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1中国石油江苏销售公司建设项目档案管理办法第一章总则第一条为规范中国石油天然气股份有限公司江苏销售分公司（以下简称江苏公司）建设项目档案管理工作，充分发挥建设项目档案在工程建设、生产管理、维护和改扩建中的作用，根据《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，制定本办法。第二条本办法适用于江苏公司机关、各分公司、控股公司。参股公司参照执行。第三条本办法所称建设项目档案，指公司在油库、加油站项目立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。第四条江苏公司所属建设项目档案工作实行统一领导，分级管理。第五条江苏公司统一接收、保管和提供利用所属建设项目档案。第二章档案管理职责第六条江苏公司总经理办公室是建设项目档案工作的归2口管理部门，其主要职责是：（一）执行集团公司建设项目档案工作管理制度，制定江苏公司建设项目档案管理办法；（二）负责江苏公司建设项目档案管理工作的规划、组织协调和监督指导；（三）负责江苏公司新建、收购、租赁项目、改造项目档案验收工作；（四）参加江苏公司建设项目竣工验收；（五）组织江苏公司建设项目档案业务交流与培训工作；（六）负责江苏公司建设项目档案管理；第七条江苏公司投资建设管理处是建设项目全过程文件控制管理的直接管理部门，其主要职责是：（一）执行集团公司、江苏公司建设项目档案管理制度；（二）负责对建设项目文件的完整性、真实性和系统性进行核实、监督；（三）负责指导、监督各分公司及参建单位对项目文件的编制、整理，并负责对案卷质量进行审查；（四）负责项目文件信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。（五）参加江苏公司新建项目档案专项验收；（六）负责收集、审核各分公司及参建单位形成的各类项目文件，收集本处室形成的文件，按照集团公司、江苏公司有关要3求统一向公司档案管理部门移交。第八条企管法规处是建设项目档案法律审查部门和股权档案形成部门，其主要职责如下：（一）执行集团公司、江苏公司建设项目档案管理制度；（二）负责签订建设项目各类合同中，落实项目档案保证金以及明确缺失档案的违约责任；（三）对合作单位、个人提交的有关材料进行法律审查，形成、收集、整理并归档法律审查资料；（四）与投资管理处共同对控股加油站在资产评估、股权管理等过程形成的材料进行收集、整理和归档；（五）收集、整理、归档股东大会全套资料；（六）按照集团公司、江苏公司有关要求向公司档案管理部门移交有关档案第九条财务处是建设项目结算管理部门，其职责如下：在办理各类建设项目尾款结算时，对通过档案验收的项目，方可办理财务结算手续，确保项目档案完整、准确和系统。第十条各分公司开发项目组、投资建设科是项目档案的第一管理部门，其主要职责如下：（一）执行集团公司、江苏公司建设项目档案管理制度；（二）按照“三同时”的要求，对施工单位、监理单位在日常施工监理过程中的档案资料进行审核，确保档案资料的真实性；（三）监督、指导施工单位、监理单位形成和整理档案。工4程竣工后通过档案管理系统录入电子数据，并与实物文件一同移交到投资建设管理处；（四）收集、保管建设项目的各项行政审批文件、证照，做好利用登记，并在竣工验收时通过档案管理系统提交电子数据，并与实物文件移交到江苏公司投资管理处（资产类证照执行“随办随归档”）；（五）审核交工技术文件的组卷、排序、编目等整理工作，保持档案之间的有机联系。第十一条监理单位负责监理文件的编制、收集和整理，统一将编制整理好的案卷及完整的电子文件报送建设单位项目管理部门审核后归档；负责督促、检查施工单位编制、整理施工文件和竣工图，审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况。勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并向江苏公司投资建设处提交有关材料。第三章档案管理要求第十二条建设项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。第十三条建设项目档案管理工作要按照“三同时”原则。在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况。在进行工程验收时，5应同时审查、验收项目文件的归档情况。第十四条加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。档案完整指按《江苏公司建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件1）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档，各种文件原件齐全。档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。档案系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。第十五条项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理（以下简称参建单位）等合同（协议）时，企管法规处与投资建设处协商，设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案管理部门根据合同（协议），检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同（协议）付款环节。第十六条项目申请立项后，投资建设处与分公司应明确档6案管理人员，负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。第十七条投资建设处、各分公司和参建单位应根据各自职责范围或合同规定，按照建设项目档案管理规定要求，完成项目文件的编制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。第十八条分开管理的项目档案，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案（包括电子文件）的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。