前台日常工作明细表

项目工作内容完成时间开启前台照明，打开电脑、传真机（检查传真纸是否用完，墨水是否用尽，如用尽请添加，检查是否有未接收传真）、复印机（检查复印纸和墨水并添加）、饮水机（清理饮水机水槽内的积水，倒掉脏水桶内的茶叶渣、积水），开启空调检查前台卫生情况，打扫干净地面，盆栽浇水，将物品摆放整齐，维护公司前台形象检查接待室卫生情况，打扫干净地面，将桌椅摆放整齐，清洁茶杯茶具并摆放整齐开启办公区域照明，将空调打开员工陆续到达公司，向员工问好（说早上好），提醒员工打卡8:20-8:30考勤系统管理，当有新员工入职时，协助人事录入新员工指纹资料，并予以备份员工外出登记管理，当有员工外出时做好记录，包括员工外出时间，外出事宜，记录下员工外出时间并让员工签字确认。员工外出回公司时，记录下员工回到公司的准确时间，并让员工签字确认请假条、年假条管理，将员工请假条原件扫描并予以备份，登记员工年假台账详细记录员工加班情况，包括加班时间，加班原因，加班内容，并汇总员工月加班汇总表制作日考勤明细表，并根据日考勤明细表和员工加班情况、请假情况，汇总员工月考勤统计表，让员工签字确认，确认后报送审批检查桶装水的数量，做好库存管理，保证每天的正常饮水，当库存不足时，打电话给供水商送水，并做好订水数量的记录8:30-9:00做好办公用品的库存管理，定时清点办公用品的实际库存，保证办公用品的正常供应，当库存不足时，做购买申请，并予以购买（购买时需要供应商提供发票）办公用品采购回来之后及时入库并做好入库登记，并将根据入库数量做好库存记录员工领用办公用品时需做领用登记，包括领用时间、物品名称、物品数量，并让员工本人签字确认，根据领用登记做好库存记录名片采购，员工本人提出申请并审批后，根据员工的要求与制作商联系，拿到样品并有员工本人签字确认了，方可制作管理清洁卫生用品，定期清点清洁用品的实际库存，保证正常使用，当库存不足时做清洁用品购买申请，并予以购买（购买时要向对方索取发票）清洁卫生用品购买回来后做入库登记，并更改库存记录发放卷纸给每位员工，并让员工签名确认前台日常工作明细表自行安排拟制日期：2012年9月考勤管理日常工作物品管理自行安排8:20-8:30会议室钥匙、司机汽车钥匙由前台登记及管理，员工要借会议室钥匙使用会议室时，需要填写会议室使用申请表，包括使用时间，使用人数，会议的内容，查询会议室使用预约表，若是会议室没有人使用，则让员工签字确认后方可将钥匙借与。会议结束后，要让员工归还钥匙并签字确认打印、复印文件，重要文件优先打印，涉及到保密的文件在打印后要将电子版销毁，重要的文件在复印时要做好记录做好文件的装订工作，要根据文件次序装订打印机、复印机、传真机耗材的补充，每天要定期补充复印纸，保证文印工作的正常进行打印机、复印机、传真机的清洁和维护，每周要定期清洁一次机器的外箱，并检查机器内部有没有卡纸，是否打印清晰，若有故障，咨询维修人员机器的问题及维修的相关费用，据此填写维修申请，注明原因及费用，申请通过后，联系维修人员予以检修，并做好验收每年年末由各部门做办刊杂志订阅申请，汇总后递交经理审批，然后根据审批结果，订购相关的报刊杂志签收邮件、信件，并在10分钟内送到收件人手中，填写收件明细表，并要收件人签字确认每日9:00、16：00寄送邮件，填写寄件明细表，包括收件人、邮件的内容、快递单号，以便时候查询，当天五点之前收集好要寄出的所有邮件，再通知快递公司，统一寄出，付款时要向快递公司索取发票每日16：00收取报刊、杂志，并整理报刊杂志陈列柜，做到美观大方，方便抽取每日14：00员工借阅报刊杂志时要做好登记，包括借阅的时间、书籍名称、暂定的归还时间，并让员工签字确认按需清理借阅报刊，催促归还月末总机电话的接听，听到铃响，至少在第三声铃内接听，接听电话后先问候，并自报公司名（您好，这里是蓝基公司），对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求。若是咨询业务，则转接电话给相关同事（先生/小姐，关于这方面的业务，让我们公司X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等）。若是推销产品，与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢！