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工工业业协协同同OOAA项项目目实实施施方方案案书书［Jun-20］北京用友致远软件技术有限公司协同OA项目实施方案书1.目录.目录1.第一部分工作目标和范围31.1建设目标31.2项目目标31.3项目实施的功能模块3.第二部分实施流程介绍42.1项目咨询阶段42.2项目准备阶段42.3项目建设阶段52.4项目交付阶段52.5运行支持阶段5.第三部分项目实施计划6.3.1项目实施流程63.2项目实施主计划63.2.1实施进度表6第四部分项目组织结构104.1概述104.2项目组织104.2.1项目组织结构104.2.2东锅工业OA项目组织成员114.2.3项目实施方成员介绍11表4.2项目实施方成员介绍114.2.4组织间的协调114.3项目成员角色和职责124.3.1东锅工业项目组124.3.2自贡恒弘科技有限公司项目组14.第五部分项目计划和主要工作内容165.1准备阶段---主要工作和预期成果165.1.1项目成员主要工作165.1.2预期成果165.2项目建设阶段---主要工作和预期成果16协同OA项目实施方案书25.2.1项目成员主要工作165.2.2预期成果165.3项目交付阶段---主要工作和预期成果175.3.1项目成员主要工作175.3.2预期成果175.4运行支持阶段---主要工作和预期成果175.4.1项目成员主要工作175.4.2预期成果17.第六部分项目管理规范和过程186.1沟通方式186.2项目会议安排186.3项目状态定期报告18.第七部分项目实施关键成功因素19.第八部分项目验收内容和产品功能验收标准208.1项目验收里程碑208.2产品功能验收标准208.2.1系统管理208.2.2协同工作208.2.3公文管理218.2.4文档管理218.2.5公共信息228.2.6日程/计划/会议228.2.7常用工具及个人设置22实施方案北京用友致远软件技术有限公司3.第一部分工作目标和范围1.1建设目标通过在东锅工业实施北京用友致远A6协同工作系统，提供协同工作、表单管理、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。使单位日常协作、公文传送等信息在各部门、分厂、办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，从而全面提高东锅工业的办公效率和管理应用水平。1.2项目目标1．实现单位管理逐步转变到无纸化办公。通过北京用友致远A6协同工作系统建立单位内部的OA办公自动化信息通讯平台，便于单位内部协同工作与沟通交流。2．规范单位管理行为。通过北京用友致远A6协同工作系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。3．提高效率、节约开支。通过北京用友致远A6协同工作系统的实施应用，促进使用者的办公效率提高，人员沟通实时快捷，任务传递高效清晰，及时了解任务、工作的进度。节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。1.3项目实施的功能模块本项目实施的主要功能模块如下所示：A6协同企业版版本号A6协同企业版版本号协同管理2.50sp1系统管理2.50sp1公文管理2.50sp1日程/计划/会议2.50sp1公共信息管理2.50sp1常用工具2.50sp1电子文档管理2.50sp1个人设置2.50sp1表单应用2.50sp1综合办公2.50sp1实施方案北京用友致远软件技术有限公司4.第二部分实施流程介绍自贡恒弘科技有限公司的实施流程是北京用友致远软件技术有限公司实施顾问在多个行业多个单位多年来实施OA项目经验总结。如图2.1所示：2.1项目咨询阶段项目咨询阶段的目的是：对现有业务和IT现状进行调查和初步诊断，明确咨询与实施的目标与范围，根据现状制定具体的行动方案。