法有抵触的规定一律以本办法为准。第二十二条本办法自颁布之日起实施。