四、企业行政管理之档案管理

企业行政管理之企业档案管理企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。企业档案的含义企业档案的分类序号内容代号1企业管理性档案A2基建档案B3科研档案C4产品档案D企业档案的分类5设备档案E6会计档案F7合同档案G8员工档案H9特殊载体档案JA企业管理性档案一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案。二、件的含义单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；二、件的含义正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；二、件的含义来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为11个步骤：1收集文件7文件著录2区分年度8填备考表3划分期限9文件装盒4文件装订10打印目录5文件排列11入库装箱柜6文件编号1、收集文件把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。对不需归档的文件要进行剔除。要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。2、区分年度根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。具体如下：2、区分年度具体如下：一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。长远规划，放在文件内容针对的头一年。跨年度的会议，放在闭幕年。跨年度的案件，放在结案的一年。3、划分期限准确地判定每一份文件和每一组文件的价值保管期限分别定为：永久（无限期）、长期（16－50年）、短期（15年以下）4、文件装订修裱破损或页幅过小的文件复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。4、文件装订装订采用左侧、下侧对齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不锈钢钉×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三点一线装订5、文件排列由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。由各部门分别整理归档的单位：先将归档文件按机构分开，再将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。5、文件排列统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。6、文件编号归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。全宗号类别号期限年度机构件号全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15类别号：不同门类档案的代号，如管理性档案为A全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。不分机构编件号年度期限文件数量件号2005永久451－45长期2501－250短期2851－2852005永久581－58长期2101－210短期2801－280分机构编件号年度机构期限文件数量件号2005办公室永久501－50长期2001－200短期2801－2802005业务科永久781－78长期1851－185短期2501－250………..…….在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。7、文件著录把归档文件的有关项目录入档案管理系统。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府[2005]X号关于×××的通知2005-06-025件号：以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府[2005]X号关于×××的通知200506-025责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府[2005]X号关于×××的通知200506-025文号：文件的发文字号，如“从府[2005]X号”全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府[2005]X号关于×××的通知2005-06-025题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“[]”号全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府[2005]X号关于×××的通知2005-06-025日期：指文件形成日期。全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府[2005]X号关于×××的通知2005-06-025页数：指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府[2005]号关于×××的通知2005-06-025备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。8、填写备考表盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。日期：填写归档的年、月、日。9、文件装盒将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）全宗名称全宗号类别号年度机构期限起止件号档案盒背脊式样××公司全宗号类别号A年度2005机构期限短期起止件号1－28已填好的档案背脊事例10、打印目录按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。“档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。（1）目录夹封面全宗名称×××公司全宗号类别A期限短期年度2005（2）目录夹背脊全宗号机构类别号A期限短期年度2005（3）填写归档情况登记表年度保管期限件数保管接收备注单位姓名单位姓名2002永久50×××2003永久75×××2004永久23×××….….….单位名称：××公司归档情况登记表内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位领导人变化情况本年度管理性档案（文书）归档情况例如（见后）（4）拟写归档说明一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门（××、××……..）共有职工××人。2、领导人变化情况××任总经理××任财务总监××任技术总监三、本年度文书归档情况本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1－108件；长100件，编号从－100件；短期100件，编号1－100。二○○四年×月×××公司二○○三年归档说明全宗号类别号年度保管期限机构A2005短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府[2005]x号关于×××的通知2005-06-025（5）打印归档文件目录装订“档案目录”如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。11、入库装箱柜室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。G企业经济合同管理类经济合同档案是本企业对各类企业和客户授信活动中形成的，反映信用业务工作情况并且有保存价值的文件材料的总称。主要指企业的生产经营、销售合同及客户管理档案。根据企业的实际情况可设置为经济合同、客户管理档案类。合同材料的分类整理1．可按合同形成的地区排列。2．可按合同形成的时间顺序进行排列。3．可按合同形成的内容种类进行排列。类目标识编制：（1）适用中小型企业、合同材料不多：G1——1案卷号（顺序号）目录号（第1本目录）大类代字（企业经济合同管理类）（2）适用大中型企业，合同、客户材料较多的根据本单位的实际工作中产生的合同材料而定，类目设置可增可减。4.合同档案保管期限分为长期（16－50年）和短期（1－15年）。5、合同档案的整理（1）单份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法a.卷内文件排列b.编页码c.拟写案卷标题顺序号文号责任者题名日期页号备注1××公司××××合同2002.02.051…..……卷内文件目录全宗号目录号G1.1案卷号1d.填写卷内目录案卷封面××公司××公司与××公司签定××合同、协议书自2002年2月至2005年2月保管期限长期本卷共1件23页归档号全宗号目录号G1.1案卷号13e.编制封面f.案卷装订g.入盒h.编制“档案目录”卷号归档号题名起止日期卷内页数保管期限备注13××公司与××公司签定××合同、协议书2002.02.10-2005.02.2023长期案卷目录案卷目录式样全宗名称××公司全宗号目录号G1.1起止年度2002-200