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MYOB入門課程建立資料檔要有效利用MYOB處理帳目，正確地建立及設定資料檔最為重要，因為某些資料一經設定後便不能更改，故須加倍小心。在正式建立公司資料檔前，請先考慮以下事項：1.您是否只會使用普通日記帳(GeneralJournal,GL)去入帳？如果全部交易均記入為普通日記帳(GeneralJournalEntry)，檢視報表時MYOB就只能提供[總帳](Accounts)類報表，其他種類報表如應收款、銷售分析等，由於系統並無任何相關數據，故無法提供。2.會否使用MYOB存貨功能管理存貨，即使用購買、出售、庫存；抑或只選用購買和出售而不記錄庫存。選擇後者做法，好處是方便輸入發票，不會由於存貨不足而無法出單，但缺點是不能記錄存貨。輸入基本資料如果還未建立公司檔案可以選[建立](Create)，如經已建立檔案，現要續繼使用，請選[開啟](Open)。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。1點選[建立](Create)之後，就可以按照MYOB所提供的指示，逐步進行資料檔建立程序；例如系統首先會指示您輸入您的公司名稱、地址、電話等資料。輸入會計年度您輸入有關本會計年度(CurrentFinancialYear)資料時，須加倍小心，因為新檔建立完成後，任何會計年度資料出錯均不能更改，唯一辦法是將全盤帳目重新輸入！如會計年度為12個月…現在想記入的會計年度是由2002年4月1日至2003年3月31日，[本會計年度]即為2003年(根據期末的年份)；如果會計年由2002年1月1日至2002年12月31日，[本會計年度]即為2002年(根據期末年份)如會計年度超過12個月…例如由2001年10月1日至2003年3月，合共18個月，做法是將會計年度分拆成兩段，第一段是先由2001年10月1日至2002年3月31日，第二段則由2002年4月1日至2003年3月31日。完成了2003年3月31日之後，不要急著進行會計年結程序(Year-endprocedure)，應先收到會計師的審計報表(Auditreport)，並完成所有交易修改後，這樣我們就可以連做兩次“開新年度(StartaNewYear)”，這樣就可以把本會計年度調整回到正常的”本會計年度(CurrentFinancialYear)”。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。2設定會計科目表您可選擇公司所屬行業後，直接使用MYOB提供的百多個不同行業之常用會計科目表(AccountsList)（請注意：選用MYOB為各行業提供的會計科目表後，您可按本身需要增加或刪除帳戶，或者將帳戶自行歸類；有關方法詳見下文。）；您又可自行建立或利用匯入功能載入由會計師提供的會計科目表。選好行業後，接下來便正式存檔，MYOB會以先前輸入的公司名稱預設為檔案名稱，您亦可這個時候更改檔名。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。3正式利用MYOB入數前，當然還需要進行其他資料輸入及設定。在下圖視窗，您可於這時按[設定小助手](SetupAssistant)按鈕，完成資料檔設定；或者，您可稍後到選單(Menu)的[設定](Setup)進入[簡易設定小助手]。如選擇[控制中心](CommandCenter)，便會進入MYOB主版面，開始處理帳目；其實，資料檔其他設定也可在[控制中心]進行；下文將講解如何在[控制中心]進行設定。練習：嘗試用你的公司資料建立一個新檔案設定帳戶上文提到您可自行增刪會計科目表(AccountsList)內的帳戶，或更改帳戶分類；這均可在[總帳](Accounts)控制中心進行。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。4新增帳戶[總帳](Accounts)控制中心Æ[會計科目表](AccountsList)Æ[新增](New)注意：總類帳(HeaderAccount)：用來計算一組帳戶的總數，以粗體字顯示，不能用作記帳分類帳(DetailAccount)：所有的帳戶都是分類帳，用作記帳刪除帳戶首先點選並連按要刪除的帳戶兩下，然後到選單[編輯](Edit)Æ[刪除帳戶](DeleteAccount)MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。5更改帳戶分類您可把MYOB預設的帳戶所屬總類帳，按自己需要將帳戶重新歸類。會計科目表設定完成後，到[總帳](Accounts)控制中心Æ[會計科目表](AccountsList)，再用[上](UP)或[下](Down)按鈕，便可把帳戶移入或移出至所需的總類帳。注意：要將帳戶分門別類，須注意下列要點：1.是否已將一個帳戶設定為總類帳(HeaderAccounts)，因為只有在總類帳裡面才可達至分類效果2.總類帳帳戶必須置於分類帳之前；即是說總類帳的帳戶編號，一定比該類之下的明細分類帳的編號小3.如要設定帳戶級別(Level)，可以利用[上](Up)、[下](Down)鈕進行(請謹記MYOB只有四個級別)練習：修改剛建立新檔之會計科目表輸入帳戶承上結餘會計科目表設定完成後，便要設定帳戶承上結餘(OpeningBalance)。請到選單的[設定](Setup)Æ[結餘](Balance)Æ[帳戶承上結餘](AccountsOpeningBalance)輸入去年年底的結餘(Balanceb/d)。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。6注意：MYOB已自動將會計科目表中所有帳戶分類（詳見下表），因此在[帳戶承上結餘](AccountingOpeningBalances)視窗中，[承上結餘](OpeningBalance)一欄並沒有顯示借項或貸項(Dr./Cr.)