若是找人（则说先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。）注：①不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人；②通话简明扼要，不应长时间占线。③结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒按需电话工作报刊邮件管理文印工作物品管理自行安排自行安排更新员工通讯录和电话号码，有新员工入职或员工更换手机号码时，要及时更新并邮件抄送给公司所有员工，所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄按需员工午餐预定，员工11点时在前台做好午餐登记，由前台统一打电话预定，送到后要通知同事来前台拿取自己预定的午餐月末来访客人接待，并通报相关部门；客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞（单个人问候“先生/小姐，您好！”，两个人，则问候语则为“二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”，来者为三人以上，标准问候语则为：“各位好！”或“大家好!”对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后a)引导客户或来访者到接待室就座，，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；b)客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请先坐一下，好吗？”c)电话联系公司相关接待人员，并引导其道接待室，进入房间，要先轻轻敲门；每天客人来访要引导客人做来访登记，包括客人的姓名，所属公司，来访时间，来访事由，不能让客人直接进入办公区域，而是引导客人去接待区，如果情况需要客人进入办公区域，则要发放给客人一张访客证，方能准许客人进入办公区域按需午餐预定，如若业务需要，要招待客人，则根据领导的指示预定酒店，要详细了解参与的具体人数，需要的酒店档次，然后打电话预定，并将预定结果告知给领导按需中午11：30预定布置会议室、接待室的陈列，定期检查并清理会议室的卫生，客人离开后要做好会议室的卫生工作按需凭《出差申请单》定购机票、火车票、酒店，根据具体情况订购，交通工具优先火车、高铁，若是飞机票与火车票价格相当的，可以订购飞机票按需订票成功后做好订票记录，并让相关人员签字确认按需管理公司的相关证照原件，包括营业执照、组织机构代码证、财税登记证、一般纳税人登记等，并及时办理这些证照的续期，保证公司的证照在有效期内按需员工借用证照时要做好记录，包括借用时间、借用原因、拟归还的时间，原则上只允许借用复印机，特殊原因需要借用原件，需要填写原件借用申请表，经总经理审核后方可借用，不论是原件还是复印机，借出归还时需员工签字确认按需发文抄送公司一般性通知，如放假通知、最新的人事行政规定，最新的管理规定、发文，需要抄送给所有同事的邮箱，做好文件抄送的记录按需活动组织协助人事行政部组织公司内部活动，包括活动时间的通知，场地的租赁，物品的采购，活动的流程规划及最后活动结果的反馈。按需接待工作电话工作票务订购工作证照管理其他事项1、办公区域灯光早上8：30之前开启2、每周督促员工做好下周会议室的使用申请，保证会议室的使用畅通3、每天下班推迟10分钟离开公司，检查各项设备是否关好，灯光、空调是否关闭。如果有同事的电脑没有关闭，应帮他关闭电脑并贴上提醒便利贴，做好登记，没月若有三次没有及时关闭电脑，则予以警告并处以相关的处罚。4、储存室钥匙、会议室钥匙、接待室钥匙均由前台保管，不允许任何人单独进入储存室5、公司车辆的钥匙由前台人员保管，公司出车登记在出车本上6、保证前台易耗品不能出现零库存7、对任何摆在前台的器材要了解清楚，并归放在位，不得摆放前台显眼处超半小时8、前台下班及时关电脑、打印机等一系列用电设备完成频率每天每月1-3日每月4-5号每日每月1-5日每月月底每月1日月末每天前台日常工作明细表按需按需按需每月1-5日每日9:00、16：00每日16：00每日14：00按需月末按需按需每日按需月末按需按需按需中午11：30预定按需按需按需按需按需按需按需