利用Word邮件合并功能制作带有照片的准考证

1利用Word邮件合并功能制作带有照片的准考证（以Office2010为例）一、准备工作1、按照需要完成包含考生各种信息的考生库，如下表所示。其中照片名称由报名顺序号连接字符串”.jpg”生成，如第一个考生照片名称单元格公式为=D2&”.jpg”。其他考生利用填充柄自动填充。2、将所有考生免冠照片以学生的报名顺序号命名和考生库放在同一个文件夹中。二、开始制作1、新建一个Word文档，保存到考生库和考生照片所在文件夹中。文件名命名为“邮件合2并.docx”。2、在“邮件合并.docx”中，采用A4页面，设置左右页面距为2厘米，在页面中新建一个占满页面的2X2的表格（行高十二厘米，列宽50%）。33、在第一个单元格中，再插入如下图所示的文字及表格，根据需要制作准考证上固定样式。44、单击Word软件“邮件”主选项卡，再单击“选择收件人”，再选择“使用现有列表”菜单。55、在弹出的“选择数据源”对话框中，选择准备好的考生库Excel文件，并单击“打开”。66、这时又弹出“选择表格”对话框，选择包含考生信息的工作表名称，单击“确定”。注意勾选“数据首行包含列标题”。7、返回“邮件合并.docx”文件，将光标定位到需要插入学校名称的单元格，然后在“邮件”主选项卡中找到“插入合并域”按钮，单击右下角小三角，从弹出的菜单中选择“学校”。78、这时会看见待填学校单元格中会出现代表学校名称的域变量。用同样的操作，填充姓名、性别、考场、座位号、准考证号等数据。执行完的效果如下：89、单击“邮件”主选项卡的“预览结果”按钮可以预览填充真实数据后的效果，使用右边的导航按钮可以切换不同考生的数据。根据需要调整表格中的文字字体。910、插入照片（如果不打算插入照片，可直接跳到第14步）。将光标定位到准考证表格中的照片单元格，然后在“插入”主选项卡中找到“文档部件”按钮，单击它，在弹出的菜单中选择“域”。注意，在“插入”主选项卡中找“文档部件”，不要在“邮件中”找。11、在弹出的“域”对话框中作如下操作：域名列表中找到“IncludePicture”并选中，中间文件名或URL输上“照片”两个字，然后“确定”返回。1012、准考证中照片单元格会出现照片的占位符，调整它的大小至合适。13、关键的一步。这一步要用考生照片字段域替换刚才在“域”对话框中输入的“照片”两个字。方法：先按键盘alt+F9键，准考证会变成如下模样：11将照片单元格中双引号内的“照片”两个字删除，然后单击“邮件”主选项卡，再单击“插入合并域”按钮的小三角，选择代表考生库中的照片字段，本例中是“照片名称”12完成后的效果如下:再次按ALT+F9返回到预览界面，看照片是否显示，如果没有显示，按键盘上F9键进行刷新。13调整照片大小比例至合适1414、这一步完成一页包含四个准考证。首先单击“预览结果”按钮关闭预览，然后将光标定位到代表第二个准考证的大表第二个单元格，再在“邮件”主选项卡中找到“规则”按钮，单击它，在弹出的菜单中选择“下一记录”。同样的方法，在三四单元格中插入“下一记录”。最后效果如下图：1515、进行到这一步需要把文件转存一下，将“邮件合并.docx”另存为“邮件合并.doc”，即另存为Word2003格式。可能是Word2010在docx格式文件中使用IncludePicture时存在Bug，下一步使用复制处理多人照片的时候会出现问题，但如果另存为doc就没事儿。如果你用的是Word2016也没问题，不用另存。16、继续在“邮件合并.doc”文件上操作。复制第一个单元格中的准考证，粘贴到第二三四单元格。注意调整位置到合适。制作过程大功告成，单击“预览结果”按钮，你会发现文字数据能正确显示，但照片都是同一人，别急，一会儿就解决。16三、完成并生成准考证1、单击“邮件”主选项卡中的“完成并合并”按钮，在弹出的菜单中选择“编辑单个文件”，2、在弹出的“合并到新文档”对话框中选择需要导出准考证的考生范围，一般选“全部”17然后“确定”。2、这时Word会生成一个叫“信函1”的文件，包含所有考生准考证，照片还是同一个人？按下Ctrl+A,再按下F9刷新，大功告成了！3、把它以“准考证.doc”为文件名保存到和照片、考生库所处同样的文件夹中（避免麻烦，还存成.doc）。18本文所述方法适用于各类证件、证书的批量打印。