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项目沟通管理项目沟通的重要性小组成员：张炯林昶佐雷耀花引言•对于任何项目来说沟通都好重要，尤其是IT项目，最大上的威胁就是沟通的失败，如果沟通失败就会产生类似不确定的范围或不切实际的时间计划等出现在其他知识领域的问题。项目经理和他的团队，应该优先考虑如何进行良好的沟通，特别是与关键的项目利益相关者。以下将从沟通不善产生的原因、沟通的作用和带来的不良后果分析沟通的重要性1.沟通不善产生的原因•业务专家和初级管理者对计算机技术方面的不精通•电脑专家不善于沟通1.1业务专家和初级管理者对计算机技术方面的不精通•IT领域在持续的改变着，这些改变给人们带来了许多新的术语，业务专家和初级管理者对计算机技术方面的不精通，当他们被迫要和计算机专家沟通时，事情常常被术语弄的更为复杂而让人困惑。尽管现如今大部分人都在使用电脑，可是使用者和开发者的差距随着技术的进步而变得越来越大。1.2电脑专家不善于沟通•虽然并不是每位专家都不善于沟通，大部分的IT研究人员普遍更重视提高自己的技术能力，而非社交和沟通能力。大多数IT相关的课程都有许多技术上的要求，而很少在沟通（包括听、说、写）、心理、社交、人性等方面有所要求，总是认为这些软技能是很容易自己学会的，但实际上这些都是需要去学习和开发的重要技能。2.沟通的作用•对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目的信息沟通。好的信息沟通对项目的发掌和人际关系的改善都有促进作用。具体来说，沟通的作用如下:2.沟通的作用•1.为组织和控制管理过程提供依据和手段。只有通过信息沟通，掌握项目团队内部的各方面情况，才能为科学管理提供依据，提高项目团队的组织效能。•2.为项目经理的成功领导提供重要手段。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题时，管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报，然后进行决策，或建议有关人员做出决策，以便迅速解决问题2.沟通的作用•3.为项目决策和计划提供依据。项目团队要想做出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。•4.为项目经理的成功领导提供重要手段。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题时，管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报，然后进行决策，或建议有关人员做出决策，以便迅速解决问题2.沟通的作用•5.有效的沟通可以减少管理成本。项目管理中的沟通是有成本的，项目的管理有效性取决项目管理的沟通成本，而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性，也就是取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力3.沟通不善产生不良后果•1.沟通不善可能会使项目管理者失去人心。因为如果他们说的话如果是负面或错误的，其影响会被放大无数倍，影响整个团队的工作，不仅让人怀疑你的能力，还会损害你的事业和你的部门利益，上级可能会想我们需要的是能与我们沟通，让我们知道真正是怎么回事的人。3.沟通不善产生不良后果•2.客户并不真正了解项目的进展情况。如果没有正确的信息，人们是无法做出最佳的决策的。如果他们不了解项目的进展情况，就要花费额外的时间去搜集更进一步的信息。事实上，如果你及时向客户提供项目进展信息，而他们却不停的向你追问更新的信息，这可能表明你们之间的交流还是存在着问题。3.沟通不善产生不良后果•3.交流不善的情况都让项目经理和团队人员做很多额外的工作。项目经理明明知道自己对小组成员的期望值，但却没有及时告诉他们，直到发现他们的工作出现了问题，才回去责问他们。有的时候，由于项目经理没有说明工作要求，小组成员花费时间做了很多不必要的工作。无论是对于项目经理来说还是对于小组成员来说，这种，也难免让他们的心情感到沮丧。4.沟通案例•李刚是负责开发某个软件项目的项目经理。而他的团队总是会因为沟通的不足而只有少数的人干实事，其他的人不监督不安排就不知道自己该干嘛，而少数做出来的软件模块有对接不上。老张非常希望能够通过自己的努力改善这一状况，因此要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，老张却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会的目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果等等，而且由于例会上意见相左，很多组员开始互相争吵，甚至影响到了人际关系得融洽5.分析问题产生的可能原因•1.缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格分析。•2.缺乏完整的会议规程、目的、议程，职责不清。•3.会议缺乏控制，导致会议效率低下，缺乏效果。•4.会议没有产生记录。•5.会议没有产生相应的行动。•6.沟通方式单一。•7.没有进行冲突管理。6.怎样提高项目例会的效率•1.总体安排：事先制定一个例会制度。在项目沟通计划中，确定例会的时间，参会人员范围及一般议程。•2.懂得放弃：放弃可开可不开的会议。•3.明确目的和期望：明确会议的目的和期望结果。明确会议的目的，是集体讨论一些想法，还是互通消息，或者解决一个面临的问题。要明确会议的期望，是达到信息同步还是要生成一个明确的解决方案。•4.发布通知：会前发布会议通知，通知中明确会议的目的、时间、地点、参会人员、会议议程和议题。一种被广泛采用的方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策。项目中不是每个会议都需要全体人员参加的，根据会议议题确定参会人员范围。事先得到议题和议程，可以让参会人员提前准备6.怎样提高项目例会的效率•5.提前发送资料：会议之前将会议资料发到参会人员手中。对于需要背景资料支持的会议，提前发送资料给参会人员，可以提前阅读，会上直接讨论，节约会议时间。•6.借助设备：一些需要异地成员参加或需要演示的场合，可以借助视频设备等外部设备使会议达到更好的效果。•7.设定主持人：明确会议规则，指定主持人，明确主持人职责，会议主持人对会议进行有效控制，并营建一个良好的会议气氛。事先明确会议规则、控制会议节奏、会后总结、提炼结论整理会议纪要、做好会议后勤保障。7.除例会外其他的沟通办法•1.首先应对项目组成员的沟通需求和沟通风格进行分析。•2.采用不同的沟通方式。做到因人而异，因时而异，针对不同的人不同的事采用最合适最有效的沟通方式。•3.采用多种方式进行沟通。除项目例会外，还可以采用电话、邮件、项目管理软件等多种沟通方式。7.除例会外其他的沟通办法•4.对于正式沟通的结果要有记录，要进行落实。•5.可以引入一些标准的沟通模板，如项目章程、绩效报告和口头状态报告等。•6.在项目组内培养团结的氛围并注意冲突管理。