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公司办〔2005〕267号关于印发《中铁十六局集团有限公司档案管理办法》的通知集团公司所属各单位，各工程指挥部：《中铁十六局集团有限公司档案管理办法》业经集团公司领导批准，现予以印发，望遵照执行。附：1、中铁十六局集团有限公司科学技术档案管理实施细则2、中铁十六局集团有限公司文书档案管理实施细则3、中铁十六局集团有限公司会计档案管理实施细则4、中铁十六局集团有限公司声像档案管理实施细则二〇〇五年十月十三日中铁十六局集团有限公司档案管理办法第一条为了加强对企业档案的管理、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，促进档案工作为企业的生产经营和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称“档案法”）、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》和《中国铁道建筑总公司档案管理办法》制定本办法。本办法适用于中铁十六局集团有限公司（以下简称“集团公司”）及所属单位。第二条企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对企业、对国家、对社会有保存价值的包括纸质、光盘、磁盘（带）、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式的文件材料。第三条企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分。法律规定档案工作实行统一领导、分级管理的原则。集团公司所属单位应遵守《档案法》和有关法律、法规、规章、制度，依法管理本单位档案。要明确管理档案的机构和人员，配备必要的设施设备，确保档案的完整、准确、系统和安全。第四条按照国家规定和中国铁道建筑总公司（以下简称“总公司”）文件精神，集团公司所属各单位凡是同时具有独立行文权、人事任免权和财务预决算编制权的，均已构成独立立档单位，应建立综合档案部门（馆、科、室），对本单位文书、科技、会计、声像档案实行集中管理。其他门类如人事、战备保障等档案可实行集中管理，也可设档案分室进行管理，但必须纳入综合档案管理与统计。按照总公司要求，各子公司（原工程处）专职档案干部编制不应少于2人，其他单位也要配备与档案工作相适应的专（兼）职档案人员。第五条企业档案工作涉及企业生产经营活动的全过程和党、政、工、团各部门，根据总公司的规定，集团公司及所属单位应建立健全档案工作的组织领导体制，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作小组，建立包括机关各部门、本级管理的工程项目（指挥）部及所属单位专兼职档案人员组成的档案管理网络体系，建立和完善档案工作管理制度。各单位档案工作领导小组，是其本级档案工作领导机构，负责统筹规划和宏观协调、组织、领导本单位的档案工作；档案鉴定工作小组，具体负责本单位馆藏档案的解密、降密、变更保管期限、销毁鉴定事宜。档案工作领导小组和档案鉴定工作小组组长应由单位领导担任，其成员由单位分管领导或有关部门负责人担任。一般由企业法定代表人或单位行政主官担任档案工作领导小组组长，由分管机关工作的单位领导及总工程师、总会计师、主管党委宣传工作的党委副书记担任档案工作领导小组副组长，并分别担任文书、科技、会计、声像档案鉴定工作小组组长。第六条集团公司系统的档案工作接受总公司档案馆的监督和指导。集团公司所属单位的档案工作接受集团公司档案馆的监督和指导。第七条集团公司档案馆是本企业档案管理的职能部门，主要履行下列职责：（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，结合实际制定本企业档案工作发展规划、计划，以及文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交、统计等有关规章制度；（二）负责监督、指导集团公司所属单位、机构的档案工作。（三）总结推广本企业档案工作经验，培训档案工作干部，推广应用档案信息化建设成果；（四）指导集团公司机关各部门，以及本级管理的工程项目（指挥）部各类档案资料的形成、积累、整理、归档工作，负责本级电子文件归档与管理工作；（五）协助有关部门参与基建工程竣工验收，重要设备开箱，重大科研成果鉴定和重要产品定型等生产技术活动；（六）统筹规划并负责本馆档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、移交和开发利用工作。第八条集团公司所属各单位的档案机构，是本单位的档案工作职能部门，履行以下职责：（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和规章制度；（二）负责本单位档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和开发利用等工作；（三）对本级机关及所属单位的档案工作实施监督、指导；（四）按时向集团公司移交进馆档案，定期接收所属单位进馆档案；（五）参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备开箱等活动，确保档案齐全、完整、准确、系统；（六）负责本级机关电子文件的归档、管理与开发利用工作。第九条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。档案工作人员享受专业技术人员同等待遇，按档案专业技术职务、工程专业技术职务或其他相应的专业技术职务聘任。第十条集团公司依照国家法律、法规及总公司的有关规定，对科技、文书、会计、声像档案实行综合管理，其档案由各立档单位档案部门集中保管。科技、文书、会计、声像档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等分别执行《中铁十六局集团有限公司科学技术档案管理实施细则》、《中铁十六局集团有限公司文书档案管理实施细则》、《中铁十六局集团有限公司会计档案管理实施细则》、《中铁十六局集团有限公司声像档案管理实施细则》的相关规定。设分室管理的其他门类如人事、战备保障等档案工作，档案工作人员应对其进行监督、指导。第十一条根据国务院关于全面推行业务部门立卷归档制度的规定，应立卷归档的文件材料，集团公司及所属单位各业务部门或形成单位应依据有关规定进行收集、整理，定期向本单位档案部门移交，并严格交接手续。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。按规定不应归档的文件材料，不得擅自归档。第十二条归档的文件材料应做到齐全、完整、系统，准确地反映企业经营管理、施工生产、科学研究、党的建设及思想政治工作等各项活动的真实内容。