企业内部控制应用指引第17号——内部信息传递(解读)

企业内部控制应用指引第17号——内部信息传递【案例导入】少校的命令减少决策信息失真度,使决策建立在真实和可靠的信息基础之上,就可以最大限度地减少决策失误。先讲一个有名的故事。据说历史上某部队一次命令传递的过程是这样的:少校对值班军官:今晚8点左右,哈雷彗星将可能在这个地区看见,这种彗星每隔76年才能看见一次。命令所有士兵穿野战服在操场上集合,我将向他们解释这一罕见的现象。如果下雨,就在礼堂集合,我会为他们放一部关于彗星的影片。值班军官对上尉:根据少校的命令,今晚8点,76年出现一次的哈雷彗星将在操场上空出现。如果下雨,就让士兵穿着野战服列队前往礼堂,这一罕见现象将在那里出现。上尉对中尉:根据少校的命令,今晚8点,非凡的哈雷彗星将身穿野战服在礼堂出现。如果操场上有雨,少校将下达另一个命令,这种命令每隔76年才出现一次。中尉对上士:今晚8点,少校将带着哈雷彗星在礼堂出现,这是每隔76年才有的事。如果下雨,少校将命令彗星穿上野战服到操场上去。上士对士兵:在今晚8点下雨的时候,著名的76岁的哈雷将军将在少校的陪同下,身着野战服,开着他那“彗星”牌汽车,经过操场前往礼堂。经过5次传递,少校的命令已经变得面目全非,信息失真率达到90%以上。企业决策在信息传递的过程中也会出现这种命令失真,如何避免这种失真?具体说来,可以采取以下多种措施:(1)减少决策传递的层次,关键性决策要直接面对企业所有员工,员工对重大决策要原汁原味和全面地了解。(2)充分利用信息网络化的成果,建立企业的网络平台,使企业的所有决策和企业的经营信息在企业网络平台上展现出来,每一个员工都可以通过这个网络数据库了解企业。(3)在企业内部要理顺信息传递的机制与渠道。(4)建立决策执行失真责任追究制度。决策在执行的过程中会出现两种失真情况:一是对决策没有真正理解就盲目执行,使决策出现偏差;二是有意使决策出现失真,从而有利于自己的利益。这两种情况都应当建立相应的责任追究制度,从而减少失真率。(5)建立决策听证与评估制度,对企业决策的执行定期进行评估。通过评估,发现决策执行中失真问题是否存在。若存在,弄清为何存在,知道怎样解决。一、本指引的现实和长远意义有效管控内部信息传递促进企业经营管理决策优化——财政部会计司解读《企业内部控制应用指引第17号——内部信息传递》信息资源是一个企业赖以生存的重要因素之一，企业在制定决策和日常运作中需要各种形式的信息。内部信息传递是企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程。企业的内部控制活动离不开信息的沟通和传递。信息在企业内部进行有目的地传递，对贯彻落实企业发展战略、执行企业全面预算、识别企业生产经营活动中的内外部风险具有重要作用。《企业内部控制基本规范》十分重视信息与沟通这一控制要素。为了促进企业生产经营管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用，财政部等五部委专门制定了《企业内部控制应用指引第17号——内部信息传递》（下称“《内部信息传递》”），突出强调了内部报告的形成、使用和评估，提出了内部信息传递应当关注的主要风险以及相应的管控措施。本文就此进行解读。二、本指引的框架结构该指引分为3章，共12条，主要说明企业应当加强内部报告管理；制定严密的内部报告流程；企业应当有效利用内部报告进行风险评估，实现对风险的有效控制；具体框架结构如下表：章节条款内容第一章总则第一条至第四条说明本指引制定目的、依据、概念及关注的风险第二章内部报告的形成第五条至第八条企业应当制定严密的内部报告流程和内部报告审核制度，应当关注市场环境，广泛收集合理化建议第三章内部报告的使用第九条至第十二条企业应当制定严格的内部报告保密制度和内部报告的评估制度三、本指引主要内容解读第一章总则第二章内部报告的形成第五条企业应当根据发展战略、风险控制和业绩考核要求，科学规范不同级次内部报告的指标体系，采用经营快报等多种形式，全面反映与企业生产经营管理相关的各种内外部信息。