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协同办公系统流程处理操作手册1.系统登录1.1.系统登陆输入系统网址：进入主页面后填写用户名和登录密码，用户初始密码为1111。1.2.主页面输入用户名和密码后点击登录系统按钮进入系统主页。系统主页分为六部分，工具区、菜单区、待办事宜区、电子公告区、日程提醒区、常用工具区。工具区主要包含日期、登录人员、短消息提醒、注销系统和退出系统四项内容。当用户有短消息时，系统将自动声音提醒，短消息位置闪动动画提示。菜单区是登录用户可以进行操作的菜单。待办事宜提供公文待办待阅的列表，点击内容可以直接进行处理。待办事宜提供定制功能，可根据个人工作重点不同定制不同的快捷收发文待办、待阅模块。菜单区工具区待办事宜电子公告日程提醒常用工具配置工作量台待办显示模块：更新所有待办信息：通知公告提供电子公告的阅读及附件的下载。对于用户没有查看过的公告，系统对其进行新公告标识。日程提醒系统会自动提醒登录人员本日的安排，对于当期时间前后的内容，进行加粗标识，可以通过日程提醒功能定制自己的个人日程安排。用户可点击日历上的日期进行个人日程编辑。常用工具提供了系统所需要的表单控件、正文控件以及操作手册，系统使用前，请确保安装好前两个工具！。点击第一个工具，弹出提示框，保存到本地磁盘后，打开保存的文件，会提示安装成功。点击第二个工具，弹出提示框，保存到本地磁盘后，打开文件，按照提示，一直点击下一步，最终安装成功。点击第三个工具，弹出提示框，保存到本地磁盘后，自解压缩为用户手册。2.日常工作2.1.发文管理发文管理分为发文拟稿、待办发文、已办发文、所有发文2.1.1.发文拟稿目前系统包含的发文流程包括：机关发文,机关便函,党委发文,党委便函,团委发文,明传电报,董事长办公会议纪要,总经理办公会议纪要,党委会议纪要,专题会议纪要。以机关发文为例对应用流程流转公文进行讲解。点击发文拟稿，在流程列表中选择需要拟稿的公文类型，单击名称进入流程人员确认环节。在这个页面中，点击任意流程项可修改其处理人员，选择人员将作为流程发送的默认人员。人员选择完毕后点击应用按钮确认修改，所有流程环节均中可以确定的处理人员均选择完毕后，点击拟稿按钮，进入发文流程。在发文拟稿中根据提示信息填写公文基本内容。其功能按钮作用如下：：点击该按钮后目前录入内容被暂存到系统，并不发送到下一个环节。：点击该按钮，弹出人员选择页，选择发送环节和发送人员后，点击确定完成本环节工作。：点击该按钮，弹出正文选择窗口，选择需要的正文模板，并对正文进行编辑。正文模板选择正文编辑注意：业务要求按照业务规范，将正文及附加均编辑在正文内容中。如果正确安装好工具栏里的第一个正文插件，会在窗口中显示如上图所示的word文档内容，可以对公文内容进行填写，修订。：显示发文过程中的修订情况，包括内容修改人以及日期等详细信息。不同人员修改采用不同的颜色标注，鼠标悬停在修改位置，提示痕迹修改人及修改时间。：隐藏发文过程中的修订情况。：这一个按钮非常重要。在公文流转到修订环节后，公文需要形成Pdf公文作为下发的内容，在生成pdf正文前，必须点击“接受修订”后保存才能生成无格式的Pdf正文，如果不接受修订直接生成，那么Pdf正文中将带有Word修改痕迹。：相关资料中可以上传与公文相关的资料。：查看发文稿纸内容，并可打印或导出。：可调整后续流程的处理人员，方式同拟稿时流程调整。最后点击保存即可保存修改后的流程。2.1.2.待办发文待办发文中，列举了当前用户所有待处理的机关发文。点击列表中的公文标题，可进入公文待办处理页面。待办发文中的按钮功能同发文拟稿。填写完相应内容后，点击发送按钮，发送公文到下一个环节处理。2.1.3.已办发文点击已办发文进入已办发文列表，该列表列举所有当前人员处理过的公文。点击公文名称进入公文查看。：当确认已经点击生成pdf文件后，可以点击此按钮查看生成的pdf文件。