中国烟草总公司甘肃省公司采购管理办法

甘烟办〔2016〕56号中国烟草总公司甘肃省公司关于印发采购管理办法的通知各市（州）公司、机关各处室（部门）：《中国烟草总公司甘肃省公司采购管理办法》已经省局（公司）研究通过，现予印发，请遵照执行。中国烟草总公司甘肃省公司2016年7月28日（不公开）中国烟草总公司甘肃省公司文件-2-中国烟草总公司甘肃省公司采购管理办法第一章总则第一条为加强全省烟草商业系统（以下简称全省系统）工程、物资和服务采购行为的管理与监督，依据《烟草企业采购管理规定》及相关法律法规和规章，制定本办法。第二条本办法适用于全省系统各独立法人单位及控股企业。第三条本办法所称采购，是指各单位、部门以合同方式有偿取得物资、工程（含信息化项目）和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。所称物资，是指各种形态和种类的物品，分为烟用物资和非烟用物资。烟用物资主要包括烟叶配套物资、烟草物流配送物资等；非烟用物资主要包括原材料、燃料、运输工具、办公、劳保、生活、五金、设备等其他产品。所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其装修、拆除、修缮，以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。信息化项目还包括软件、硬件及信息系统采购。所称服务，是指除物资和工程以外的其他采购对象,包括宣传促销服务、管理咨询服务、科研开发服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务、维修与维护服务及其他各类专业服务等。第四条采购工作要遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正-3-平等原则和诚实信用原则。第五条采购工作必须遵守国家相关法律和法规并依法接受监督。第二章采购管理机构与职责第六条各单位都要成立“三项工作”管理委员会（以下简称管委会），其人员由领导班子全体成员、相关部门主要负责人以及职工代表组成。管委会是本级采购管理工作的决策机构。各级管委会要建立相应的议事规则和管理制度。第七条管委会下设采购管理办公室（以下简称“采购办”），负责管委会的日常工作。采购办设在管委会指定的职能部门，由职能部门主要负责人担任办公室主任，成员由有关部门人员组成。第八条管委会的主要职责：（一）贯彻执行国家法律法规及行业有关规定，负责本级采购工作的领导、决策和监督工作；（二）审定采购管理制度和程序；（三）审定《采购目录》；（四）审定年度投资计划和采购计划；（五）审定采购方式；（六）审定投资项目；（七）确定候选招标代理机构名单；（八）指导、监督采购办的日常工作；-4-（九）研究审定其它有关重大事项。第九条采购办的主要职责：（一）起草采购工作管理制度和程序；（二）审核、汇总年度采购需求，编制年度采购计划；（三）编制、管理《采购目录》；（四）抽选招标代理机构；（五）审定招标文件、谈判文件；（六）确定评标委员会成员（自行招标）；（七）组织自行招标采购；（八）对采购工作过程进行监督；（九）组织供应商资质审查；（十）确认中选供应商；（十一）组织管委会会议，根据会议内容形成会议决定或会议纪要；（十二）对管委会审议通过的采购项目，按有关规定程序发布通知、办理批复等；（十三）负责收集、整理采购工作相关资料，并在供应商确定后向采购部门移交相关资料；（十四）完成管委会交办的其他工作。第三章采购目录及采购计划管理第十条采购组织形式分为集中采购和分散采购。-5-集中采购，是指由各单位集中采购部门依据所属各部门、各单位的采购需求，统一组织的采购。各单位集中采购部门由管委会依据职责确定，为全省各单位统一集中采购的集中采购部门由省公司管委会确定。分散采购是指各单位所属各部门、各单位根据批准的年度采购计划自行组织的采购。第十一条采购部门主要职责：（一）拟订采购方案；（二）组织编制采购的招标文件；（三）组织采购商务谈判工作；（四）抽取评标委员会成员、竞争性谈判和询价谈判小组成员；（五）向采购办提供中选供应商名单；（六）与中选供应商签订采购协议；（七）按照“一项一卷一档”的要求，收集整理项目全过程资料，并于年底前向档案管理部门移交。第十二条采购办按照采购需求和采购组织形式编制《采购目录》，实行分级分类管理，报本级管委会批准后执行。各单位要每半年可以对《采购目录》进行更新并将更新情况报管委会批准同意，未列入《采购目录》的集中采购不得开展。第十三条每年底由采购办组织编制下一年度采购计划，经管委会批准后下发执行。投资项目在获得项目批复后方可列入采购计划。烟用物资采购要根据国家局、总公司下达的烟叶计划，编制年-6-度采购计划。（一）计划提报。各单位所属各部门、各单位于当年12月1日前提出下一年度采购需求，采购需求要包括项目名称、采购内容、采购数量、项目金额、拟采用的采购方式、是否设置最高限价（若不设需说明理由）等，报采购办审核。服务类项目在申报时要将项目的详细情况及相关资料申报清楚完整。拟采用非公开招标采购方式的，要提交拟采取采购方式的理由。计算机硬件及其耗材等的采购需求由各部门、各单位向本级信息化管理部门提报，信息化管理部门审核后报采购办；办公设备、办公耗材、办公家具、日杂百货、文体用品、消防器材维修维护、后勤服务、劳保用品等的采购需求由各部门、各单位向本级后勤管理部门提报，后勤管理部门审核后报采购办。（二）计划审核。采购办对采购需求进行审核汇总，形成年度采购计划草案，报管委会审议通过。（三）预算审核。将管委会讨论通过的年度采购计划草案提交预算管理委员会审定。（四）计划确定。采购办根据预算管理委员会审定意见，若需调整采购计划草案的，调整后报管委会批准并正式形成年度采购计划；若无需调整采购计划草案的，则正式形成年度采购计划。（五）计划实施。年度采购计划批准后，采购部门在具体实施采购时需填写“采购事项审批表”（附件1），经分管领导签字同意后报本级采购办审核并按程序实施。采购实施过程中，采购数量-7-或采购金额超批准总量（额）的，需报原计划审批机构审定后方可执行；需调整采购方式的，由采购部门提出申请，管委会审定。（六）计划变更。采购必须严格按照批复的年度计划和预算实施。确因生产经营工作需要需追加采购计划或变更采购内容的。