而只顯示金額。在輸入資產(Assets)類別的帳戶承上結餘時，只要輸入正數金額即可。所有帳戶承上結餘輸入完成後，3-9999帳戶金額應該是零；下一步便可以進行期初應收和應付帳設定。會計科目表MYOB承上結餘已設定為1-xxxx資產(Assets)輸入正數為借項(Dr.)輸入負數為貸項(Cr.)2-xxxx負債(Liabilities)輸入正數為貸項(Cr.)輸入負數為借項(Dr.)3-xxxx資本(Equity)輸入正數為貸項(Cr.)輸入負數為借項(Dr.)4-xxxx收入(Income)輸入正數為貸項(Cr.)輸入負數為借項(Dr.)5-xxxx銷售成本(CostofSales)輸入正數為借項(Dr.)輸入負數為貸項(Cr.)6-xxxx支出(Expense)輸入正數為借項(Dr.)輸入負數為貸項(Cr.)8-xxxx其他收入(OtherIncome)輸入正數為貸項(Cr.)輸入負數為借項(Dr.)9-xxxx其他支出(OtherExpense)輸入正數為借項(Dr.)輸入負數為貸項(Cr.)練習：輸入承上結餘，特別是應收帳和應付帳期初應收帳的設定首先我們要設定所有客戶資料，請到[卡片盒](CardFile)控制中心Æ[卡片表](CardList)Æ按[新增](New)，輸入客戶資料；重覆按[新增](New)來加入其他客戶。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。7然後，便可到選單的[設定](Setup)Æ[關連帳戶](LinkAccount)Æ[銷售帳](SalesAccount)；如下圖示，在[應收款關連資產帳]一欄點選一個應收帳(A/R)帳戶，[客戶收款支票帳]則點選一個常用的銀行帳戶；至於餘下的四個關連帳戶，如不適用可全部留空。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。8下一步就是核對應收總結餘；請到選單的[設定](Setup)Æ[結餘](Balance)Æ[帳戶承上結餘](AccountsOpeningBalance)，確認應收帳(A/R)總額是否經已輸入。然後到選單的[設定](Setup)Æ[結餘](Balance)Æ[客戶結餘](CustomerBalance)，按[加入以往銷售](AddSale)並將所有以往仍未付款的發票(Invoice)逐張輸入。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。9注意：銷售總數(TotalSales)、帳戶承上結餘(AccountsOpeningBalance)和現在關連應收帳結餘(LinkedReceivablesAccountBalance)的金額應該相同，未平金額(OutofBalanceAmount)則應為“0”，這樣才完成應收帳(A/R)的設定。練習：新增客戶卡片及輸入期初應收帳期初的應付帳之設定首先我們要設定所有供應商資料，請到[卡片盒](CardFile)控制中心Æ[卡片表](CardList)Æ按[新增](New)，輸入供應商資料；重覆按[新增](New)來加入其他供應商。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。10然後，便可到選單的[設定](Setup)Æ[關連帳戶](LinkAccount)Æ[採購帳](PurchaseAccount)；如下圖示，在[應付款負債關連帳]一欄點選一個應付帳(A/P)帳戶，[繳付帳單銀行帳戶]則點選一個常用的銀行帳戶；至於餘下的四個關連帳戶，如不適用可全部留空。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。11下一步就是核對應付總結餘；請到選單的[設定](Setup)Æ[結餘](Balance)Æ[帳戶承上結餘](AccountsOpeningBalance)，確認應付帳(A/P)總額是否經已輸入。然後到選單的[設定](Setup)Æ[結餘](Balance)Æ[供應商結餘](VendorBalance)，按[加入以往採購](AddPurchase)，將所有以往仍未付款的採購單(P.O.)逐張輸入。注意：採購總數(TotalPurchases)、帳戶承上結餘(AccountsOpeningBalance)和關連應付帳結餘(LinkedPayablesAccountBalance)的金額應該相同，未平金額(OutofBalanceAmount)則應為“0”，這樣才完成應付帳(A/P)的設定。MYOB筆記－MYOB入門課程©MYOBHongKongLimited。版權所有，不得翻印。12如何設定期初存貨例子：年結盤點時，所有存貨總值爲$230,000，存貨包括:電腦20部（$5000@）存貨帳戶編號為1-2310打印機50部($1000@)存貨帳戶編號為1-2320數據機40部（$500@）存貨帳戶編號為1-2330其他硬件30件（$1000@）存貨帳戶編號為1-2340軟件20部（$3000@）存貨帳戶編號為1-23501.請先到選單的[設定](Setup)Æ[結餘](Balance)Æ[帳戶承上結餘](AccountOpeningBalances)檢查一下，[存貨帳戶]結餘是否經已輸入；根據例子，這裡需輸入的金額應為$700。2.進入[存貨](Inventory)控制中心Æ[貨品清單](ItemList)Æ按[新增](New)，輸入[貨品編號]及[名稱](可按鍵盤Tab鍵跳去下一欄)；然後，您會看見以下三組為貨品而設的關連帳戶：[購買此貨品](Ibuythisitem)：請選一個銷售成本帳戶為關連帳(如[採購Purchase]、[買貨成本Cost])，編號須為5-XXXX；[出售此貨品](Isellthisitem)：請選一個銷售帳戶為關連帳(如[銷售Sales])，編號須為4-XXXX；[庫存此貨品](Iinventorythisitem)：請選一個存貨帳戶為關連帳，編號須為1-XXXX。MYOB筆記－MYOB入門課程©M