可查看公文的正文、相关资料、审批表单及流转日志。：查看公文流转日志。2.1.4.所有发文列表包含上述待办跟已办所有内容。单击公文标题后，根据公文办理情况自动进入办理页面。2.2.收文管理收文管理分为收文拟稿,待办收文,待阅收文,已办收文,已阅收文,所有收文,收文簿。2.2.1.收文拟稿与发文拟稿相同，点击收文拟稿，进入流程选择列表，点击需要拟稿的流程名称，进入流程人员确认页面。选择人员方式同发文拟稿。进入收文登记环节后，填写收文基本信息，内容如下。基本功能与发文拟稿相同，其特殊功能介绍如下：：可将公文发送到分阅人员的待阅夹中，供其他人员参阅。：选择公文字号头和年度，系统自动为公文进行编号处理。2.2.2.待办收文待办收文中，列举了当前用户所有待处理的机关收文，待办收文分为两种，一种是流转过程中的待办收文，对于该种公文，处理方式同发文待办处理；另一种是接收其他单位分发的待办收文，此类公文需要先选择流程，后进行公文流转。点击收文的标题，可以查看该收文，进入收文的详细页面后，会出现两个新按钮。：用来分发本收文，使用方法同分阅。：用来办结整个收文流程，即结束这个收文流程，公文结束后无法恢复，使用时需确认好。其他按钮，见其他收发文的流程中介绍，用途和使用方法基本相同。最后点击发送继续发送收文到下一个环节。2.2.3.待阅收文待阅公文里面列出了所有分阅给用户的公文，此时用户针对收到的公文只需要查看，不需要做流程的处理操作。如图：2.2.4.已办收文已办收文中，列举了登录用户所有已经处理过的收文。便于对以前处理的发文的查找以及了解收文信息。如图：点击收文的标题。可以查看该收文的详细信息。如图：按钮同前面待办收文中的按钮相同。2.2.5.已阅收文列出了所有已经查阅的收文，同样点击收文的标题，查看内容详细信息。2.2.6.所有收文列表中写出了上面所述的所有收文的总和，可以点击收文标题后，可以查看收文的详细内容。2.2.7.收文簿以类似于报表的形式，查看登录人的所有收文，并且简单的看到收文的概况信息。会以时间为参照依据，形式如图所示：收文簿内容可导出为excel文档保存留底。2.3.业务审批业务审批模块主要是各个不是公文的内部流转模块，主要包括业务审批,审批拟稿,待办审批,已办审批,所有审批。2.3.1.审批拟稿审批拟稿包含业务审批、部内审批流程和部内传阅流程。选择一条流程后，进入流程调整页面。如图：点击拟稿按钮完成流程的定制。进入拟稿页面，如图：其中的按钮作用同其他流程按钮一样。点击发送按钮可以可以把审批流程发送到下一个环节。2.3.2.待办审批显示所有当前人需要处理的审批，如图：点击审批标题进入审批的内容页面。操作同收发文。点击相应的操作按钮来控制审批流程。2.3.3.已办审批显示登录人所有已经处理过的审批：点击审批标题栏，查看审批，并且可以根据流程的处理情况处理相应的审批。如图：2.3.4.所有审批为前面所有审批列表的综合显示，操作方法同前面的审批的操作。3会议管理本模块包括4个子模块，分别是：“会议室管理”，“会议维护”，“会议通知”，“我的会议”。3.1.会议室管理本模块的功能主要是对会议室信息进行增、删、改、查，包括：1.查询会议室信息。登录后，点击左侧菜单“会议管理-会议室管理”进入会议室管理列表页面，如下图：输入查询条件，点击“查询“按钮进行查询。页面显示所有的会议室信息，可进行如下操作：2.新增会议室信息。在会议室列表页面点击“新增”按钮可以创建一条新的会议室信息。如下图：会议室新增页面3.会议室信息修改选择一条会议室记录然后点击“修改”按钮可以修改会议室信息，如下图：会议室信息明细页面点击“提交“按钮保存会议室信息的修改。4.选择一条或多条会议记录然后点击“删除”按钮可以删除选中的会议室记录。在列表页面点击“新增”进入会议室新增页面，如下图:输入“会议室名称”，“位置”，“备注”信息然后点击“提交”完成会议室信息的新建功能。