中海建行政管理制度

ZD.XZ-001行政管理制度A/00/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司行政管理制度修改记录表文件名称序号文件编号状态改变页码修改内容修改人审批人日期备注ZD.XZ-001行政管理制度A/01/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司索引●目的.............................................3●范围.............................................3●参考资料.............................................3●定义.............................................3●内容1资质管理.........................................42公文管理.........................................53印章管理........................................114会议管理........................................125写字楼管理......................................156地盘/项目部管理.................................167自有物资管理....................................178通讯设备管理....................................199复印机及打印机管理..............................2110电脑及网络管理..................................2211办公用品管理....................................2712车辆管理........................................2913交通管理........................................3114食堂和伙食费用管理..............................3215新闻、广告发布管理..............................3516公关活动管理....................................36●附件XZ-FJ01文件样式..................................39XZ-FJ02拟稿纸....................................40ZD.XZ-001行政管理制度A/02/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司●附表XZ-FB01借用证件、资料及书籍记录表................38XZ-FB02会议签到表...............................41XZ-FB03固定资产/耐用品使用登记表................42XZ-FB04固定资产配置申请表........................43XZ-FB05固定资产管理卡片..........................44XZ-FB06资产调拨表................................45XZ-FB07固定资产/耐用品清理申请表.................46XZ-FB08员工移动通讯补贴审批表....................47XZ-FB09电脑设备询价单............................48XZ-FB10设备维修单................................49XZ-FB11电脑应用检查记录表........................50XZ-FB12电脑消耗用品汇总表........................51XZ-FB13用车申请表................................52XZ-FB14车辆维修申请表............................53ZD.XZ-001行政管理制度A/03/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司●目的：为适应公司业务发展需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化。●范围：适用于深圳市中海建筑工程公司各部门、各地盘。●定义：行政管理是公司办公承上启下、对内协调、对外联络的纽带与桥梁，是为领导决策提供可靠依据，发挥参谋与助手作用和后勤保障服务的重要手段。ZD.XZ-001行政管理制度A/04/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司1．资质管理1．1公司执业资质管理1．1．1深圳市中海建筑工程公司的执业许可证及资质等级证书由行政公关部负责保管。1．1．2行政公关部和市场经营部负责办理公司有关经营资质的申报、定级、年审、变更等有关事宜，并负责保存有关文件。1．1．3公司其他人员因公务须借用公司资质证书或其它有关文件，须经主管副总经理、行政公关部经理批准后，办理借用手续（见附表XZ-FB01）。ZD.XZ-001行政管理制度A/05/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司2．公文管理2．1公文种类：2．1．1决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。2．1．2通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。2．1．3通知适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工职务任免和聘用。2．1．4通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2．1．5报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。2．1．6请示适用于向上级机关请求指示、批准。2．1．7批复适用于答复下级单位请示事项。2．1．8函使用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。2．1．9会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。2．2公文格式公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。2．2．1文字号，包括单位代字、年份、序号。凡以“深圳中海建”名义制发的公文，其发文号统一由行政公关部编排。2．2．2文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中“绝密”、“机密”、“秘ZD.XZ-001行政管理制度A/06/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司密”公文应标明份数、序号。2．2．3紧急文件应当标明“特急”、“急件”。2．2．4标题应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2．2．5公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。2．2．6公文除会议纪要外，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。2．2．7公文的成文时间，以领导人签发的日期为准。2．2．8文字从左至右横写、横排。发文统一用简体字。2．2．9公文用纸统一采用国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。以深圳市中海建筑工程公司名义发文，要采用相应的公司信笺纸，并加盖相应的印章(见附件XZ-FJ01)。2．3行文规则2．3．1单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。2．3．2下级单位的重要行文，应当同时抄报直接主管领导。2．3．3“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，切勿多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。2．3．4“报告”中不得夹带请示事项。2．3．5受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。2．3．6向上级机关的行文，一般应主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。一般情况下，下级机关不得越级行文请示问题，也不得越级抄报文件。因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越级的上级机关。2．3．7草拟公文应当做到：A．情况属实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；B．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应ZD.XZ-001行政管理制度A/07/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司当写具体的年、月、日；C．结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”；D．用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；E．草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名。草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔。不得在文稿装订线外书写；F．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；G．属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文。部门的发文，一般只需报送分管领导和有关行政部门，避免滥送；H．各平行公司和不相隶属公司之间告知事项、联系工作、商洽业务，使用函件相互行文。2．4公文办理2．4．1公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。2．4．2收到上级机关及深圳市政府各部门及有关单位的公文后，均应由行政公关部进行编号登记并及时送阅处理。原件存行政公关部。2．4．3凡以公司名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经拟稿部门经理核签，并交行政公关部复核（如与其他部门业务有关文件，还应进行会签）。行政公关部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度，呈公司主管总经理签发。2．4．4经公司总经理或分管领导签发的文件底稿，应退回行政公关部进行登记、编号、打印、用印和发出。2．4．5凡以公司名义制发的公文，其发文字号为：深中海建（直属部门）代字（年份）第（序号）号。直属部门代字：人力资源部“人”行政公关部“行”ZD.XZ-001行政管理制度A/08/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司市场经营部“经”工程管理部“工”合约商务部“合”财务资金部“财”编号中“序号”为部门发文的流水号，以三位数表示，例如财务资金部2003年所发第一份文，编号为“深中海建财字(2003)第001号”需要办理的公文，行政公关部应及时送公司领导批示或者交有关部门办理。2．4．6审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他人圈阅，应当视为同意。2．4．7公文送公司领导签发之前，应当由行政公关部（文秘部门）进行审核。审核的重点是：是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本制度等。2．4．8传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。2．5发文范围下行文主送：各部门、各项目部下行文抄送：公司领导传阅、行政公关部、行文部门存档2．6公文立卷、归档和销毁2．6．1公文办完后，应当根据有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。2．6．2各部门对本机构发出或签收的各类公文要有专人负责公共场所，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。2．6．3公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。2．6．4没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。ZD.XZ-001行政管理制度A/09/53XZ-ZHJZ-001/A深圳市中海建筑工程公司2．7项目文件资料管理为了统一公司项目文件编号，便于文件资料的分类及检索工作，也便于将来进行计算机管理，对公司项目范围内