中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司合同管理办法

—1—中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司合同管理办法第一章总则第一条为了进一步加强合同管理，维护中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司（以下简称公司）的整体利益，根据《中华人民共和国合同法》及《中国石油天然气股份有限公司合同管理办法》有关规定，制定本办法。第二条本办法所称合同，是指公司及所属单位与公司以外的单位、个人签订的各类经济合同，包括国内合同和涉外合同。全资子公司以及办理了分支机构营业登记的单位对外签订合同，按照本办法进行管理。劳动合同、公司内部单位之间的业务往来不属于本办法管理范围。第三条签订合同主体及加盖合同印章规定（一）公司所属各单位(不含托管单位)对外订立合同，必须以公司名义并加盖公司合同专用印章；公司托管单位对外订立合同，必须以吐哈石油勘探开发指挥部（以下简称指挥部）名义并加盖指挥部合同专用章。（二）驻外分支机构进行营业登记并独立开户的单位，除维持机构本身运转所发生的日常开支业务以外，其它对外合同均应—2—按照本办法进行审查、审批。（三）具有法人资格的全资子公司以自己的名义对外签订合同，加盖本单位合同专用章，合同管理按照本办法规定接受公司监督管理。（四）公司控股公司、参股公司与公司及所属单位签订合同，视同外部合同按照本办法规定进行管理。公司所属各部门、各单位不得以行政章或其它印章对外签订任何协议、合同。第四条合同印章的管理（一）除本办法另有规定外，公司合同专用章以及指挥部合同专用章统一由企业管理法规处管理，全资子公司合同专用章由企业管理法规处代为管理。（二）合同专用印章由公司统一编号，明确使用范围和使用权限。凡是管理和使用合同印章的单位应建立严格的印章使用管理办法，严格按照本办法规定的范围和权限使用。凡是管理和使用合同印章的单位、部门必须建立合同印章使用记录，发生问题可以查询和追溯。第五条因业务需要，申请订立并负责履行合同的单位为合同执行单位。物资供应处集中采购的物资采购合同，其执行单位为物资供应处。第六条公司应用信息化手段对合同进行管理，推广应用合同管理信息系统，在公司范围内实现合同管理的网上申报、审查、—3—签订、履行、查询统计等功能。第七条合同签订的一般程序是：（一）合同立项；（二）组织合同谈判；（三）合同审查、审批和签订；（四）合同履行和验收。第二章合同管理机构第八条公司根据统分结合的原则，建立归口管理、统一审核、分级审批、各负其责的合同管理体制。第九条公司合同管理机构分为合同业务归口管理部门和合同业务管理单位。公司合同业务归口管理部门为企业管理法规处，合同业务管理单位为公司职能处室和合同执行单位。第十条企业管理法规处是公司合同管理的归口管理部门，其主要职责是（一）制订和修订公司合同管理制度，经公司批准后组织实施；（二）向公司负责，及时报告合同签订与履行中出现的问题，并提出解决建议；（三）指导合同执行单位的合同管理工作，对合同执行单位的合同管理及执行情况进行指导、协调、监督和检查；（四）负责公司对外合同的审查，并统一管理公司合同专用章；—4—（五）负责工程技术服务合同的结算复核。（六）负责组织有关部门对合同纠纷进行处理；（七）提供法律咨询。第十一条公司职能处室是公司合同管理的业务管理部门，其主要职责是（一）组织实施公司合同相关管理制度；（二）组织相关业务的立项和选商审查；（三）组织重要的以及100万元以上的勘探开发技术服务项目、科研项目的招标或谈判；（四）对合同履行实施跟踪管理，监督合同的履行，及时向企业管理法规处报告合同履行中出现的问题；（五）建立本部门基础资料并及时归档。第十二条招投标管理中心的主要职责（一）组织实施公司合同相关管理制度；（二）组织公司工程技术服务和物资采购合同的招标或谈判工作（勘探开发技术服务、科研以外项目）；（三）负责建立公司价格信息库，并对合同价款负责。