在列表页面选择一条会议室然后点击“修改”按钮进入会议室的明细页面，如下图:修改会议室信息后点击“提交”按钮完成会议室信息的修改。在列表页面选择一条或多条会议室记录，然后点击“删除”可以删除选中的会议室记录4.2.会议维护此模块的主要功能是会议信息的增、删、改、查，包括：1.会议信息的查询，会议创建人只能查询到自己创建的会议。点击左侧菜单“会议管理-会议维护”进入会议室管理列表页面，如下图：输入查询条件，点击“查询”可根据条件查询出结果。2.新增会议点击“新增”按钮进入会议新增页面，如下图所示：在新增页面中填写会议主要内容，并选择会议时间和会议地点，通知公司领导、部门领导、机关文书和权属单位文书。会议信息提交后不能再修改。会议提交后给各类会议通知人发送手机短信和站内消息进行提醒。3.会议的撤销与上传附件在会议列表页面，选择一条会议，点击“查看”按钮进入查看页面，如下图：点击“撤销”按钮可以撤销本次会议，会议撤销后不能再对本会议进行任何修改，撤销的同时系统会给各类会议通知人发送会议撤销的手机短信及站内短信提醒。点击“上传附件”按钮可以上传下载与本次会议相关的文件，如下图：3.3.会议通知会议创建后会给各类会议通知人创建会议通知，各类会议通知人可在此模块查询会议通知，打印会议通知，选择本部门的会议参与人并确认是否参见此次会议及。功能包括:1.会议通知查询，输入查询条件用户可查询出发给自己的会议通知。如下图：2.打印会议通知。如下图：“部室文书”和“权属单位文书”在会议通知明细页面点击右键弹出的快捷菜单选择“开始打印”及可以打印会议通知，由于会议通知单是横板表格，建议采用A4纸张横板打印。文书根据打印出的会议通知单，确认参与人员后，回到系统回复会议通知。3.会通知回复，选择一条会议记录点击“查看”按钮进入会议通知的明细页面，如下图：文书根据会通知的内容选择本部门的会议参与人，并确认是否参加会议，同样提交后不能再修改。3.4.我的会议本模块记录了各用户参与过的和将要参与的会议信息，功能包括:1.会议的查询，如下图：用户输入查询条件后可以查询到自己参与过的会议。2.查看会议详细信息，下载会议附件。点击会议名称进入会议详细信息页面，如下图：在此页面可以查看会议的详细信，点击“下载附件”按钮可以下载会议相关的附件。4归档模块说明4.1.生成档案当定制流程流转到归档环节是，可点击归档按钮，会出现归档功能如下图：点击归档那图标即可进入归档操作页面。如下图：在归档操作页面您需要填写归档类型，保密级别，保管期限，归档时间，档案类别，和档案存放位置这六项必填内容，摘要属于选填内容可以不填。填写完毕后系统会根据相关流水规则自动生成档案编号，并显示出来。档案卡填写完毕如下图：填写信息完毕即可点击提交按钮进行归档。如果您操作的当前档案是从属档案需要和其他档案一块归档，那么您可以点击选择其他文档按钮来选择您需要的档案如下图：选择完毕如下图（此时我们选择了公文标题为‘归档演示流程(01)’的文档）：此时点击提交完成操作。页面将提示归档成功并关闭。4.2.档案管理4.2.1.档案卡管理在目前的系统当中只有拥有档案管理员权限的人员才可以进入档案卡管理，可以删除和修改档案。界面如下图：通过如下菜单进入档案管理页面。档案管理页面：（1）点击查看按钮即可对档案进行查阅:在这里我们可以查看该文档的附件信息（包括正文和附件）和发文稿纸。附件：点击“点击下载”即可下载正文和附件。发文稿纸：（2）下面介绍修改功能，选中相关文档点击修改按钮页面如下图：在这里您可以修改档案编号，档案类型，保密级别，保管期限，档案存放位置和摘要这几部分内容。修改完毕点击提交按钮即可完成修改。这里您也可以修改档案号，当您修改了该文档档案号其他该流水形成的档案号也将重新排序，比如把现在的“1”改为“2”那么原来的“2”将变成“1”其他顺序不变。（3）删除功能选中需要删除的文档删除即可。4.2.2.档案卡借阅非管理员只拥有查看的权限，而且这里系统采用了递进式查询的方式进行档案查看如下图：在最后选择完保存期限即可看到筛选结果