2.2项目准备阶段项目准备阶段的目的是：确定合适的项目经理；建立双方的项目组织，建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制，并在项目组织内部，对于项目的远景达成共识；对客户业务运作流程进行调研，确定包含实施主计划的工作任务书；召开项目启动会，使客户的高层以至全体员工，对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识，同心协力，推进项目实施。图2.1自贡恒弘科技公司OA实施流程实实施施咨咨询询项项目目准准备备项项目目建建设设项项目目交交付付运运行行支支持持1.调查分析2.制定项目实施建议书3.项目组建设4.业务调研5.制定工作任务书6.培训准备7.项目启动会8.系统安装测试9.项目组培训10.业务分析与设计11.系统配置与测试12.制作客户化操作手册13.最终用户培训14.系统权限设计分配15.辅助建立客户内部支持体系16.现场支持17.远程支持项目管理实施方案北京用友致远软件技术有限公司52.3项目建设阶段项目建设阶段的目的是：对客户实施范围内的业务进行深入全面的分析，澄清客户的需求，并结合产品拟定应用方案。建立一套系统运行的良好制度。2.4项目交付阶段项目交付阶段的目的是：建立一个良好的软件使用规范、完成大量用户的操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行的转换。2.5运行支持阶段运行支持阶段的目的是：系统上线后的运行支持，对出现的问题进行分类并快速解决，项目总结和验收、项目交接和顾问撤离后的维护。实施方案北京用友致远软件技术有限公司6.第三部分项目实施计划.3.1项目实施流程项目实施流程图用图形化的方式表述了整个项目的进展。如下图所示：其具体的步骤请见实施主计划。3.2项目实施主计划项目实施主计划详细的描述了项目的进程，并明确了资源配置和项目各阶段应该完成的内容。项目共有五个里程碑：项目组成立，系统安装，系统上线，用户培训，项目验收。3.2.1实施进度表实施计划进度简表项目项目准备需求调研项目启动会产品安装及项目组培训用户培训试运行及考试辅助运行项目验收项目准备7天需求调研5天项目启动会1天产品安装及项目组培训2天用户培训及考试3天实施方案北京用友致远软件技术有限公司7试运行7天项目验收1天备注:以上时间可根据具体实际情况再作调整！东锅工业协同OA系统实施计划讨论表进程安排阶段任务交付成果/文档2006.2.16上午实施立项、需求调研确定用户OA项目相关协调人员《东锅工业基础数据调研表》《东锅工业实施计划表》《东锅工业系统安装确认书》用户OA系统基本资料调研通讯、网络、服务器等辅助设备到位情况成立项目小组，领导沟通系统初始化、数据录入项目小组会议2006.2.16下午项目小组成员培训制定培训计划《培训计划》、《培训大纲》、《培训PPT》、《培训试题》、《系统简易操作手册》、《用户培训确认书》培训教材、环境准备系统操作培训系统管理员培训2006.2.16下午系统流程研讨东锅工业应用流程调研2006.2.17上午东锅工业项目启动会领导动员《启动会PPT》《系统操作PPT》项目动员系统操作介绍2006.2.17下午培训环境检查和调整培训教材、环境准备实施方案北京用友致远软件技术有限公司82006.2.18-2.19员工培训制定培训计划培训教材、环境准备系统操作培训《培训计划》、《培训大纲》、《培训试题》、《系统简易操作手册》《用户培训确认书》2006.2.19中高层干部培训制定培训计划培训教材、环境准备系统操作培训《培训计划》、《培训大纲》、《培训试题》、《系统简易操作手册》《用户培训确认书》2006.2.20-2.24高层领导培训一对一培训2006.2.20-2006.2.27试运行2006.2.28上午二次培训答疑和深化应用培训2006.3.1项目验收项目文档整理《项目验收报告》《系统使用规范》《客户档案登记表》对项目实施进行验收与客户项目进行交接，准备进入后续实施和维护阶段1、以上工作计划，为预计工作日安排，具体时间会根据OA实施进度略微调整；2、培训安排：培训环境：容纳100人左右教室，备有高清晰度投影仪，不出噪音的扬声器；培训教室需要可为用户提供操作的电脑，电脑要求安装IE6.0，取消广告拦截功能；培训和考核时间需要预先确定，避免培训和考核时间拖延。