采用项目管理承包等其他管理模式的项目，投资建设处应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。第十九条各分公司应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。第二十条各分公司应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。第四章档案收集第二十一条凡是反映和记录建设重要职能活动，具有查考和利用价值的各种载体的文件材料，应当收集齐全，归入项目档案。建设项目文件归档范围和保管期限划分见《江苏公司建设项7目文件归档范围和保管期限表》（见附件1）。项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。第二十二条设计、施工、监理单位根据各自职能，收集、汇总本单位在建设过程中形成的各类档案；各分公司收集、汇总辖区范围内所有项目档案，并根据要求提交江苏公司投资建设处；投资建设处负责收集新建项目、收购项目和改造项目的全套开发、施工、监理资料。负责收集控股加油站（合资加油站）全套开发、施工、监理资料，企管法规处协助投资建设处收集相关资料。第二十三条实行工程总承包的项目，工程总承包单位负责审查、收集各分包单位编制的施工文件和竣工图，并提交相关单位审核。项目总承包单位负责设备随机文件的收集、整理工作，确保其完整、准确与系统。第五章档案整理、归档要求第二十四条项目档案应保证原始性和真实性，归档的材料必须为原件。因故无法提交原件的，由相关责任部门出具情况说明报有关领导和部门审批，并由原件保管部门在该材料复制件上加盖公章，注明与原件一致及出处后归档。第二十五条项目档案必须与实际情况相符，各类原件齐全、图物相符，技术数据可靠，签字手续完备；各类材料分类科学，组卷合理，符合档案管理的要求。8第二十六条文字材料幅面尺寸规格统一使用A4幅面（210mm×297mm），图纸采用国家标准图幅。小于A4的应托裱至A4幅面纸张上，大于A4的可根据具体情况进行裁剪或者折叠成A4幅面。第二十七条各类材料中所使用的计量单位、符号、文字及书写方法应该符合国家规定，字迹清楚，图样清晰，图标整洁，易于辨认。字迹潦草，随手画图等材料均退回整改。第二十八条各类材料的编制和书写材料必须符合耐久性要求，宜采用碳素墨水、蓝黑墨水、印泥、激光（喷墨）打印等书写材料，不得使用易褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、红墨水、蓝墨水、复写纸、印台油、光敏热敏材料书写编制。案卷内不得有金属物。第二十九条声像材料、电子文件应保证其材料的有效性，保证其载体的耐久性。扫描的电子文件必须为彩色图片，并保证与纸质材料的排列一致。各类磁盘、光盘中不得出现电脑木马、病毒、非法插件等。第三十条前期文件、项目管理文件和竣工验收文件按“件”进行整理，并符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）有关要求；施工文件、监理文件按“卷”进行整理，并根据《江苏公司建设项目档案归档范围表》排列要求组卷，案卷符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）有关要求；图纸应该按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）9要求，“手风琴”式折叠，图标栏外露；电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）有关要求。第三十一条案卷应进行整理，编制页号、卷内目录和内封面。案卷内文件材料的页号采用阿拉伯数字编在右下角，双面书写的材料，正面编在右下角，反面编在左下角，折叠后的图纸统一在右下角；每个案卷独立编写页号，各卷之间不连续编写页号；卷内目录、内封面采用江苏公司统一下发的版本，不得私自调整卷内目录的边距、行数和列数以及内封面的格式。案卷内封面（见附件3）、卷内目录（见附件2）、卷内备考表（见附件6）不编写页号；原有图纸目录（竣工图案卷）编写页号。页号统一采用打号机（黑色油墨）编制。第三十二条案卷的编目工作应该详细、规范，全面反映该案卷的内容。卷内目录的字体统一电脑打印，使用5号宋体。序号按流水号编排；责任者一般填写文件材料的形成者，或对文件材料负有责任的单位或个人。公文以落款盖章的单位为准，不得使用不规范的简称，可以使用通用的机构简称（如XX市发展和改革委员会可简称为XX市发改委），个人责任者一般只著录姓名；文件题名要逐件编写每份卷内文件材料的全称，不可简写漏写；日期统一使用“年-月-日”；页号只编写该文件材料的起页号，案卷内排列最后一份文件材料需编写起止页号。第三十三条各有关单位要指定专人负责照片、录音、录像等材料的收集、整理和归档工作。新建、收购、租赁加油站要分10别拍摄建设（改造）前后的地形地貌、建筑物照片或影像；重要阶段、事件、事故，必须有完整的声像材料，并对事由、事件、地点、人物、背景、拍摄者等进行编写。所有纸质材料（包括竣工图）必须扫描成电子文件，按卷建立文件夹，随卷内目录（EXCLE格式）刻录光盘后与纸质文件一并移交。光盘盒标签（见附件4）。第三十四条竣工图可不装订。案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损的文件。表格文件装订时，表头一律向上或向左。装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管利用。第三十五条案卷内有关材料的排列顺序按照外封面-内封面-卷内目录-文字材料页-图纸页-卷内备考表的顺序排列。案卷不宜过厚，文字材料不得超过20mm，竣工图不得超过40mm。第三十六条项目档案归档一般一式一份，声像材料一般一式二份，电子文件一般一式三份。有合同要求或重大项目除外。第六章竣工图编制要求第三十七条加油站竣工图必须逐张加盖竣工图章，竣工图章应盖在图标栏上方或左边空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在图标栏的背面处；竣工图章的内容应齐全、清楚，签名不得由他人代签或用个人印章代替。11第三十八条竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映竣工验收时的实际情况。（一）凡按施工图施工无变更的