各部门、各单位在7月15日前按照上述程序办理追加采购手续。已批复的采购项目，需要调整预算的要报预算管理委员会审议通过后，提交原计划审批机构审定。原则上采购计划、预算每年调整1次。第十四条未申报年度采购计划，但因国家局、总公司及各单位自身工作安排，确需实施采购工作的，各部门需向采购办填报“新增采购事项申请表”（附件2），并详细说明采购原因、内容、金额、拟采用的采购方式等，经管委会审定通过后方可实施。第十五条对于确因不可抗力或其他特殊原因所形成的紧急物资和服务采购，采购部门填写“紧急采购立项审批表”（附件3）进行采购。如紧急情况下必须由个人或者少数人临时决定的，采购部门应在紧急采购事项发生后立即报采购办，采购办需以会议或会签形式向管委会报告。第四章采购方式及适用条件第十六条采购方式包括以下五种：（一）公开招标；（二）邀请招标；（三）竞争性谈判；-8-（四）单一来源采购；（五）询价。第十七条公开招标要作为主要采购方式。任何单位和个人不得将应当公开招标的采购项目化整为零或以其他任何方式规避公开招标。国家局计划分配的烟用物资、设备及从全资三产公司采购的项目不在此规定范围内。第十八条符合下列情形之一的采购，可以采用邀请招标方式采购，经采购办同意后，由采购部门向3个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书：（一）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择；（二）采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。第十九条符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判、单一来源、询价采购的方式进行,但必须严格按照规定程序进行。（一）供应商不足3家；（二）涉及行业安全和秘密；（三）涉及烟草行业核心技术；（四）采用特定专利、专用技术。第二十条除第十九条规定外，符合下列情形之一的采购，可以采用竞争性谈判方式采购：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者第一次-9-招标时投标人少于三家又重新招标未能成立的。其后续竞争性谈判工作由采购部门与原招标代理机构共同按本办法的规定继续组织实施，竞争性谈判文件须加盖单位公章后交代理机构发放；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。第二十一条除第十九条规定外，符合下列情形之一的采购，可以采用单一来源方式采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者配套服务的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。第二十二条除第十九条规定外，采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的，可以采用询价方式采购。第五章采购程序第二十三条采购部门依据批复的年度采购计划、项目预算以及批准的采购方式，填写“采购事项审批表”（附件1），经分管领导签字同意后报本级采购办审核。-10-第二十四条招标的组织形式分为自行招标和委托招标，具备编制招标文件和组织评标能力的单位，可以组织自行招标。具备自行组织招标能力的要求是有能力按规定编制合格的招标文件；拥有两名或两名以上与招标项目对应的技术、经济等方面的行业评标专家（依法必须进行公开招标的项目，专家资格及人数按中华人民共和国招标投标法要求执行）；拥有一名或一名以上通过国家司法考试，在本单位工作满五年且具有招标活动实践经验的人员（不包括外聘的法律顾问），开展某一项招标时要经政府招标管理部门备案同意。根据我省烟草商业系统实际，目前除国家局、总公司认定的行业特殊项目由国家局、总公司组织自行招标，其余项目均要委托有资质的招标代理机构招标。第二十五条采购部门委托招标代理机构对外发布的相关采购信息、文件资料等均需采购部门审核同意（需签章的要签章）后方可发布。第二十六条各单位要建立招标代理机构库，可通过竞争性方式，一次确定三家及以上招标代理机构，纳入招标代理机构库。第二十七条各单位人力资源管理部门要建立健全评标成员管理制度和评标成员库，严格认定评标成员资格，加强培训考核、评价和档案管理，根据实际需求和考核情况及时对评标成员进行更换和补充，实行评标成员动态管理，评标成员库人数不少于20人。第二十八条招标流程（一）选定招标代理机构。对于招标采购项目，由采购部门填-11-写“招标代理机构选择申请表”（附件4）向采购办提出申请，由采购办在招标代理机构库中随机抽取一家招标代理机构办理招标事宜。监督部门对招标代理机构抽取过程进行现场监督。（二）招标公告。采用公开招标方式的，要发布招标公告。委托招标的采购项目的招标公告由代理机构发布。依据《中华人民共和国招标投标法》必须进行招标的项目，要在国务院发展改革部门依法指定的媒介发布。法律法规没有规定的，要在两家以上省级媒介发布。（三）标书编制。采购部门自己或与招标代理机构根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件要包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。招标文件中一般要载有采用设定“最高限价”的条款以控制成本。采购办审核“最高限价”时要依据采购部门设定“最高限价”的计算依据、采购项目的预算（概算）金额及招标代理机构、采购部门的市场询价结果进行审定。超过预算金额的“最高限价”须报请管委会审批。国家对招标项目的技术、标准有规定的，要在招标文件中提出相应要求。招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。（四）审定标书。由采购部门填写“标书审批表”（附件5）并附招标文件，经分管领导审签同意后报相关部门审核，相关部门审核完毕后报采购办会议审定通过方可发布。标书编定过程中，采-12-购部门重点对投标人资质、技术要求、质量要求、数量要求、工期要求、价格计算依据、付款条件、是否分包、违约责任、履约保证金、评标办法等所涉及内容的合规性、科学性、合理性、逻辑性负责，确保招标质量；采购办主要审核投标人资