实施方案北京用友致远软件技术有限公司10第四部分项目组织结构4.1概述东锅工业OA软件实施项目将由自贡恒弘科技有限公司和东锅工业共同合作完成。在这一部分，将定义各方参加项目的主要办公自动化及其职责、项目组织结构和人员配备要求等基本情况。4.2项目组织4.2.1项目组织结构整个项目的组织机构如图4.1所示。东锅工业OA项目实施小组配备人员：项目总监1人、项目经理1人，IT人员1人，办公自动化管理业务2-3人，OA办公管理业务2－3人。自贡恒弘科技有限公司实施小组配备的角色：项目总监1人、项目经理1人，技术顾问，实施经理1人，实施工程师2人，支持顾问1人。项目组织机构图恒弘科技公司东锅工业项目总监项目总监项目领导小组恒弘科技公司东锅工业项目经理项目经理项目实施小组支持小组技术顾问实施经理实施工程师业务部门项目成员实施方案北京用友致远软件技术有限公司114.2.2东锅工业OA项目组织成员表4.1东锅工业OA项目组成员姓名部门与职务联系方式项目组角色黄有全总经理助理组长曾华综管部部长副组长范一平组员徐颖明组员陈静组员廖义组员顔杰组员白海瑛组员4.2.3项目实施方成员介绍表4.2项目实施方成员介绍姓名部门与职务联系方式项目组角色淦勇用友致远西部大区客户总监项目经理胡继勇用友致远西部大区实施经理实施工程师曾楠用友致远西部大区客户经理项目支持王丹恒弘科技总经理项目副经理吕建忠恒弘科技实施经理实施工程师彭勇刚恒弘科技实施人员实施工程师4.2.4组织间的协调自贡恒弘科技有限公司项目经理负责制定整体项目计划及明确各方的责任。各方的项目经理负责明确各自内部的人员分工。任何重大的事宜及项目任务的变更需经各方项目经理的协商并达成一致意见方可实施。实施方案北京用友致远软件技术有限公司124.3项目成员角色和职责4.3.1东锅工业项目组领导小组：由东锅工业决策人员和相关业务高级管理人员组成的项目领导小组，领导小组组长由担任，领导小组成员组成。领导小组的职责主要有：对项目工作小组提供承诺、支持、指导；为项目的实施提供人力、财力、场地等的大力支持；负责实施项目形成的管理制度、规程的审批。决定对与项目相关部门及责任人的奖惩。解决项目工作小组无法解决的重大问题（或扩大化问题）；按照项目实施的成果组织实施项目的进行和新的业务流程规划；决定办公自动化管理软件项目整体策略，把握总体方向；审定项目各项方案和项目实施目标。检查考核项目组织实施工作。审批和保证项目投资落实，确保项目实施按计划进行。督促各部门与项目组、项目组与技术支持单位的工作协调。在每个重要阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。组织项目阶段实施鉴定。听取实施小组、自贡恒弘科技有限公司的工作汇报，提出指导性意见，解决重大问题，并决定下一阶段工作重点和行动计划；对项目经理和实施小组给予适当的授权；签收项目实施中交付的各种交付件资料。时间要求：4-8小时的项目参与时间。项目经理：指派一名专职项目经理参加到项目组中与自贡恒弘科技有限公司项目经理共同工作，作为自贡恒弘科技有限公司和东锅工业之间的联系渠道，解决有关业务部门等方面的问题。被指派到项目中参与的OA实施和调研员工必须成为项目组的一部分。项目经理职责主要有：保证能够在整个项目实施期间能够专职地在项目组中工作；与自贡恒弘科技有限公司项目经理及相关人员一起检查工作说明书及附件；根据要求，定期向东锅工业OA项目领导通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预；指派和管理参加项目组的东锅工业员工；组织安排适当的高级管理人员、内部用户、信息技术人员接受访谈，参加研讨会、工作会议；实施方案北京用友致远软件技术有限公司13及时解答自贡恒弘科技有限公司的实施咨询并提供所索取的信息，文档资料；与自贡恒弘科技有限公司项目经理协调处理任何由东锅工业提出的对项目计划、进度或程序的更改；与自贡恒弘科技有限公司项目经理一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能偏差；根据变更程序协助处理变更申请；