内部报告指标体系的设计应当与全面预算管理相结合，并随着环境和业务的变化不断进行修订和完善。设计内部报告指标体系时，应当关注企业成本费用预算的执行情况。内部报告应当简洁明了、通俗易懂、传递及时，便于企业各管理层级和全体员工掌握相关信息，正确履行职责。第六条企业应当制定严密的内部报告流程，充分利用信息技术，强化内部报告信息集成和共享，将内部报告纳入企业统一信息平台，构建科学的内部报告网络体系。企业内部各管理层级均应当指定专人负责内部报告工作，重要信息应及时上报，并可以直接报告高级管理人员。企业应当建立内部报告审核制度，确保内部报告信息质量。第七条企业应当关注市场环境、政策变化等外部信息对企业生产经营管理的影响，广泛收集、分析、整理外部信息，并通过内部报告传递到企业内部相关管理层级，以便采取应对策略。第八条企业应当拓宽内部报告渠道，通过落实奖励措施等多种有效方式，广泛收集合第一条为了促进企业生产经营管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用，根据《企业内部控制基本规范》，制定本指引。第二条本指引所称内部信息传递，是指企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程。第三条企业内部信息传递至少应当关注下列风险：（一）内部报告系统缺失、功能不健全、内容不完整，可能影响生产经营有序运行。（二）内部信息传递不通畅、不及时，可能导致决策失误、相关政策措施难以落实。（三）内部信息传递中泄露商业秘密，可能削弱企业核心竞争力。第四条企业应当加强内部报告管理，全面梳理内部信息传递过程中的薄弱环节，建立科学的内部信息传递机制，明确内部信息传递的内容、保密要求及密级分类、传递方式、传递范围以及各管理层级的职责权限等，促进内部报告的有效利用，充分发挥内部报告的作用。法规条文理化建议。企业应当重视和加强反舞弊机制建设,通过设立员工信箱、投诉热线等方式，鼓励员工及企业利益相关方举报和投诉企业内部的违法违规、舞弊和其他有损企业形象的行为。第三章内部报告的使用第九条企业各级管理人员应当充分利用内部报告管理和指导企业的生产经营活动，及时反映全面预算执行情况，协调企业内部相关部门和各单位的运营进度，严格绩效考核和责任追究，确保企业实现发展目标。第十条企业应当有效利用内部报告进行风险评估，准确识别和系统分析企业生产经营活动中的内外部风险，确定风险应对策略，实现对风险的有效控制。企业对于内部报告反映出的问题应当及时解决；涉及突出问题和重大风险的，应当启动应急预案。第十一条企业应当制定严格的内部报告保密制度，明确保密内容、保密措施、密级程度和传递范围，防止泄露商业秘密。第十二条企业应当建立内部报告的评估制度，定期对内部报告的形成和使用进行全面评估，重点关注内部报告的及时性、安全性和有效性。【解读】（一）内部信息传递的总体要求为服务于企业生产经营管理决策，做好各项内部报告工作，企业管理人员需要从各种渠道获取相应的信息。企业内部信息有来自业务第一线人员根据市场或业务工作整理的信息，也有来自管理人员根据相关内部信息对所负责部门形成的指示或情况通报。尽管有关信息的来源、内容、提供者、传递方式和渠道等各不相同，但收集和传递相关信息一般应遵循以下原则。1.真实准确性。虚假或不准确的信息将严重误导信息使用者，甚至导致决策失误，造成巨大的经济损失。内部报告的信息应当与所要表达的现象和状况保持一致，若不能真实反映所计量的经济事项，就不具有可靠性。2.及时有效性。如果信息未能及时提供，或者及时提供的信息不具有相关性，或者提供的相关信息未被有效利用，都可能导致企业决策延误，经营风险增加，甚至可能使企业较高层次的管理陷入困境，不利于对实际情况进行及时有效的控制和矫正，同时也将大大降低内部报告的决策相关性。只有那些切合具体任务和实际工作，并且能够符合信息使用单位需求的信息才是具有使用价值的。3.遵守保密原则。企业内部的运营情况、技术水平、财务状况以及有关重大事项等通常涉及到商业秘密，内幕信息知情者（包括董事会成员、监事、高级管理人员及其他涉及信息披露有关部门的涉密人员）都负有保密义务。