文管中心管理制度

文管中心管理制度1.文管中心设立之目的及管理人员职责：为加强公司各种档案的科学管理，统一档案管理工作制度，结合工作实际，制定本办法，请公司各部门共同遵照执行。1.2ISO认证档案、人权认证档案、3C认证档案、E-MARK认证档案、公司各种作业及检验标准是公司从事各项活动的依据和真实记录，是重要的原始及专业档案，公司配备专职档案管理人员。1.3文管中心管理人员的职责是：1.3.1公司文件的制定、修订、颁布发行与废止、归档。1.3.2收集、整理、保管和统计公司的的各种档案和有关资料，确保档案的完整和安全；1.3.3开展档案的利用工作，为开展各种认证工作提供服务；1.3.4指导、督促、检查相关人员和参与对所有文件的归档工作；1.3.5公司各种作业标准、检查标准的更新、复印、借出、收回及保管归档1.3.6完成领导交办的有关档案工作的其他任务，并定期汇报档案工作情况。2.归档要求：2.1归档文件纸张统一为标准A4纸，可正反双面打印；特殊的文件：如公司厂房建筑图纸、地下水管道图纸、电路图纸等纸张大小不在此列。2.2归档资料要建立总目录、分目录及档案归档统一编号；资料存放区要符合7S要求;2.3接收各部门的档案资料时，档案管理人员应检查、核对档案交接清单,并严格按文件归档要求对归档文件进行认真核查。内部流转表单、工作流程单底稿及相关文件应严格按公司相关制度执行，经有关部门及人员签字确认，所有公司表单以文管中心的留底为准。2.4对不按期进行资料归档或不符合归档要求的，应给相关人员及部门出具书面意见，并限期改正。3.借阅、查阅及复印之权限规定3.1查阅权限：公司管理方针政策文件、ISO界定之一至二阶文件，在没有组织更新之动作前，任何人不得进行借出文管中心。公司课长以上或经过公司经（副）理以上特批的人员也只可以在文管中心内部进行查阅。经（副）理含以下人员查阅文件也要做好相关记录;3.2借阅权限：ISO界定之三阶文件以及公司需要更改之ISO一至二阶文件，因工作需要，公司内部人员借阅时必须履行一定的审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。3.3复印权限：凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印所查阅的内容，但密级档案不在此列。公司之作业标准等技术性文件需要复印到生产单位，需求单位要提前E-MAIL通知文管中心,提出具体需求，文管中心才可以复印。需要过塑的资料，一定要特别注明。现场不得私自复印和过塑。3.4非公司总经理（副总经理）批准，所有档案的电子档案不得用任何形式转移出文管中心主机。备份的U盘交由总经理（副总经理）或由其特别指定的专人管理。3.5凡涉及国家机密或公司及客人商业秘密的业务档案，以及项目委托人要求保密的档案，一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，需报公司副总裁以上领导批准。3.6对借阅的档案，要及时催还。还回时如发现文件材料被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向公司领导汇报并及时追查其下落和责任。3.7档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守公司机密及委托人商业秘密和国家机密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大使用范围，不得向他人泄露档案的内容。4.档案的保管期限4.1所有管理文件及ISO档案在没有更新前都是长期保存。4.2各部门的各种认证需要的记录，按照认证要求保管期限保管，文管中心人员定期进行清理，并在期限内提供认证需要的外部需求明细和完成时间。5.档案的鉴定和销毁5.1对于正在更新的档案，应会同相关部门进行鉴定。鉴定工作由总经理室、文管中心管理人员、专项管理人员组成鉴定小组共同进行，确保错误资料和过期资料没有在公司内部流通。5.2鉴定后，需要销毁的档案连同销毁报告一并报公司总经理办公室统一备案后监在监督下销毁。监督人应在销毁清册上签字。5.3销毁档案清册和鉴定报告、审批意见由档案管理人员永久保存；6.档案的统计和移交6.1文管中心管理人员应对档案（含复印件）的收缴、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定定期向公司总经理办公室报送档案管理工作基本情况统计表。6.2档案管理人员调动工作时，应在离职前一个月做好档案移交工作，办理交接手续。6.3过塑后的资料，一定要循环使用，如有遗失，按2元/张从接收人绩效奖金中扣除，因长时间使用而损坏的，拿到文管中心更换。7.档案的保护和防护7.1存放档案的区域，应防火、防盗、防潮、防(雨)水、防鼠、防灰尘及油污，室内要保持干净、整洁。7.2档案存放区域要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易挥发及易爆等危险物品。7.3随卷归档的音像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。7.4档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，并积极查找。8.附则8.1本制度的修改权、解释权属于公司总经理办公室。8.2本制度自颁布之日起施行。