（四）负责合同谈判(招标)过程有关资料归档工作。第十三条合同执行单位主要职责（一）组织实施公司合同相关管理制度；（二）组织本单位合同立项、起草及审查合同文本，协助招投标管理中心组织招标及合同谈判；—5—（三）组织100万元以下的勘探开发技术服务项目、科研项目的招标或谈判；（四）对合同履行实施跟踪管理，监督合同的履行，及时向企业管理法规处报告合同履行中出现的问题；（五）建立本单位合同台帐，按照规定向企业管理法规处报送相关报表及资料；（六）负责本单位的合同及有关资料归档管理。第十四条合同执行单位行政第一负责人（或其授权的主管领导）为合同代理人，主要职责是：（一）承担本单位合同管理领导责任；（二）负责组织本单位的合同谈判、签订、履行和验收工作；（三）负责合同结算资料的审核。第十五条合同谈判人员的主要职责（一）收集资料，掌握合同谈判相关信息；（二）制定谈判方案，确定工作量、质量要求、验收标准及其它技术条款；（三）负责合同价格及其它商务条款的协商。第十六条规划计划处对列入项目投资计划的合同进行监管。财务处统一负责结算。第十七条审计处、纪委监察处依照有关规定对合同谈判、签订、履行验收进行监督检查和审计。根据项目实际情况，纪委监察处派专人对合同谈判活动进行现场监督。—6—第三章合同管理授权第十八条未经公司总经理明确授权委托，任何单位和个人，不得对外签订合同。合同代理人代表公司对外签订合同，必须有公司总经理年度授权或单项授权。第十九条授权企业管理法规处为公司对外合同业务归口管理部门，负责公司对外签订合同的归口管理。授权招投标管理中心、职能处室、项目执行单位负责组织招标和谈判；合同执行单位负责合同签订、验收、履行等。第二十条授权工程技术与市场处为国内市场对外投标与收入合同的评估机构；授权国际合作处为国外市场对外投标与收入合同的评估机构。其职责为：成立项目评估小组、项目评估、组织投标与签约，合同审查、监督检查合同的履行。第四章合同立项与选商第二十一条各单位必须按照股份公司合同管理信息系统规定要求提出合同立项。在合同立项中应明确以下事宜：(一)采购计划或项目工作量已详细落实，并能够实际执行；(二)资金渠道已经落实，属于投资计划的，已经列入公司计划；属于成本列支的，已经列入本单位年度成本预算费用。(三)属于本办法中规定必须招标的项目，以招标方式提起合同立项与选商，邀请招标的必须推荐三家以上的队伍；—7—(四)与政府部门（包括事业单位）之间的交易、独家垄断性项目可以以谈判或招标方式提起。项目执行单位对推荐的合同相对人的资质和服务能力负责。(五)项目执行单位推荐的施工队伍必须持有《吐哈油田公司工程技术服务市场准入证》和质量安全环保处颁发的安全许可证和排污许可证(非现场技术服务、施工队伍除外)，并具有相应的施工能力和资质，建设单位对推荐队伍的准入施工范围、安全资质、施工能力、施工质量负责。物资供应厂商必须持有物资供应市场准入证。第二十二条服务采购合同立项选商必须经过申报单位内部审查（即技术审查、经济审查、法律审查、安全资质审查）后，最终由企业管理法规处审批。第二十三条合同管理系统中的每个单位、部门审查时间一般不应超过一个工作日，审查审批人在出差前必须办理委托代办。第二十四条对各单位提起申报的材料有下列情形之一的，合同管理部门应当责成有关单位重新选定施工作业单位或补充有关材料：(一)委托单位的资质范围、经营范围与所承担项目不一致的；(二)不属于关联交易范围但以关联交易形式委托的；(三)公司没有权利与其签订合同的；(四)合同条款不完备或存在重大缺陷的；(五)违反公司有关规定的。—8—第五章合同谈判第二十五条招标按照《中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司招投标管理办法（试行）》规定执行。第二十六条合同谈判程序：（一）对合同相对人及其代理人的资格审查，主要审查合同对方资信状况、履约能力等。（二）进行市场调查、询价、测算实物工作量，确认技术要求、技术标准、询价并草拟合同条款。为保证询价的公平、公正，合同谈判前必须进行网上公开询价，在吐哈油田招投标信息网上公布询价信息，必须有两人以上接受报价信息。