搜索
增强档案管理意识做好公司档案工作2016年被确定为股份公司低成本发展年，公司要走低成本发展的道路。为此，要认真做好加强基础管理工作，全面深入挖掘潜力，深化精益管理，实现企业持续、健康、快速发展。档案管理工作是公司基础管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。根据集团、股份公司对档案管理工作目标管理考核标准要求及公司生产经营的不断发展，档案工作显得尤为重要，档案管理工作是公司基础管理工作重要的组成部分。他是延续和记录公司生产经营和发展的轨迹。做好档案工作势在必行。下面分三个内容与大家一起探讨和学习。通过第一讲系统学习，会使大家对我国档案工作发展概况、集团、股份对档案管理目标考核标准，档案的定义、作用，档案管理的原则、档案管理工作中有哪些违法行为等诸多问题有一个大致了解。通过档案利用实例举证、让大家对档案工作的重要性有一个全新的认识。通过第二讲的介绍，让大家对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研等八个环节的工作有个初步了解，使大家在日常工作中能关心、支持、主动关注档案工作。不仅主动收集、移交归档文件材料，又能很好地利用好室藏档案为企业各项工作服务，最大限度地挖掘档案潜在的社会价值和经济价值，充分发挥档案的功能作用，使档案工作为企业持续、健康发展作出应有的贡献。第三讲：公司档案的结构第一讲对档案管理工作的认识8/28/2019一、对档案及档案工作的认识档案及档案工作的重要性对从事档案管理工作的专兼职人员和分管领导来说，并不难回答，它的重要性可以说是不言而喻。有人曾说“一个国家如果没有档案,它将失去历史而变成传说”。也有人把档案工作简单概括为“存史、资政、惠民”的重要工作。我们还可以说它是一项“功在当代，利在千秋”的伟大事业。8/28/2019（一）我国档案发展概况1、《中华人民共和国档案法》颁布实施国家档案局于1980年初正式组织人员开始了起草工作，历时七年，先后经30稿，形成了一个比较成熟的草案。1987年9月5日，中华人民共和国主席颁布主席令，正式公布《中华人民共和国档案法》(简称《档案法》)，自1988年1月1日起施行。中华人民共和国档案法（最新）根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正)8/28/2019它是我国国家最高权力机关颁布的关于档案事业的第一部法律，是协调国家机关、企事业单位、集体单位和公民三者在档案关系方面的法律准绳。标志着档案和档案工作从此进入了法制管理的轨道。8/28/2019（二）全国档案事业得到蓬勃发展的具体体现：1、领导重视，档案工作外部环境持续改善。2、围绕中心，服务大局，档案工作服务能力显著提高。3、突出重点，创新思路，档案工作呈现新亮点。4、统筹兼顾，协调发展，各项业务建设稳步推进。8/28/2019（三）国家档案局10号令颁布2010年，国家档案局着手研究起草并于2012年12月17日颁布了第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限表规定》，以下简称“规定”，以适应市场经济体制完善、WTO法规一致要求，进一步规范国有、民营及外商投资等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表，使企业档案成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的基础，有效地服务企业各项活动的凭证参考需要，并满足国家和公众对企业依法生产经营进行监督管理的要求。8/28/2019为便于正确界定企业文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，国家档案局于2012年12月17日以10号令颁布了《企业文件材料归档范围及档案保管期限的规定》亦称10号令，自2013年2月1日起施行。8/28/2019国家档案局颁发10号令内容的新意1、第一部专门规范企业文件材料归档范围和档案保管期限的行政规章。2、第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材料归档范围和档案保管期限表的审查责任。3、第一次在企业档案工作的行政规章中，对无纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。8/28/2019要求：各企业编制文件材料归档范围和档案保管期限表要结合企业实际编制文件材料归档范围和档案保管期限表，应全面分析和鉴别本单位形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。编制工作要全面统筹考虑，不能顾此失彼。8/28/2019保管期限的设定各公司对定期的保管期限标定时，应以10号令给出的时限为原则进行设定，即永久、30年、10年（这是标时保管的最低时限），允许各企业根据需要稍做调整。企业文件材料定义：企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。档案管理的原则凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。管理原则明确了单位各部门、项目参建单位及有关人员职责范围内文件材料移交归档的责任。8/28/2019各公司依据国家档案局颁发的10号令及《企业档案管理工作规范》，结合产业公司生产经营和管理实际情况，以所产生的全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，进行了分类设置。国家档案局规定档案管理实行双轨制，在移交纸质文件材料的同时移交电子版文件材料，同时归档保管。8/28/2019（四）集团、股份公司对档案管理工作的规定要求2014年11月28日股份公司党委书记孙凤元在广汇能源股份有限公司档案管理培训班上的讲话：认清形势，明确标准，把档案管理工作抓起来。