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DB44广东省地方标准DB44/T876—2011物业服务会务服务规范Propertyservice:specificationforconferenceservice2011–06–08发布2011–08–15实施广东省质量技术监督局发布DB44/T876—2011目次前言.................................................................................I引言................................................................................II1范围...............................................................................12规范性引用文件.....................................................................13术语和定义.........................................................................14基本原则...........................................................................25资源管理...........................................................................26制度建设...........................................................................37会务服务提供.......................................................................38服务质量的评价与改进...............................................................5附录A（资料性附录）会务服务人员仪表、仪态要求...................................6附录B（资料性附录）会务服务需求确认.............................................9附录C（资料性附录）会场布置相关要求............................................12附录D（资料性附录）大型会议主席台座次的安排....................................15附录E（资料性附录）座谈会座位安排..............................................16附录F（资料性附录）设备调试....................................................18附录G（资料性附录）茶具准备、续茶规范..........................................20附录H（资料性附录）突发事件处理程序............................................23附录I（资料性附录）会务用品管理规范要求........................................25DB44/T876—2011I前言本标准依据GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分标准的结构和编写》起草。本标准由中航物业管理有限公司提出。本标准由广东省质量技术监督局归口。本标准起草单位：中航物业管理有限公司、深圳市标准技术研究院。本标准的主要起草人：朱俊春、高文田、黄曼雪、许益荣、王纪元、胡杏莉、朱坚、王磊、李远征、张旦戈、张斌、刘永鑫、张若晗。DB44/T876—2011II引言近年来，伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，由物业管理延伸带来的相关服务如会议服务外包等也逐渐发展壮大。政府、金融机构、综合性院校和企业等单位都希望通过采购的方式获得社会资源的支持，获得高水准、专业化的会务服务。在这一形势下，物业管理企业通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，可提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境，为主办方赢得良好的口碑，为物业服务组织树立良好的品牌形象。本标准以提高物业服务组织的会务服务质量、规范会务服务行为、维护相关各方的合法权益为出发点，提出了物业服务组织利用相关软硬件资源向主办方提供会务服务时的通用性规范。DB44/T876—20111物业服务会务服务规范1范围本标准规定了物业管理中会务服务的基本原则、资源管理、制度建设、服务提供、服务质量的评价与改进等要求。本标准适用于物业服务组织向业主和物业使用人提供的会务服务。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T20647.9—2006社区服务指南第9部分：物业服务3术语和定义GB/T20647.9中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1业主Proprietor物业的所有权人。3.2物业使用人PropertyUsers不具有物业的所有权，但是对物业享有使用权，并且按照合同、法律规定能够行使业主的部分权利的人。3.3会务服务ConferenceService物业服务组织在物业服务范围内利用物业本身资源为业主和物业使用人提供保证会议顺利有序开展的配套服务。3.4会务服务人员ConferenceServiceStaff物业服务组织在提供会务服务的整个过程中所投入的人员，包括专职于会务服务的人员以及其他辅助服务人员。3.5DB44/T876—20112会务服务需求ConferenceServiceDemands会议主办方要求物业服务组织根据会议属性提供相应的会务服务的需求。4基本原则4.1专业化物业服务组织的会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。4.2人性化物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。4.3信息化物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。5资源管理5.1概述物业服务组织应采取合理的方式对可用于会务服务的软硬件资源进行有效管理，对涉及软硬件资源管理的内容应形成文件。5.2基础设施管理物业服务组织应对会务服务所用硬件资源的保管、使用、维护等管理内容形成文件，实行制度化管理。5.3人力资源管理5.3.1选聘物业服务组织应根据各管理和服务岗位的需要配置相应的专职人员，物业服务组织在选聘会务服务人员时，宜考虑下述事项：——受教育程度；——实际工作经验、技能；——身高、形象；——沟通表达、应变能力；——其他行为素质等。5.3.2培训5.3.2.1概述物业服务组织应对会务服务人员进行系统性的培训，以帮助其获得提供优质会务服务所应具有的职业道德、职业技能和职业形象。5.3.2.2培训内容DB44/T876—20113培训内容应包括但不限于以下方面:——组织的服务理念、组织文化；——会务管理和会务服务的理论知识；——保密制度；——会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态要求可参见附录A；——会务服务人员操作技能；——会务服务人员心理素质；——应对常见会务突发事件；——其他行为素质等。5.3.2.3培训方式培训方式应采用但不限于以下方面：——利用组织制定的服务手册，聘请教师授课；——聘请专业培训机构；——组织内部指导；——定期进行演练、考试等。6制度建设6.1岗位职责物业服务组织应设立合适的会务服务工作岗位、明确岗位职责，形成相应文件，并将其纳入物业服务组织质量管理体系中予以控制。6.2工作规程物业服务组织应制定会务服务工作规程，且形成相应文件，并将其纳入物业服务组织质量管理体系中予以控制。制定工作规程时，宜考虑但不限于以下要素：——识别服务对象的不同需求；——确定可用的软硬件资源；——确立可量化的服务项目；——确定会务服务人员需要具备的能力；——确立会务服务人员行为、仪表、仪态规范等。7会务服务提供7.1需求确认物业服务组织应建立适当的会务服务受理方式，并保证受理过程的流畅快捷。物业服务组织在进行会务需求了解时，应针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。物业服务组织应根据不断积累的会务服务需求更新标准问卷，并不定期举行培训，以确保会务服务人员同会议主办方沟通顺利并能准确收集会务服务需求信息。物业服务组织应对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。会务需求确认可参见附录B。DB44/T876—201147.2策划物业服务组织应根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：——职责分工；——时间安排；——场地安排；——会务用品及硬件设施配备；——突发事件应对措施；——会议秩序及安全等。7.3会前准备物业服务组织应将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：——布置导引；——布置签到；——布置横幅与大背景；——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；——布置台布；——制作并摆放座席牌；——摆放不同类型麦克风；——摆放花卉；——制作与佩戴胸花；——提供纸笔；——提供毛巾、纸巾；——调试灯光；——调试音响；——调试投影；——调试空调；——准备茶具（水）；——准备果盘；——设置吸烟区；——检查安全、消防设施及疏散通道；——了解会议程序及个性化服务需求；——备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。根据会议主办方要求，确定会议主席台或会议台座次安排、会议横幅主题，物业服务组织应负责会场布置。会场布置完成后应由会议主办方对会前准备工作进行检查确认。会场布置相关要求可参见附录C。大型会议主席台座次的安排可参见附录D。座谈会和小型会议的会议台座次的安排可参见附录E。设备调试可参见附录F。7.4会中服务DB44/T876—20115物业服务组织应将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：——导引；——续茶、茶具的准备，续茶要求可参见附录G；——会场巡视；——会场、洗手间、通道保洁；——会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节；——突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H；——咨询受理。7.5会后整理物业服务组织应将会后整理内容进行细分，并制定相应的标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：——回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I；——清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；——检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主，协助追补损失，做好记录；——对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；——关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。8服务质量的评价与改进8.1服务意见的征询可考虑通过如下途径征询意见，并予以详细记录：——访谈会议主办方；——收集服务过程中参会人员语言或非语言表达的相关信息。8.2服务质量的改进物业服务组织应对收集的服务反馈信息进行分析处理，找出产生不合格服务项的根本原因并有针对性的采取纠正预防措施；同时，对新需求进行分析，识别改