归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写，线条、字迹、图像清晰，纸张质量、尺寸规格符合要求。各级档案部门应认真贯彻执行国家档案局2003年第6号令公布的《电子公文归档管理暂行办法》。参与并指导电子公文的形成、办理、收集、归档等各环节的工作，重视和加强对电子公文的归档管理，对具有保存价值的电子文件在办理完毕后，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。第十三条档案部门应根据国家有关规定，准确划定档案密级。对涉及企业自主知识产权的专利档案和涉及企业商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。第十四条档案部门根据有关规定，划定档案的保管期限。对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经档案鉴定小组鉴定并经企业法定代表人或单位主官审核批准后进行监销。第十五条各单位要采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要并至少留有五年的余地；应制定档案库房管理制度，切实做好“八防”(防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染)工作，严防档案损毁、丢失和泄密。第十六条各单位要认真贯彻落实国家档案局等四部门[1998]6号文件，即《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》。切实做好企业在改组、联合、兼并、破产、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中档案的处置工作，防止档案流失和损毁。第十七条档案部门要建立档案统计制度，按要求认真填报档案工作年度统计报表和档案管理台账，做到统计内容全面，数据准确。第十八条为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，集团公司的档案信息化建设应与企业信息化建设同步发展。档案部门要配置与企业信息化建设相适应的电子计算机、打印机、扫描仪、空调机、加湿器、数码像机等现代化档案管理设施、设备，全面推广运用档案管理系统软件，逐步建立计算机目录和档案信息数据库，采用电子计算机进行档案编目、检索、开发利用和统计，实行网络信息一体化管理。积极探索馆际间档案信息传输、交流的路子，逐步实现集团公司档案信息资源共享，为企业提供方便、快捷、优质的档案信息服务，不断提高档案管理水平。第十九条档案部门应紧紧围绕企业生产经营中心，积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时有效的服务。第二十条依照国家法律规定，企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。第二十一条档案部门提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和企业的利益，不得侵犯他人的合法权益。第二十二条集团公司对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人，给予表彰和奖励。第二十三条集团公司及所属单位要逐步建立和完善档案工作责任追究制度。对不按规定归档而造成档案材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销毁的，以及玩忽职守造成档案丢失、损坏或泄密的责任者，按照《中铁十六局集团有限公司管理人员违纪违规行为处分规定（暂行）》第五十二条、第三条、第五条和第九十六条规定进行处理。第二十四条本办法自公布之日起施行。原局办[1997]322号《关于印发〈局文书档案管理实施细则〉的通知》、局办[1997]321号《关于印发〈局科学技术档案管理实施细则〉的通知》、局办[1999]144号《关于转发〈铁路系统会计档案管理实施细则〉的通知》、局办档字[1994]340号《关于转发〈铁路声像档案管理暂行办法及补充意见的通知〉的通知》同时废止。其他档案工作文件凡与本《办法》有抵触的，均以本《办法》为准。第二十五条本办法由集团公司档案馆负责解释。附件一中铁十六局集团公司科学技术档案管理实施细则1科技档案的形成与立卷归档1.1科学技术档案，是保存备查的直接记述和反映本单位基本建设、经营管理、生产技术和科学研究等活动而形成的具有保存价值，按照归档制度归档，集中保管的科技文件材料。主要形式有图纸、图表、文字材料、照片（含底片）、计算材料以及相应的软盘、光盘等。集团公司科技档案的种类主要有：基本建设档案，科学研究档案，设备仪器档案，房地产档案，生产技术档案，战备保障档案等。1.2集团公司和所属单位的技术主管部门，在制定有关科技工作规章制度，布置设计、施工、生产、科研任务时，对科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档，应做出明确规定，提出具体要求。1.3科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档是科技工作的重要组成部分，一项生产、基建、科研等活动没有完整准确系统的科技文件材料的积累、整理与归档，不能算完成工作任务。1.4各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工、设备安装等任务完成之后，有关部门或工程技术人员应将形成的科技文件材料收集齐全、核对准确，按规定分类组成保管单位，及时移交档案部门或档案工作人员，实行集中管理。1．5科技档案归档范围1．5．1基本建设档案：自行设计施工工程项目的设计文件；承建施工的大中型建设项目、对施工技术有指导意义的施工设计文件；承揽工程任务中形成的招标文件、投标书、中标通知书，与建设单位签订的施工承包合同、协议，工程承包价分割及调整材料；施工过程中形成的施工组织设计、施工方案、作业指导书及工程监理文件；重大工程技术、质量、安全事故报告，补救措施及评价材料；开工报告及批复、重大设计变更、工程质量评定、竣工验收报告、纪要及验收证书、施工技术总结、建交表、工程数量汇总表、重大设计变更及修改记录，竣工决算或末次验工计价表及审定书；施工中形成的关于工程建设的重要来往文件，线路平、纵断面竣工图，平纵断面缩图，重点工程的平面图、立面图，特殊设计和特殊结构竣工图，采用“四新”技术施工工程及科技攻关项目的有关科技资料，以及其他有保存价值的竣工文件和图纸；优质工程申报材料及证书，工程投入使用(运营或投产)后的保修和回访资料等（详见归档范围及保管期限表）。1．5.2科技研究档案：在科研、试验、技术交流、成果推广应用、参观考察、经济技术合作、技术革新、发明创造、软件开发、教学研究、医药卫生研究等工作中形成的科研成果、报告、计划、任务书、技术专利、记录、总结以及审批、鉴