（三）组成由专业技术、商务、法律人员参加的谈判小组，谈判小组一般不少于3人。重大合同谈判前应召集谈判小组成员召开预备会议，制定谈判方案，对合同条款进行讨论，确定主谈人员，进行谈判业务分工，确定谈判策略。合同谈判应填写合同谈判记录，并由双方参加谈判人员签名。重大项目合同谈判前应当通知职能处室参加。（四）合同谈判结束后组织单位将谈判结果报企业管理法规处审查确认，同时将合同谈判资料复印件交项目执行单位。第二十七条授权职能处室组织重要的以及100万元以上的勘探开发技术服务项目、科研项目的谈判；授权项目执行单位组织100万元以下的勘探开发技术服务项目、科研项目的谈判；授权招投标管理中心组织其它项目的谈判。—9—重大合同，招标管理中心应提前3天通知规划计划处、财务处、纪委监察处等部门，同时提供相应的材料。谈判组织单位谈判前应确定谈判方案，组织相关部门谈判。具有下列情形之一的为重大合同：（一）国有资产处置合同；（二）联营合同；（三）对外投资、合作合同；（四）保证、担保、质押、抵押、拍卖合同。重大合同由招投标管理中心会同相关部门进行合同相对人资格、资信情况审查，并报公司领导审批后按审批意见办理。第二十八条招投标管理中心在组织合同谈判前，必须审查是否已具备订立合同条件。第二十九条项目涉及复杂技术内容的，合同谈判时，必须邀请公司技术专家参与或者协助谈判。参与或者协助谈判的技术专家应对其参与或者协助谈判的技术内容负相应责任。技术专家提供的技术意见和技术资料应纳入合同档案管理。第三十条合同谈判应坚持“比质比价、效益优先”的原则，依照公司的有关定额定价，并参照同类市场价进行费用测算，测算费用要体现技术先进、价格合理和效益优先的原则。第六章合同审查第三十一条合同执行单位起草、审查合同条款，并且经合—10—同相对人盖章签字后，将合同资料报送企业管理法规处审查办理。(一)服务类合同报审应提交以下资料：1．立项选商审查审批表；2．谈判结果审批表或中标通知书；3．签约审查审批表；4．合同文本；5．按照合同性质需要作为合同附件的其它资料。(二)买卖类合同应提交以下资料：1．立项选商审查审批表；2．谈判结果审批表或中标通知书；3．合同签约审查审批表；4．合同文本；5．按照合同性质需要作为合同附件的其它资料。(三)国外项目支出合同管理与国内项目支出合同相同。(四)签订外文版本合同时，必须有中外文对照文本。第三十二条合同执行单位报审的合同，必须是草签的合同（协议）。各单位合同承办人员必须对送审合同的真实性和可靠性负责。第三十三条按照《股份公司合同管理办法》规定应当报股份公司相关部门审批的合同，企业管理法规处应当在完成本部门审查审批手续后，报送股份公司合同综合管理部门履行合同审批手续。—11—第七章合同签订第三十四条合同签订之前必须经过技术、经济、法律三项审查。合同签订之前各单位不得擅自履行合同，也不得接受合同相对人履行合同的行为。招标项目，以中标人收到中标通知书之日起合同成立，并起算履行期限；非招标项目，以双方在合同上签字盖章之日起算履行期限。合同选商过程结束后，合同执行单位应及时组织签订合同。第三十五条签订合同必须在合法的法律主体之间进行。合同文本上除双方法定代表人或委托代理人签字外，必须加盖双方单位的合同专用章。第三十六条合同应具备合法性、真实性、严密性和可行性。合法性是指合同主体资格、内容、形式和程序不违反国家法律、行政法规的强制性规定。真实性是指签约双方意思表示真实，不存在欺诈、胁迫或重大误解的情形。严密性是指双方权利义务明确具体，合同格式规范、条款完备、文字表述清楚准确。可行性是指合同标的在技术上、经济上可行，合同条款符合国家相关规定，具有可操作性。—12—第三十七条合同文本应做到内容合法、主要条款完备、权利义务对等、责任分明、文字表达准确。公司有标准合同文本的，应采用标准合同文本。以传真和电子邮件等有形载体表达以签订合同为目的的要约和承诺，必须与谈判对方约定在合同签订之前以规范的书面合同形式予以确认，书面合同在双方当事人签字盖章后生效。法律、行政法规另有规定的从其规定。第三十八条