做好档案管理工作，为广汇能源长远发展奠定坚实基础。1、认清形势，切实增强做好档案管理工作的紧迫感。各产业公司的档案管理工作还存在着许多问题。一是全员档案意识不强，尤其是部分单位的领导，思想上对档案工作重视不够，对档案工作的认识还停留在企业初创阶段的水平和层次。二是多数单位的档案工作人员频繁变动，加之业务培训跟不上，档案管理的规范化、标准化程度较底，使档案长期处于非专业化管理状态。三是项目建设档案、合同档案、设备档案等资料归档不及时、不完整，导致后续的生产经营和管理工作处于被动，甚至给企业造成严重经济损失。8/28/2019四是档案基础设施建设滞后，影响了档案管理工作的正常开展。五是档案管理人员责任心不强，自身业务素质较低，又不注重学习，导致档案管理混乱。部分档案整理不符合规范要求，影响了档案管理工作的质量。六是档案管理工作规章制度不健全，工作不严密，档案借阅存在安全漏洞，有的单位简化档案利用登记手续，导致档案资料人为损失。七是各产业公司档案管理信息化建设尚未开展。上述七个方面的问题。这些问题务必引起我们各级领导的高度重视，我们要下大功夫，化大力气加大对档案工作存在问题的整改力度，促进公司档案管理工作快速发展。8/28/20192、统一思想，进一步提高对档案工作重要性的认识。档案是经济、政治和社会发展的历史记录，它承载着人类社会文明与发展的优秀成果，是维护历史真实面貌、服务现实的重要信息资源。档案是企业生产经营和管理不可或缺的原始资料，它对企业的持续发展起着有力的支撑作用。从这个意义上讲，我们档案工作者现在所从事的每一项工作，都是在书写和记录我们企业的奋斗历史。集团从战略高度明确提出了打造百年广汇的战略目标，要实现这个目标，我们所能依靠的只有持续和稳健的发展。而持续和稳健的发展离不开档案工作的有力支持。从目前股份公司建设和发展的实际来看，从股份公司档案管理工作的现实来看，抓好档案的规范化管理势在必行，刻不容缓。8/28/20193、加强领导，切实做好档案管理工作。做好档案管理工作，领导重视是关键，队伍建设是保证。各产业管理档案工作的领导，自觉承担起档案管理的领导责任，要实实在在帮助解决档案管理工作中的难点问题。首先，要尽快组建档案管理机构。《档案法》和《企业档案管理规范》都要求企业设立档案管理机构或专职档案员。要尽快建立一支精通档案工作业务的专职档案管理团队，有效提升档案管理水平。各单位要根据各自的实际，选拔一批热爱广汇能源档案事业，责任心强，善于学习，实际工作能力强的年轻同志充实到档案管理队伍中来。通过岗位培训和工作实践，使档案工作人员都能够独立有效地开展工作。8/28/2019各产业领导同志必须高度关注档案管理人员队伍建设，关心档案管理人员的工作和生活，及时帮助他们解决工作及待遇方面的实际问题，引导并保护好大家的工作积极性。还要加强档案信息化建设，运用先进技术手段管理档案，要结合我们的实际，引进档案计算机管理系统，实现档案信息化资源共享，全面提升档案管理工作的整体水平。按照集团公司档案管理工作要求，股份公司把2015年定为档案管理工作规范年，2016年是档案管理工作提升年。与各产业书记签订了档案管理工作目标责任书和档案管理考核标准。五、股份公司2016年档案管理工作目标责任书及考核标准：（一）组织、制度建设1、明确档案管理工作各岗位职责（1）明确档案工作分管、主管领导的岗位职责，成立档案工作领导小组。（2）依据公司性质和产业规模，设立综合档案室。（3）各单位配备与公司生产经营、行政管理等相适应的专、兼职管理人员。（4）明确“三责”，并严格执行。2、建立档案管理工作各项工作制度建立本公司档案管理工作的各项管理制度，制定本公司文件材料收集、移交、整理等各项管理制度、办法并严格执行。8/28/20193、本单位档案管理工作安排（1）档案管理工作列入公司重要议事日程。（2）对档案工作有部署、有检查、有总结，分管领导能及时研究解决档案管理工作中的困难问题。（3）利用会议、培训等增强全员档案意识，组织学习、宣传档案法及档案工作法规条例，不断强化员工档案管理意识和主动收集归档的自觉性，做好档案工作。（4）监督、指导本公司各部门档案业务工作。（5）贯彻执行股份公司档案业务标准和规范。8/28/2019（二）档案基础业务1、制定本公司文件“归档范围与保管期限”。归档文件材料收集齐全、完整、准确。（1）按照国家档案管理有关规定和集团、股份公司的具体要求，制定本公司“文件归档范围与保管期限表”并以此为标准，整理归档文件资料。（2）归档范围和保管期限划分基本准确。（3）文书档案、科技档案、合同、照片、特殊载体归档率达98%以上。2、案卷质量符合要求（1）采用《企业档案工作规范》整理档案，文件分类科学。（2）文书档案以“件”为单位的组卷方式整理档案。（3）科技档案以“卷”为单位的组卷方式整理档案。8/28/20193、档案和资料的移交有严格的登记、审批手续建立档案借（查）阅、移交、接收登记本，移交手续严格按照制度执行。移交资料清单也属归档内容。4、文书档案归档要求（1）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。（2）以件为单位（一份文件为一件，一册报表、名册、图册等为一件）8/28/20195、科技档案归档要求（1）根据生产经营实际制定档案管理工作程序，建立工程、设备、科研成果等文件资料归档范围，并严格执行。（2）公司对口职能部室、车间把工作逐一细化列入职责范围，工程技术人员负责收集，整理后移交档案室。（3）基建工程资料由负责工程施工现场的技术人员收集施工现场产生的文件资料。监督、审核施工方和监理方交付的竣工资料。（4）新购仪器设备开箱验收、安装施工通知档案人员到现场，参与设备资料收集工作。建立设备运行档案，设备安装施工、变更、大修、检修、技改报备档案员，并将相关资料交档案室。8/28/2019（5）产品档案，公司召开产品鉴定会、科研课题审定会、引进项目接收会等通知档案员参加。产品标准报审资料有