这些内部信息一旦泄露，极有可能导致企业的商业秘密被竞争对手获知，使企业处于被动境地，甚至造成重大损失。（二）内部信息传递流程企业应当加强内部报告管理，全面梳理内部信息传递过程中的薄弱环节，建立科学的内部信息传递机制，明确内部信息传递具体要求，关注内部报告的有效性、及时性和安全性，促进内部报告的有效利用，充分发挥内部报告的作用。下图列示的内部信息传递流程具有普适性。企业在实际操作中，应当充分结合自身业务特点和管理要求，构建和优化内部信息传递流程。内部信息传递流程图（三）内部信息传递流程的主要风险点及管控措施1.建立内部报告指标体系内部报告指标体系是否科学直接关系到内部报告反映的信息是否完整和有用，这就要求企业应当根据自身的发展战略、风险控制和业绩考核特点，系统、科学地规范不同级次内部报告的指标体系，合理设置关键信息指标和辅助信息指标，并与全面预算管理等相结合，同时应随着环境和业务的变化不断进行修订和完善。在设计内部报告指标体系时，企业应当根据内部各“信息用户”的需求选择信息指标，以满足其经营决策、业绩考核、企业价值与风险评估的需要。该环节的主要风险是：指标体系的设计未能结合企业的发展战略，指标体系级次混乱，与全面预算管理要求相脱节，并且一旦设定后未能根据环境和业务变化有所调整。主要管控措施：第一，企业应认真研究企业的发展战略、风险控制要求和业绩考核标准，根据各管理层级对信息的需求和详略程度，建立一套级次分明的内部报告指标体系。企业明确的战略目标和具体的战略规划为内部报告控制目标的确定提供了依据。第二，企业内部报告指标确定后，应进行细化，层层分解，使企业中各责任中心及其各相关职能部门都有自己明确的目标，以利于控制风险并进行业绩考核。由此可见，企业的战略目标、战略规划、内部报告的控制目标、各责任中心以及各职能部门的控制目标，是一个通过内部信息传递相互联系、不断细化的体系。第三，内部报告需要依据全面预算的标准进行信息反馈，将预算控制的过程和结果向企业内部管理层报告，以有效控制预算执行情况、明确相关责任、科学考核业绩，并根据新的环境和业务，调整决策部署，更好地规划和控制企业的资产和收益，实现资源的最有效配置和管理的协同效应。2.收集内外部信息为了随时掌握有关市场状况、竞争情况、政策变化及环境的变化，保证企业发展战略和经营目标的实现，企业应当完善内外部重要相关信息的收集机制和传递机制，使重要信息能建立内部报告指标收集整理内外部信息定期全面评估形成内部报告通过未通过内部报告形成阶段内部报告使用阶段内部报告在规定的范围内流转有效利用内部报告保存内部报告审核内部报告够及时获得并向上级呈报。企业可以通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体以及有关监管部门等渠道，获取外部信息；通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物、办公网络等渠道，获取内部信息。企业应当广泛收集、分析、整理内外部信息，并通过内部报告传递到企业内部相关管理层级，以便及时采取应对策略。该环节的主要风险是：收集的内外部信息过于散乱，不能突出重点；内容准确性差，据此信息进行的决策容易误导经营活动；获取内外部信息的成本过高，违反了成本效益原则。主要管控措施：第一，根据特定服务对象的需求，选择信息收集过程中重点关注的信息类型和内容。为特定对象、特定目标服务的信息，具有更高的适用性，对于使用者具有更现实、重要的意义。因此需要根据信息需求者要求按照一定的标准对信息进行分类汇总。第二，对信息进行审核和鉴别，对已经筛选的资料作进一步的检查，确定其真实性和合理性。企业应当检查信息在事实与时间上有无差错，是否合乎逻辑，其来源单位、资料份数、指标等是否完整。第三，企业应当在收集信息的过程中考虑获取信息的便利性及其获取成本高低，如果需要较大代价获取信息，则应当权衡其成本与信息的使用价值，确保所获取信息符合成本效益原则。3.编制及审核内部报告企业各职能部门应将收集的有关资料进行